Thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn là một bước pháp lý bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn khi doanh nghiệp tạm dừng hoạt động hoặc không có nhu cầu sử dụng trong một thời gian nhất định. Việc nắm rõ và thực thi đúng trình tự không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn duy trì sự minh bạch trong hoạt động kế toán. Để quá trình này diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp có thể đồng hành cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC.

1. Thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn

Thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn được hiểu là quy trình hành chính mà người nộp thuế thực hiện để thông báo với cơ quan thuế về việc tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy trong một khoảng thời gian xác định. Quy định tại Luật Quản lý thuế 2025 đã thiết lập khung pháp lý chặt chẽ, yêu cầu mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh khi thuộc diện tạm ngừng sử dụng hóa đơn phải tuân thủ đúng trình tự, thời hạn.

Bước 1: Xác định bản chất và phạm vi áp dụng

Về bản chất, đây là một biện pháp quản lý thuế nhằm kiểm soát chặt chẽ nguồn gốc, tình trạng sử dụng hóa đơn, ngăn ngừa gian lận, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt do phát sinh hóa đơn không hợp lệ trong thời gian không hoạt động. Thực hiện đúng thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn là trách nhiệm pháp lý mà mọi doanh nghiệp cần ý thức đầy đủ.

Bước 2: Lưu ý các nguyên tắc quan trọng trước khi thực hiện

Khi tiến hành, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc tạm ngừng không làm chấm dứt hiệu lực của hóa đơn đã phát hành trước đó; những hóa đơn đã lập vẫn có giá trị pháp lý và phải được kê khai, nộp thuế đầy đủ. Thủ tục này cũng phân biệt với trường hợp chấm dứt sử dụng hóa đơn vĩnh viễn; nó chỉ mang tính tạm thời và doanh nghiệp có thể đề nghị khôi phục khi đáp ứng điều kiện theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 3: Xác định trường hợp thuộc diện tạm ngừng

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh cần xác định rõ mình thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC (bao gồm tạm ngừng kinh doanh, đề nghị tạm ngừng theo văn bản, thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn…). Việc xác định đúng trường hợp giúp lựa chọn đúng trình tự xử lý (tự động hoặc do cơ quan thuế thông báo).

Bước 4: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Hồ sơ chính là Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC), trong đó có mục “Đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử”. Nộp qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ tiếp nhận và gửi thông báo điện tử về kết quả.

Bước 5: Thực hiện trong thời gian tạm ngừng và khôi phục

Trong thời gian tạm ngừng, không được lập hóa đơn mới (trừ trường hợp được cấp theo từng lần phát sinh). Khi hết thời gian hoặc đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp nộp lại tờ khai để đề nghị khôi phục. Nếu thuộc diện bắt buộc nhưng không thực hiện, cơ quan thuế có quyền áp dụng các biện pháp cưỡng chế hoặc xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2025.

2. Các trường hợp cần thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn

Căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn được áp dụng khi doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh có thời hạn;
• Doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn trong một thời gian liên tục từ 03 tháng trở lên;
• Doanh nghiệp mất, hư hỏng hóa đơn chưa lập nhưng chưa xác định được nguyên nhân cụ thể để chấm dứt sử dụng;
• Hoặc doanh nghiệp đang trong quá trình kiểm tra, thanh tra thuế và có quyết định tạm ngừng sử dụng hóa đơn từ cơ quan thuế

Ngoài ra, khi doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt sử dụng hóa đơn, việc tạm ngừng sử dụng cũng là bước đệm cần thiết.

Quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC nêu rõ, trường hợp doanh nghiệp có nhiều loại hóa đơn cùng sử dụng, thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn phải được thực hiện đồng bộ với tất cả các loại hóa đơn đang có hiệu lực, trừ khi có quyết định riêng của cơ quan thuế cho phép tạm ngừng từng loại. Điều này đảm bảo tính thống nhất trong quản lý, tránh tình trạng một số hóa đơn vẫn lưu hành trong khi doanh nghiệp không hoạt động.

Đối với hóa đơn điện tử, việc tạm ngừng còn phải đảm bảo rằng hệ thống phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoàn toàn và không phát sinh thêm giao dịch mới. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động rà soát tình hình sử dụng thực tế để xác định mình có thuộc diện bắt buộc hay chỉ nên cân nhắc thực hiện như một biện pháp quản trị rủi ro.

Xem thêm: Cách xử lý khi sai số tài khoản trên hóa đơn điện tử

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để tạm ngừng sử dụng hóa đơn

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố quyết định sự thành công của thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn. Theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, hồ sơ bao gồm các thành phần cơ bản sau:

• Văn bản đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn theo Mẫu số 01/TH-HĐG được ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong đó nêu rõ lý do, thời gian dự kiến tạm ngừng và danh sách các loại hóa đơn cần tạm ngừng.
• Bản sao quyết định tạm ngừng kinh doanh của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có) hoặc biên bản xác nhận tình trạng mất, hư hỏng hóa đơn do doanh nghiệp lập có xác nhận của cơ quan công an (nếu lý do là mất, hư hỏng).
• Bảng kê chi tiết các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng, kèm theo số lượng, ký hiệu, số seri.
• Giấy ủy quyền và bản sao căn cước công dân của người nộp hồ sơ nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tình trạng hóa đơn tồn trước khi lập hồ sơ. Nếu số lượng hóa đơn chưa sử dụng lớn, cần có biện pháp bảo quản trong thời gian tạm ngừng. Hồ sơ phải được lập thành 02 bộ, nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp nộp qua mạng, doanh nghiệp cần ký số và gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; khi đó, các tài liệu scan phải rõ ràng, đúng định dạng.

Một điểm đáng chú ý là nếu doanh nghiệp đang trong diện thanh tra, kiểm tra, hồ sơ còn cần bổ sung ý kiến bằng văn bản của đoàn thanh tra, kiểm tra về việc cho phép tạm ngừng sử dụng hóa đơn.

Xem thêm: Xuất hóa đơn khuyến mãi 0 đồng như thế nào?

4. Chi phí thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn

Thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn về nguyên tắc không mất lệ phí hành chính khi nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, bởi đây là một thủ tục trong khuôn khổ quản lý thuế. Tuy nhiên, chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra bao gồm chi phí nhân sự thực hiện, chi phí in ấn, chuẩn bị hồ sơ, chi phí di chuyển hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Đối với doanh nghiệp lựa chọn nộp hồ sơ điện tử, chi phí phát sinh từ chữ ký số, dịch vụ khai thuế qua mạng.

Nếu doanh nghiệp không có bộ phận kế toán chuyên trách, việc thuê dịch vụ bên ngoài sẽ phát sinh chi phí tư vấn, soạn thảo hồ sơ. Nhìn chung, tổng chi phí không lớn nhưng cần được dự trù để tránh chậm trễ trong quá trình thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn.

5. Dịch vụ hỗ trợ thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn tại ACC

Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tại Công ty dịch vụ kế toán ACC, khách hàng nhận được những lợi ích thiết thực sau:

• Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân sự nội bộ, đồng thời tránh các khoản phạt phát sinh do hồ sơ sai lệch hoặc nộp muộn.
• Đội ngũ chuyên gia: ACC sở hữu đội ngũ chuyên viên kế toán am hiểu sâu sắc Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, sẵn sàng xử lý các vướng mắc phức tạp.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được đánh giá đúng tình trạng sử dụng hóa đơn, xác định chính xác diện tạm ngừng, nhận khuyến nghị về thời điểm thực hiện để tối ưu chi phí thuế.
• Hỗ trợ toàn diện: ACC thay mặt doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ, nộp tại cơ quan thuế, theo dõi tiến độ và nhận kết quả, giúp doanh nghiệp toàn tâm cho hoạt động kinh doanh.

6. Hậu quả pháp lý khi không thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn

Không thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn có thể dẫn đến nhiều hệ lụy pháp lý nghiêm trọng. Theo Luật Quản lý thuế 2025, trường hợp doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc tạm ngừng nhưng không thông báo, cơ quan thuế có quyền ra quyết định cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn và xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.

Ngoài ra, các hóa đơn được lập trong thời gian lẽ ra phải tạm ngừng đều bị coi là bất hợp pháp, dẫn đến các khoản thuế khai sai phải truy thu và phạt chậm nộp. Đặc biệt, nếu hành vi bị xác định là trốn thuế, doanh nghiệp còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Do đó, việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn là biện pháp phòng vệ pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần đặt lên hàng đầu.

7. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể tự mình thực hiện thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự soạn thảo hồ sơ và nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo mẫu quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và kịp thời, nhiều đơn vị vẫn lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.

Thời gian giải quyết thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn là bao lâu?

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế phải có văn bản trả lời về việc chấp nhận hay không chấp nhận tạm ngừng sử dụng hóa đơn. Trường hợp cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 07 ngày làm việc.

Khi nào doanh nghiệp được phép sử dụng lại hóa đơn sau khi tạm ngừng?

Doanh nghiệp chỉ được sử dụng lại hóa đơn khi hết thời hạn tạm ngừng ghi trong văn bản đề nghị hoặc khi có quyết định chấp thuận khôi phục sử dụng hóa đơn từ cơ quan thuế, với điều kiện đã khắc phục xong các lý do dẫn đến tạm ngừng (ví dụ: hết thời hạn tạm ngừng kinh doanh, tìm lại được hóa đơn bị mất…).

Thủ tục tạm ngừng sử dụng hóa đơn tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và am hiểu pháp luật để tránh những rủi ro không đáng có. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và tuân thủ thời hạn. Để được hỗ trợ tận tình và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, xin vui lòng liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay.