Thông báo lập văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp nước ngoài hiện diện hợp pháp tại Việt Nam, hỗ trợ xúc tiến thương mại và giám sát hoạt động kinh doanh. Việc thực hiện đúng quy định pháp luật giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động ổn định. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục này cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC.

1. Vai trò của văn phòng đại diện trong hoạt động kinh doanh

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, hoạt động nhằm tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại và hỗ trợ giao dịch. Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp mà chỉ phục vụ mục đích xúc tiến. Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định rõ phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm việc thu thập thông tin và hỗ trợ đàm phán hợp đồng. Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo lập văn phòng đại diện để được cấp giấy phép hoạt động hợp pháp, từ đó nâng cao uy tín khi làm việc với đối tác Việt Nam.

2. Thông báo lập văn phòng đại diện mới nhất hiện hành

Biểu mẫu thông báo lập văn phòng đại diện được cập nhật theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác và nhanh chóng. Nội dung biểu mẫu bao gồm thông tin về thương nhân nước ngoài, địa chỉ dự kiến và người đứng đầu văn phòng.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Chi tiết thuế môn bài địa điểm kinh doanh là bậc mấy?

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thông báo lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thông báo lập văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài.
• Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt văn phòng đại diện.
• Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của thương nhân nước ngoài.

Các tài liệu cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Xem thêm: Cách thành lập địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh

4. Thông báo lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo danh sách trên

Doanh nghiệp thu thập và kiểm tra tính hợp lệ của tất cả giấy tờ, đảm bảo thông tin khớp với quy định tại Luật Thương mại 2005. Thời gian chuẩn bị thường kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc tùy thuộc vào việc hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử. Cơ quan tiếp nhận là Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan có 3 ngày làm việc để kiểm tra tính đầy đủ.

Bước 3: Thẩm định và cấp giấy phép

Sở Công Thương thẩm định hồ sơ trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy phép thành lập văn phòng đại diện được cấp. Trường hợp cần bổ sung, doanh nghiệp có 5 ngày làm việc để hoàn thiện.

Bước 4: Nhận kết quả và thực hiện nghĩa vụ sau cấp phép

Giấy phép được trả tại Sở Công Thương sau 20 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ. Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP để duy trì hoạt động hợp pháp.

Thông báo lập văn phòng đại diện cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính pháp lý. Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tuân thủ thời hạn nộp tại Sở Công Thương để tránh chậm trễ. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ chi tiết và hoàn thiện thủ tục nhanh chóng.