Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không là câu hỏi thường gặp trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp, đặc biệt khi thực hiện các khoản chi tiêu trước để phục vụ hoạt động kinh doanh. Việc nắm rõ quy định giúp doanh nghiệp tránh sai phạm về hóa đơn, chứng từ và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

1. Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không phụ thuộc vào tính chất giao dịch và thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng tạm ứng được coi là thỏa thuận dân sự giữa các bên, nhưng khi liên quan đến hàng hóa dịch vụ thì cần tuân thủ quy định về hóa đơn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ trường hợp tạm ứng tiền để thực hiện hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ thì bên nhận tạm ứng phải xuất hóa đơn nếu khoản tiền này được coi là doanh thu.

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết cách ghi nhận hóa đơn đối với khoản tạm ứng, yêu cầu xuất hóa đơn khi tạm ứng vượt quá mức quy định hoặc khi có yêu cầu từ bên giao tiền. Doanh nghiệp cần phân biệt tạm ứng thuần túy và tạm ứng có tính chất thanh toán để áp dụng đúng.

2. Các trường hợp tạm ứng cần xuất hóa đơn

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi khoản tạm ứng được sử dụng để thanh toán cho hàng hóa dịch vụ cụ thể theo hợp đồng.

Trường hợp tạm ứng cho nhân viên đi công tác hoặc mua sắm nội bộ thường không yêu cầu xuất hóa đơn ngay lập tức, nhưng cần chứng từ nội bộ để theo dõi. Khi tạm ứng cho nhà cung cấp và nhà cung cấp đã thực hiện một phần công việc, hóa đơn phải được xuất theo giá trị tương ứng.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP nêu rõ nếu tạm ứng dẫn đến phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng thì bên nhận phải xuất hóa đơn trong thời hạn quy định. Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu ghi rõ nội dung tạm ứng trên hóa đơn để tránh nhầm lẫn khi quyết toán.

Xem thêm: Cách xử lý kê khai thiếu hóa đơn đầu ra

3. Quy định về hóa đơn khi tạm ứng theo pháp luật

Bộ luật Dân sự 2015 quy định quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng có yếu tố tạm ứng, bao gồm trách nhiệm xuất chứng từ khi có yêu cầu. Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung chi tiết về thời điểm xuất hóa đơn đối với khoản tiền tạm ứng, yêu cầu bên nhận tạm ứng phải xuất hóa đơn nếu khoản tiền này được ghi nhận là doanh thu.

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử cho khoản tạm ứng, bao gồm các chỉ tiêu bắt buộc như tên hàng hóa dịch vụ, số lượng và đơn giá. Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan tối thiểu theo thời hạn pháp luật quy định để phục vụ kiểm tra sau này. Việc tuân thủ giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt về hóa đơn.

Xem thêm: Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

4. Hướng dẫn xử lý tạm ứng và hóa đơn

Bước 1: Xác định tính chất khoản tạm ứng

Doanh nghiệp cần đánh giá xem khoản tạm ứng có liên quan đến cung cấp hàng hóa dịch vụ hay chỉ là khoản vay nội bộ. Việc này giúp xác định có cần xuất hóa đơn hay không theo quy định hiện hành.

Bước 2: Thu thập chứng từ ban đầu

Chuẩn bị hợp đồng, biên bản thỏa thuận tạm ứng và các giấy tờ liên quan. Các chứng từ này phải thể hiện rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng để làm căn cứ xuất hóa đơn sau này.

Bước 3: Xuất hóa đơn khi đủ điều kiện

Nếu khoản tạm ứng thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn, bên nhận thực hiện lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và gửi cho bên giao tiền trong thời hạn quy định.

Bước 4: Theo dõi và quyết toán

Sau khi tạm ứng được sử dụng, doanh nghiệp thực hiện quyết toán, điều chỉnh hóa đơn nếu cần thiết và lưu trữ toàn bộ chứng từ để phục vụ kiểm tra thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Tạm ứng cho nhân viên có cần xuất hóa đơn không?

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tạm ứng cho nhân viên đi công tác thường không yêu cầu xuất hóa đơn ngay mà chỉ cần chứng từ nội bộ.

Thời hạn xuất hóa đơn khi tạm ứng là bao lâu?

Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định bên nhận tạm ứng phải xuất hóa đơn trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế. Việc chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt theo Bộ luật Dân sự 2015 về vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.

Có được điều chỉnh hóa đơn tạm ứng sau khi quyết toán không?

Doanh nghiệp được phép điều chỉnh hóa đơn nếu có sai sót theo hướng dẫn của Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc điều chỉnh phải được thực hiện trước khi cơ quan thuế kiểm tra và cần có biên bản thỏa thuận giữa hai bên.

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không là vấn đề cần được xử lý chính xác để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro tài chính. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để áp dụng đúng quy định. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ giải quyết các vướng mắc liên quan.