Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty đóng vai trò then chốt trong việc duy trì tính liên tục và hợp pháp cho các hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Công ty dịch vụ kế toán ACC xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết về quy trình này để giúp quý doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Định nghĩa và tầm quan trọng của việc cập nhật thông tin hải quan khi đổi tên

Khi một doanh nghiệp thay đổi tên, về mặt pháp lý, doanh nghiệp vẫn giữ nguyên mã số thuế (mã số doanh nghiệp) nhưng định danh trên các hệ thống quản lý nhà nước đã thay đổi. Trong lĩnh vực hải quan, tên công ty được liên kết chặt chẽ với chữ ký số, thông tin trên hệ thống một cửa quốc gia và thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Sở Tài chính.

Việc cập nhật tên trên hệ thống hải quan không đơn thuần là thay đổi cái tên trên giấy tờ mà là quá trình đồng bộ hóa dữ liệu để cơ quan hải quan có thể nhận diện đúng chủ thể thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu.

Nếu thông tin không đồng nhất giữa Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thông tin trên hệ thống VNACCS/VCIS, doanh nghiệp sẽ không thể truyền tờ khai hải quan, dẫn đến hàng hóa bị tồn đọng tại cảng và phát sinh chi phí lưu kho bãi, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ sản xuất và kinh doanh.

2. Điều kiện cần thiết để thực hiện thủ tục thay đổi thông tin

Các điều kiện bắt buộc mà doanh nghiệp cần đảm bảo trước khi tiến hành thủ tục hải quan là:

• Tính hợp pháp của thay đổi: Doanh nghiệp đã được Sở Tài chính cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (hoặc xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp), trong đó ghi nhận tên mới của công ty.
• Tính đồng bộ dữ liệu: Thông tin thay đổi tên phải được cập nhật trên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và hệ thống thuế trước khi thực hiện cập nhật trên hệ thống hải quan.
• Chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số của doanh nghiệp phải được cập nhật tên mới hoặc đảm bảo vẫn còn hiệu lực sử dụng, khớp với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế và hải quan.
• Tình trạng tài khoản hải quan: Doanh nghiệp phải đảm bảo tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS không bị khóa do các vi phạm hành chính khác, đảm bảo trạng thái hoạt động bình thường để thực hiện các thao tác thay đổi thông tin.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu tên công ty có bị trùng không?

3. Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty chuẩn pháp lý

Quy trình thực hiện được thiết kế để tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu, bao gồm các bước từ việc thay đổi trên hệ thống đăng ký kinh doanh đến việc cập nhật trực tiếp trên cổng thông tin điện tử hải quan.

Dưới đây là quy trình chi tiết từng bước mà doanh nghiệp cần tuân thủ:

Bước 1: Thay đổi tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thực hiện thủ tục thay đổi tên tại Sở Tài chính. Sau khi có giấy phép mới, thực hiện thay đổi thông tin với cơ quan thuế để đồng bộ dữ liệu trên hệ thống thuế điện tử.

Bước 2: Cập nhật thông tin trên Hệ thống quản lý hải quan (VNACCS/VCIS)

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Bước 3: Gửi yêu cầu thay đổi thông tin

Tìm đến phân hệ đăng ký thông tin doanh nghiệp, chọn chức năng cập nhật/thay đổi thông tin. Tại đây, doanh nghiệp nhập thông tin tên mới, đính kèm file scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã thay đổi tên (bản sao có chứng thực hoặc bản scan từ bản gốc).

Bước 4: Xác nhận và chờ xử lý

Sau khi gửi yêu cầu, hệ thống sẽ tiếp nhận. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra dữ liệu và phản hồi kết quả thông qua hệ thống hoặc email đã đăng ký. Thời gian xử lý thường từ 1 đến 3 ngày làm việc.

Bước 5: Kiểm tra kết quả

Sau khi nhận được thông báo chấp thuận, doanh nghiệp thực hiện truyền tờ khai thử nghiệm hoặc kiểm tra trên hệ thống để đảm bảo tên doanh nghiệp mới đã được hiển thị chính xác.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đặt tên công ty TNHH 1 thành viên mới nhất

4. Hồ sơ cần chuẩn bị và lưu ý thực tế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị thay đổi thông tin: Thực hiện theo mẫu quy định của cơ quan hải quan (tùy theo yêu cầu của từng chi cục nếu có quy định riêng).
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao y công chứng hoặc bản scan màu từ bản gốc (nếu nộp hồ sơ điện tử) chứng minh việc thay đổi tên công ty đã được cơ quan nhà nước ghi nhận.
• Văn bản ủy quyền (nếu có): Trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Thông báo của cơ quan thuế: Xác nhận đã thay đổi tên trên hệ thống quản lý thuế (đôi khi được yêu cầu để đối chiếu dữ liệu).

5. Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục

Về thời gian thực hiện:

• Thay đổi tại Sở Tài chính: Thường mất khoảng 3 đến 5 ngày làm việc để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
• Cập nhật trên hệ thống hải quan: Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, cơ quan hải quan thường xử lý trong vòng từ 1 đến 3 ngày làm việc. Tổng thời gian hoàn tất toàn bộ quy trình từ khi bắt đầu đổi tên đến khi cập nhật xong hải quan thường mất khoảng 1-2 tuần.

Về chi phí:

• Lệ phí nhà nước: Mức phí thay đổi thông tin tại Sở Tài chính theo quy định hiện hành thường không đáng kể.
• Chi phí dịch vụ (nếu thuê ngoài): Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của đơn vị tư vấn, chi phí sẽ tùy thuộc vào gói dịch vụ và mức độ phức tạp của hồ sơ, thường dao động tùy theo chính sách của đơn vị cung cấp.
• Chi phí cập nhật chữ ký số: Một số nhà cung cấp chữ ký số sẽ thu phí nhỏ để thực hiện cập nhật thông tin trên chứng thư số (tên mới).

6. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi tên công ty tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Tại sao quý doanh nghiệp nên chọn dịch vụ tại Công ty dịch vụ kế toán ACC?

• Sự chuyên nghiệp và am hiểu pháp luật: Chúng tôi nắm vững các quy định về hải quan, thuế và đăng ký doanh nghiệp, cam kết tư vấn giải pháp tối ưu cho từng trường hợp cụ thể.
• Quy trình khép kín, tiết kiệm thời gian: ACC hỗ trợ trọn gói từ thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo cơ quan thuế đến cập nhật trên hệ thống hải quan, giúp doanh nghiệp tránh được các thủ tục rườm rà.
• Hỗ trợ kỹ thuật kịp thời: Chúng tôi hỗ trợ xử lý các lỗi phát sinh trên hệ thống VNACCS/VCIS, đảm bảo việc truyền tờ khai diễn ra thông suốt ngay sau khi cập nhật tên mới.
• Cam kết bảo mật và trách nhiệm: Mọi dữ liệu của doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối, chúng tôi chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các thủ tục đã thực hiện.

7. Câu hỏi thường gặp

Sau khi đổi tên công ty, tờ khai hải quan cũ chưa thông quan có ảnh hưởng gì không? 

Có, việc thay đổi tên trên đăng ký kinh doanh mà chưa cập nhật trên hệ thống hải quan sẽ dẫn đến sự sai lệch dữ liệu, dẫn đến tờ khai bị treo hoặc không thể thông quan do không khớp dữ liệu.

Có cần phải làm lại hợp đồng xuất nhập khẩu với đối tác nước ngoài sau khi đổi tên không?

Theo quy định, việc đổi tên công ty không làm thay đổi tư cách pháp nhân hay quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo minh bạch,, doanh nghiệp nên có văn bản thông báo chính thức cho đối tác hoặc làm phụ lục hợp đồng ghi rõ việc thay đổi tên công ty.

Có thể thực hiện thay đổi tên trên hệ thống hải quan online 100% được không?

Hiện nay, hầu hết các thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp trên hệ thống hải quan đã được số hóa và thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử một cửa quốc gia.

Thủ tục hải quan khi thay đổi tên công ty là một bước quan trọng để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh quốc tế của doanh nghiệp. Để nhận được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được đội ngũ luật sư và chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ hoàn tất các bước một cách chuyên nghiệp nhất.