Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện để chi phí đầu vào được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung năm 2013 và các văn bản cập nhật đến Luật Thuế TNDN 2025), chi phí mua nguyên liệu sản xuất (như bột than) từ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh không xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) vẫn được xem là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Giao dịch phải có hợp đồng mua bán rõ ràng, ghi nhận đầy đủ thông tin bên bán số lượng, đơn giá, giá trị giao dịch và chữ ký các bên.
- Có chứng từ thanh toán bằng tiền mặt hợp lệ, chẳng hạn giấy biên nhận tiền hoặc phiếu chi, ghi rõ nội dung, số tiền, ngày tháng và chữ ký người nhận. Lưu ý, nếu giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận, nhưng khuyến nghị sử dụng chuyển khoản để tránh rủi ro kiểm tra sau.
- Bên bán phải là hộ kinh doanh hoặc cá nhân có hoạt động kinh doanh hợp pháp (không phải cá nhân không kinh doanh), và doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ vào sổ sách kế toán.
Nếu không đáp ứng, chi phí có thể bị loại trừ, dẫn đến tăng thuế TNDN phải nộp từ 20% trên phần chi phí không hợp lệ.
Hồ sơ cần thiết để chứng minh đầu vào
Để hợp thức hóa chi phí đầu vào từ các giao dịch này, Anh/Chị cần chuẩn bị hồ sơ, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán nguyên liệu than (ít nhất 01 bản gốc, có công chứng nếu giá trị lớn).
- Giấy biên nhận tiền mặt hoặc phiếu chi
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu 01/CNKD-TNDN, liệt kê chi tiết từng giao dịch với hộ kinh doanh/cá nhân
- Chứng từ vận chuyển hoặc giao nhận hàng hóa (biên bản bàn giao, phiếu xuất kho) để chứng minh thực tế nhận nguyên liệu.
- Sổ sách kế toán ghi nhận giao dịch (nhật ký chung, sổ cái tài khoản nguyên liệu).
Hồ sơ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi năm 2023).
Quy trình lập và kê khai bảng kê 01/CNKD-TNDN
Quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ
Thu thập đầy đủ hợp đồng, giấy biên nhận tiền và chứng từ giao nhận hàng từ các giao dịch mua than tại Hậu Giang. Kiểm tra tính hợp lệ: đảm bảo thông tin bên bán chính xác, giá trị giao dịch khớp với thực tế, và không vượt quá định mức hợp lý cho nguyên liệu sản xuất than ép (dựa trên giá thị trường). Nếu phát hiện sai sót, yêu cầu bên bán bổ sung chữ ký hoặc xác nhận thêm để tránh rủi ro khiếu nại từ cơ quan thuế.
Bước 2: Lập bảng kê 01/CNKD-TNDN
Sử dụng mẫu bảng kê điền chi tiết từng giao dịch: cột bên bán mô tả hàng hóa (bột than nguyên liệu), số lượng, đơn giá, thành tiền (không bao gồm VAT vì không có hóa đơn). Tổng hợp tất cả giao dịch trong kỳ (tháng/quý), ký xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc. Bảng kê phải được lập trước khi quyết toán thuế TNDN, và giá trị chi phí phải phản ánh đúng nguyên giá nguyên liệu
Bước 3: Ghi nhận vào sổ sách và kê khai thuế
Ghi nhận chi phí vào tài khoản nguyên liệu (TK 152) trên sổ kế toán, sau đó kê khai vào Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN) tại Phụ lục chi phí được trừ. Nộp bảng kê kèm hồ sơ quyết toán cho Chi cục Thuế quản lý trước hạn quy định (90 ngày sau năm tài chính). Nếu bị kiểm tra, cung cấp toàn bộ hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp, tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Luật Quản lý thuế 2019.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp khấu trừ đầy đủ chi phí đầu vào, giảm nghĩa vụ thuế TNDN hợp pháp và tránh rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp (0,03%/ngày). Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chuỗi cung ứng nguyên liệu sản xuất. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận