Sao kê bảng lương đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh thu nhập khi người lao động thực hiện các thủ tục vay vốn, xin visa hay giải quyết tranh chấp lao động. Thủ tục này giúp doanh nghiệp và người lao động tuân thủ đúng quy định về tiền lương theo Bộ luật Lao động 2019. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu cách thực hiện đơn giản và hiệu quả nhất.

1. Hướng dẫn sao kê bảng lương đơn giản

Sao kê bảng lương là việc doanh nghiệp cung cấp văn bản hoặc tài liệu thể hiện thông tin về quá trình trả lương của người lao động trong một khoảng thời gian nhất định. Nội dung sao kê thường bao gồm mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung, tiền thưởng, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận.

Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Để thực hiện sao kê bảng lương, người lao động cần xác định mục đích sử dụng như chứng minh thu nhập, vay vốn ngân hàng, xin visa hoặc giải quyết tranh chấp về tiền lương. Sau đó, người lao động gửi yêu cầu đến bộ phận nhân sự, kế toán hoặc đơn vị quản lý tiền lương của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và dữ liệu chi trả thực tế để lập văn bản xác nhận. Người lao động cần kiểm tra lại các thông tin trước khi sử dụng để đảm bảo tính chính xác.

2. Các trường hợp thường gặp cần sao kê bảng lương

Người lao động thường yêu cầu sao kê bảng lương trong các trường hợp cần chứng minh nguồn thu nhập hợp pháp và ổn định.

Một số trường hợp phổ biến gồm vay vốn ngân hàng, mua nhà trả góp, xin visa, chứng minh tài chính khi đi nước ngoài hoặc cung cấp hồ sơ cho các tổ chức, doanh nghiệp khác.

Ngoài ra, sao kê bảng lương còn được sử dụng khi phát sinh tranh chấp về tiền lương, cần đối chiếu quá trình trả lương hoặc xác nhận các khoản thu nhập đã nhận trong thời gian làm việc.

Nội dung sao kê cần phản ánh chính xác mức lương, phụ cấp, tiền thưởng, khoản khấu trừ và thời gian chi trả để bảo đảm giá trị sử dụng. Đây cũng là căn cứ giúp người lao động kiểm tra việc doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ trả lương theo Điều 94 Bộ luật Lao động 2019.

Xem thêm: Bảng lương dược sĩ đại học hệ số

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để sao kê bảng lương

Khi yêu cầu sao kê bảng lương, người lao động cần chuẩn bị các thông tin cơ bản gồm:

• Đơn đề nghị sao kê hoặc xác nhận thu nhập;
• Họ tên, mã nhân viên, bộ phận làm việc;
• Khoảng thời gian cần sao kê;
• Mục đích sử dụng sao kê.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể yêu cầu bổ sung hợp đồng lao động, căn cước công dân hoặc văn bản yêu cầu từ ngân hàng, cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ tiền lương giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và xác nhận thông tin khi cần thiết. Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý hồ sơ liên quan đến quá trình sử dụng lao động, trong đó có các nội dung về tiền lương và chế độ của người lao động.

Xem thêm: 5 bảng lương theo vị trí việc làm hiện nay

4. Quy trình thực hiện sao kê bảng lương theo từng bước

Bước 1: Xác định nhu cầu và thông tin cần sao kê

Người lao động cần xác định mục đích sử dụng, khoảng thời gian cần sao kê và các nội dung cần thể hiện như mức lương, phụ cấp, thưởng hoặc khoản khấu trừ.

Bước 2: Gửi đề nghị đến doanh nghiệp

Người lao động gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email đến bộ phận nhân sự, kế toán hoặc đơn vị phụ trách quản lý tiền lương. Nội dung yêu cầu cần ghi rõ thông tin cá nhân, thời gian cần sao kê và mục đích sử dụng.

Bước 3: Doanh nghiệp kiểm tra và lập sao kê

Doanh nghiệp tiến hành đối chiếu dữ liệu từ hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và chứng từ chi trả để lập sao kê. Việc xác định các khoản thu nhập cần phù hợp với quy chế trả lương và thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Bước 4: Nhận và kiểm tra kết quả

Sau khi nhận sao kê, người lao động cần kiểm tra họ tên, thời gian, mức thu nhập, khoản khấu trừ và xác nhận của doanh nghiệp. Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu điều chỉnh trước khi sử dụng.

5. Câu hỏi thường gặp

Sao kê bảng lương có cần đóng dấu của doanh nghiệp không?

Trả lời: Pháp luật không quy định mọi sao kê bảng lương bắt buộc phải đóng dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi sử dụng để vay vốn, xin visa hoặc làm thủ tục với bên thứ ba, doanh nghiệp thường xác nhận bằng chữ ký người có thẩm quyền và đóng dấu theo yêu cầu.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải cung cấp sao kê bảng lương cho người lao động không?

Trả lời: Theo Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, doanh nghiệp phải cung cấp bảng kê trả lương cho người lao động. Trường hợp xin sao kê nhiều tháng để vay vốn, xin visa, pháp luật chưa quy định thủ tục riêng nhưng doanh nghiệp cần phối hợp xác nhận dữ liệu thu nhập thực tế.

Sao kê bảng lương có ảnh hưởng đến việc đóng bảo hiểm xã hội không?

Trả lời: Sao kê bảng lương giúp đối chiếu các khoản thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, các khoản tiền lương, phụ cấp và khoản bổ sung thuộc tiền lương đóng BHXH phải được xác định đúng; các khoản thưởng, hỗ trợ không thuộc căn cứ đóng thì không tính đóng BHXH.

Sao kê bảng lương giúp người lao động chứng minh thu nhập một cách minh bạch và tuân thủ pháp luật. Để được hỗ trợ chi tiết và thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay.