Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về điều kiện khấu trừ chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, phải đáp ứng các điều kiện cơ bản: có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật; chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; và thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên (Thông tư 20/2026/TT-BTC). Hóa đơn phải được xuất đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, đảm bảo tính hợp pháp và không bị tẩy xóa, sửa chữa.

Xem thêm: Anh chị kế toán cho em hỏi là kinh doanh mầm non tư thục và có cơ sở kinh doanh mỗi cơ sở có doanh thu trên 500 triệu vậy khi tính thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân nếu muốn tính riêng từng cơ sở thì phần vượt đấy xử lý như nào ạ

Yêu cầu về hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

Thanh toán không dùng tiền mặt được quy định cụ thể tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, bao gồm chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của bên mua đến tài khoản ngân hàng của bên bán. Nếu bên bán là tổ chức kinh doanh (doanh nghiệp), khoản thanh toán phải được chuyển trực tiếp vào tài khoản giao dịch của tổ chức đó, không được chuyển vào tài khoản cá nhân của cá nhân đại diện hoặc nhân viên. Trường hợp bên bán là cá nhân kinh doanh, chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của họ vẫn được chấp nhận, miễn là phù hợp với chứng từ hóa đơn và có xác nhận của ngân hàng. Việc xuất hóa đơn sau khi thanh toán không ảnh hưởng đến tính hợp lệ nếu hóa đơn được lập đúng thời điểm và nội dung theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Rủi ro khi chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của bên bán

Xem thêm: Các anh chị ơi, em tham gia đăng ký hộ kinh doanh tháng 7 năm ngoái, được miễn thuế khoán. Năm nay do mở rộng kinh doanh, và người mua yêu cầu hóa đơn. Em đã được duyệt hồ sơ để xuất được hóa đơn điện tử rồi. Nhưng vừa rồi thuế lại bảo, năm ngoái doanh thu dưới 500 triệu không được phép xuất hóa đơn luôn, khi nào doanh thu đạt 500 triệu mới được xuất. Vậy có đúng không các anh chị, vì hỏi thuế khu vực khác vẫn được xuất ạ

Nếu bên bán là doanh nghiệp nhưng khoản tiền được chuyển vào tài khoản cá nhân (ví dụ: tài khoản của giám đốc hoặc nhân viên), cơ quan thuế có thể coi đây là thanh toán không đúng đối tượng, dẫn đến chi phí không được khấu trừ khi quyết toán thuế TNDN (theo hướng dẫn tại Công văn 5626/TCT-CS năm 2019 của Tổng cục Thuế, tham chiếu Thông tư 20/2026/TT-BTC). Hậu quả có thể bao gồm: loại trừ toàn bộ chi phí liên quan khỏi diện được trừ (tăng thu nhập chịu thuế); truy thu thuế TNDN với mức 20% trên phần chi phí bị loại; và phạt hành chính trên số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần kiểm tra và yêu cầu bên bán cung cấp tài khoản giao dịch chính thức trước khi chuyển khoản, đồng thời lưu giữ sao kê ngân hàng làm chứng từ bổ sung.

Việc tuân thủ đúng quy định về thanh toán và hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa chi phí khấu trừ và đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín kinh doanh và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.