Thông báo thay đổi trụ sở công ty là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp di dời địa chỉ hoạt động sang tỉnh, thành phố khác hoặc thay đổi trong cùng tỉnh. Việc thực hiện đúng quy định giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết về thủ tục và mẫu thông báo mới nhất hiện nay.

1. Lý do doanh nghiệp cần thực hiện thông báo thay đổi trụ sở công ty

Khi trụ sở chính của công ty thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo để cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Việc này đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch với đối tác, cơ quan thuế và ngân hàng.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo thay đổi địa chỉ trong thời hạn quy định. Nghị định 168/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về trình tự thực hiện và mức phí liên quan.

Nếu không thực hiện, công ty có thể gặp khó khăn khi ký kết hợp đồng hoặc bị xử phạt hành chính.

2. Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty mới hiện nay

Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty được thiết kế theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp điền thông tin nhanh chóng và chính xác. Mẫu bao gồm các nội dung cơ bản như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ cũ và địa chỉ mới.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Điều kiện thành lập công ty cổ phần hiện nay

3. Nội dung cần có trong mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty

Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty cần thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản để cơ quan đăng ký kinh doanh có căn cứ cập nhật thông tin doanh nghiệp. Trước hết, văn bản phải ghi rõ thông tin của doanh nghiệp như tên công ty, mã số doanh nghiệp, số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở hiện tại.

Tiếp theo, cần nêu cụ thể nội dung thay đổi, trong đó trình bày rõ địa chỉ trụ sở mới dự kiến chuyển đến, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố, đồng thời xác định thời điểm bắt đầu hoạt động tại địa chỉ mới.

Ngoài ra, thông báo cần nêu lý do thay đổi trụ sở công ty một cách ngắn gọn, rõ ràng và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Văn bản cũng cần cam kết việc thay đổi không làm ảnh hưởng đến các nghĩa vụ thuế, tài chính và pháp lý đang thực hiện.

Bên cạnh đó, cần thể hiện đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin trụ sở mới trong hồ sơ doanh nghiệp. Cuối cùng, mẫu thông báo phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu doanh nghiệp (nếu có) và ghi rõ ngày, tháng, năm lập thông báo để đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty cổ phần xây dựng chi tiết

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thông báo thay đổi trụ sở công ty

Doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp thay đổi trụ sở trong cùng tỉnh và sang tỉnh khác để áp dụng đúng trình tự. Khi thay đổi sang tỉnh khác, công ty phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại địa phương cũ trước khi đăng ký mới.

Hồ sơ cần được ký đúng thẩm quyền và đóng dấu nếu công ty sử dụng con dấu. Việc sử dụng mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty chuẩn giúp giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp để tránh phải bổ sung nhiều lần.

Thông báo thay đổi trụ sở công ty giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp pháp và thuận lợi trong giao dịch kinh doanh. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục nhanh chóng.