Thay đổi tên địa điểm kinh doanh là một trong những thủ tục hành chính quan trọng, góp phần định danh chính xác cho từng cơ sở hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện đúng chuẩn pháp lý không chỉ khẳng định uy tín thương hiệu mà còn đảm bảo tuân thủ quy định, tránh các rủi ro bị xử phạt. Để quá trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm chắc các bước hồ sơ và điều kiện cần thiết, đồng hành cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC.

1. Điều kiện thay đổi tên địa điểm kinh doanh

Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tên gọi và thẩm quyền quyết định. Tên địa điểm kinh doanh mới phải tuân thủ nguyên tắc đặt tên quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên địa điểm kinh doanh khác đã đăng ký trong cùng phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh; không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục. Tên địa điểm kinh doanh cũng không được chứa tên của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị mà không có sự cho phép tương ứng.

Bên cạnh đó, việc thay đổi tên địa điểm kinh doanh phải dựa trên quyết định của chủ sở hữu (đối với doanh nghiệp tư nhân) hoặc nghị quyết, biên bản họp của Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên), của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (công ty cổ phần) tùy theo quy định tại Điều lệ công ty. Cấp có thẩm quyền phải thông qua việc đổi tên một cách hợp pháp trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký.

Quy định về tên địa điểm kinh doanh và thay đổi nội dung đăng ký địa điểm kinh doanh được hướng dẫn chi tiết tại Điều 40, 41, 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Việc không đáp ứng các điều kiện này có thể dẫn đến từ chối hồ sơ hoặc buộc phải thay đổi lại, gây tốn kém thời gian và chi phí.

2. Hồ sơ thay đổi tên địa điểm kinh doanh

Để hoàn tất thủ tục thay đổi tên địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh (theo mẫu quy định tại Phụ lục III-6 ban hành kèm theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Văn bản này phải ghi rõ thông tin địa điểm kinh doanh, tên cũ, tên mới, lý do thay đổi và được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Quyết định và biên bản họp của cấp có thẩm quyền về việc thay đổi tên địa điểm kinh doanh. Tài liệu phải thể hiện rõ sự đồng thuận của chủ sở hữu hoặc các thành viên/cổ đông theo tỷ lệ biểu quyết phù hợp với Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật). Giấy ủy quyền cần ghi rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn và có chữ ký xác nhận của bên ủy quyền.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ trong trường hợp được ủy quyền.

Lưu ý thực tế: Toàn bộ văn bản trong hồ sơ phải có chữ ký sống hoặc chữ ký điện tử hợp lệ (nếu nộp qua mạng). Đối với công ty có con dấu, hồ sơ bắt buộc đóng dấu doanh nghiệp lên thông báo thay đổi và quyết định. Nếu địa điểm kinh doanh có sử dụng con dấu riêng, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục hủy dấu cũ và khắc dấu mới theo quy định.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh đầy đủ

3. Chi phí thực hiện thay đổi tên địa điểm kinh doanh

Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi tên địa điểm kinh doanh tương đối thấp, chủ yếu bao gồm lệ phí Nhà nước và chi phí phát sinh liên quan. Căn cứ Thông tư 68/2025/TT-BTC, lệ phí giải quyết thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh (trường hợp cấp mới Giấy xác nhận đăng ký địa điểm kinh doanh) là 100.000 đồng/lần. Nếu chỉ thay đổi thông tin trên Thông báo mà không cấp lại Giấy xác nhận, mức lệ phí là 200.000 đồng/lần. Tuy nhiên thực tế, cơ quan đăng ký kinh doanh thường cấp lại Giấy xác nhận mới khi tên địa điểm thay đổi, nên doanh nghiệp thường nộp mức 100.000 đồng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần dự trù chi phí khắc dấu mới (khoảng 300.000 – 500.000 đồng) và dịch vụ tư vấn (nếu có). Mức phí trên có thể điều chỉnh tùy theo quy định từng thời kỳ, do đó doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin mới nhất trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia hoặc liên hệ chuyên viên để được báo giá chính xác.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuẩn

4. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi tên địa điểm kinh doanh tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh tiến độ. Công ty dịch vụ kế toán ACC mang đến giải pháp toàn diện cho thủ tục thay đổi tên địa điểm kinh doanh với những lợi ích nổi bật:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ trọn gói với mức phí hợp lý, minh bạch, không phát sinh ngoài ý muốn, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ nhân sự am hiểu sâu pháp luật doanh nghiệp, cập nhật liên tục các quy định mới nhất, thực hiện hồ sơ chính xác, tránh bị trả về.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được phân tích tình huống cụ thể, đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và tư vấn phương án đổi tên phù hợp với chiến lược phát triển thương hiệu.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký, theo dõi tiến độ, nhận kết quả, bàn giao tận nơi và hướng dẫn hoàn thiện các công việc hậu thay đổi như đổi dấu, thông báo thuế, ngân hàng.

Khách hàng của ACC có thể yên tâm về mặt pháp lý và tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

5. Thủ tục thay đổi tên địa điểm kinh doanh chuẩn pháp lý

Quy trình thực hiện thay đổi tên địa điểm kinh doanh được pháp luật quy định chặt chẽ, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ như đã liệt kê tại mục 2. Cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của tên mới, đảm bảo tên không vi phạm điều cấm và không trùng lặp bằng cách tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi có đầy đủ quyết định, biên bản họp và thông báo thay đổi, hồ sơ được ký, đóng dấu đầy đủ và chuyển sang bước nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp qua mạng điện tử tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả và cập nhật thông tin

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan đăng ký cấp Giấy xác nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới (nếu có thay đổi nội dung thể hiện trên Giấy). Doanh nghiệp tiến hành nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc phái sinh: khắc con dấu mới (nếu địa điểm kinh doanh có dấu riêng), cập nhật thông tin với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để đảm bảo xuất hóa đơn, kê khai thuế chính xác, và thông báo đến ngân hàng, đối tác kinh doanh. Việc đồng bộ này giúp hoạt động của địa điểm kinh doanh không bị gián đoạn.

6. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi tên địa điểm kinh doanh

Quá trình thay đổi tên địa điểm kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp chú ý một số điểm sau để tránh phát sinh vướng mắc:

• Tên mới phải được kiểm tra kỹ lưỡng trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, lưu ý cả các tên gây nhầm lẫn theo tiêu chí quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 (tên chỉ khác nhau về ký hiệu, viết tắt, cách viết hoa, số tự nhiên, v.v.).
• Ngay sau khi có Giấy xác nhận mới, doanh nghiệp phải thu hồi và nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an nếu địa điểm kinh doanh từng khắc dấu, đồng thời làm thủ tục khắc dấu mới hợp lệ.
• Việc thay đổi tên không làm chấm dứt hay thay đổi bất kỳ quyền, nghĩa vụ nào của địa điểm kinh doanh với khách hàng, nhà cung cấp hay cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp vẫn phải kế thừa toàn bộ hợp đồng lao động, hợp đồng thuê mặt bằng và các giao dịch đã ký kết trước đó.
• Lưu ý thời gian hiệu lực của các giấy phép con (nếu có) gắn với địa điểm kinh doanh. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần làm thủ tục điều chỉnh tên trên giấy phép đủ điều kiện kinh doanh, chứng chỉ phòng cháy chữa cháy… để đảm bảo tính đồng bộ.

7. Câu hỏi thường gặp

Thay đổi tên địa điểm kinh doanh có phải đăng bố cáo như thay đổi tên doanh nghiệp không?

Không bắt buộc. Việc thay đổi tên địa điểm kinh doanh chỉ yêu cầu thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh và không phải thực hiện thủ tục đăng bố cáo. Tuy nhiên để minh bạch với đối tác, doanh nghiệp nên chủ động thông báo bằng văn bản hoặc cập nhật thông tin trên các phương tiện giao dịch.

Có thể thay đổi tên địa điểm kinh doanh khi địa điểm đó đang trong quá trình thanh tra thuế không?

Vẫn có thể thực hiện thủ tục nếu không thuộc trường hợp bị tạm dừng hoạt động theo yêu cầu của cơ quan thanh tra. Tuy nhiên doanh nghiệp nên trao đổi trực tiếp với đoàn thanh tra để tránh hiểu nhầm. Pháp luật không cấm thay đổi thông tin khi đang bị thanh tra, nhưng cần đảm bảo mọi nghĩa vụ kê khai, nộp thuế không bị ảnh hưởng.

Tên địa điểm kinh doanh mới có được đặt trùng với tên doanh nghiệp khác không?

Có thể trùng nếu tên doanh nghiệp đó không đăng ký địa điểm kinh doanh trong cùng địa bàn tỉnh, thành phố. Tuy nhiên để tránh nhầm lẫn và kiện tụng về sở hữu công nghiệp sau này, doanh nghiệp nên chọn tên có tính phân biệt cao và không trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ.

Thay đổi tên địa điểm kinh doanh là một bước quan trọng để định vị thương hiệu tại từng khu vực thị trường. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ đúng luật ngay từ lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC qua số Hotline hoặc website để được tư vấn miễn phí. Với kinh nghiệm thực tiễn và am hiểu sâu sắc các văn bản pháp luật mới nhất, ACC cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi thủ tục hành chính.