Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chi phí được trừ đối với hộ kinh doanh

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 2025, chi phí của hộ kinh doanh được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng điều kiện là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp pháp và hợp lý theo quy định tại Điều 4. Chi phí mua phụ tùng thay thế lẻ từ chợ không có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) vẫn có thể được công nhận nếu chứng minh được tính hợp lý và có chứng từ thay thế, tránh tình trạng chi phí không được trừ dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế. Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý chứng từ điện tử và các hình thức chứng từ thay thế, trong khi Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về khấu trừ chi phí cho hộ kinh doanh cá thể, nhấn mạnh nguyên tắc minh bạch và lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm.

Điều kiện để hợp lý hóa chi phí mua lẻ không có hóa đơn

Để chi phí mua phụ tùng lẻ được cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ, phải đảm bảo các điều kiện sau theo Thông tư 18/2026/TT-BTC:

• Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sửa chữa xe máy, như thay thế phụ tùng hỏng, và có thể chứng minh qua sổ sách kế toán nội bộ hoặc nhật ký mua bán.
• Giá trị mua lẻ phải hợp lý, không vượt quá mức thị trường thông thường (ví dụ: phụ tùng xe máy phổ thông không quá 5.000.000 đồng/lần mua), tránh nghi ngờ thổi phồng chi phí.
• Hộ kinh doanh phải áp dụng phương pháp kê khai thuế nhưng vẫn cần chứng từ để quyết toán cuối năm, theo Luật Thuế TNDN 2025.

Các chứng từ thay thế cho hóa đơn

Xem thêm: Cho em hỏi về cách tính thuế TNCN cho lao động thời vụ dưới 3 tháng. Công ty em có thuê nhân công thời vụ làm theo ngày, trả lương 200k/người/ngày. Em có phải khấu trừ thuế 10% không hay chỉ cần làm cam kết 02/CK-TNCN?

Khi không có hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp chợ (thường là tiểu thương không xuất hóa đơn), hộ kinh doanh có thể sử dụng các chứng từ thay thế sau để hợp lý hóa chi phí, theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC:

• Biên lai thu tiền hoặc phiếu chi nội bộ do hộ kinh doanh tự lập, ghi rõ ngày mua, tên phụ tùng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và chữ ký người bán (nếu có).
• Hợp đồng mua bán miệng được ghi nhận qua biên bản xác nhận của bên bán hoặc nhân chứng, kèm theo ảnh chụp hàng hóa nhận được.
• Sổ tay mua bán hoặc nhật ký giao dịch hàng ngày, liệt kê chi tiết các lần mua lẻ, tổng hợp theo tháng/quý để đối chiếu với doanh thu.
• Chứng từ vận chuyển hoặc biên bản kiểm kê hàng tồn kho, chứng minh phụ tùng đã được sử dụng trong dịch vụ sửa chữa.

Quy trình hợp lý hóa và kê khai chi phí

Để thực hiện hợp lý hóa chi phí một cách đúng luật, hộ kinh doanh cần tuân thủ quy trình sau theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, nhằm tránh phạt hành chính nếu chứng từ không đầy đủ.

Bước 1: Lập và lưu trữ chứng từ ngay tại thời điểm mua

Ngay sau khi mua phụ tùng lẻ, hộ kinh doanh phải lập phiếu chi hoặc biên lai nội bộ, ghi đầy đủ thông tin như ngày giờ, địa điểm chợ, mô tả hàng hóa, giá trị (bao gồm thuế nếu áp dụng) và chữ ký của người thực hiện giao dịch. Chứng từ này phải được lưu trữ gốc hoặc bản sao điện tử, kết hợp với ảnh hoặc video minh chứng hàng hóa để tăng tính thuyết phục khi kiểm tra thuế. Quy trình này giúp chứng minh chi phí thực tế phát sinh, tránh tranh chấp sau này.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi, hộ kinh doanh nhà em bán nội thất, có nhận thi công lắp đặt tại nhà khách. Phần chi phí nhân công lắp đặt (thợ thuê ngoài) có cần chứng từ gì để được tính vào chi phí không?

Bước 2: Ghi nhận vào sổ sách kế toán nội bộ

Hàng tháng, cập nhật chi phí vào sổ cái kế toán hoặc phần mềm quản lý đơn giản (như Excel), phân loại theo loại phụ tùng và liên kết với hóa đơn bán hàng dịch vụ sửa chữa. Theo Luật Thuế TNDN 2025, sổ sách phải phản ánh đúng nguyên tắc kép (nợ có), và tổng chi phí lẻ không được vượt quá 10% tổng chi phí hợp lý để tránh kiểm tra sâu. Nếu hộ kinh doanh sử dụng phương pháp khoán, vẫn cần tổng hợp để quyết toán thuế TNDN hàng năm.

Bước 3: Kê khai và nộp tờ khai thuế

Khi kê khai thuế TNDN tạm tính quý hoặc quyết toán năm (theo mẫu 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC), liệt kê chi phí mua lẻ vào phần chi phí được trừ, đính kèm danh sách chứng từ thay thế. Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế trước hạn (ngày 30 của quý sau hoặc ngày 90 sau năm tài chính). Nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, cung cấp thêm biên bản đối chiếu với nhà cung cấp chợ để xác minh.

Bước 4: Lưu trữ và chuẩn bị cho kiểm tra

Lưu toàn bộ chứng từ ít nhất 10 năm theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, sắp xếp theo chủ đề (mua lẻ, sử dụng) để dễ tra cứu. Trong trường hợp kiểm tra thuế đột xuất, trình bày hồ sơ đầy đủ để tránh phạt bổ sung thuế trên số thuế gian lận, đồng thời có thể yêu cầu cơ quan thuế hướng dẫn nếu chứng từ bị thiếu sót.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa chi phí khấu trừ, giảm nghĩa vụ thuế TNDN hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý. Đồng thời, xây dựng uy tín với cơ quan thuế, hỗ trợ phát triển bền vững hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.