Thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty là một hoạt động pháp lý thường gặp khi doanh nghiệp tái cấu trúc thương hiệu hoặc mở rộng nhận diện. Để đảm bảo tên chi nhánh mới được pháp luật công nhận và tránh rủi ro vi phạm sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp cần nắm rõ trình tự, hồ sơ và quy định liên quan. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC, quý khách sẽ được đồng hành từ khâu chuẩn bị đến hoàn tất thủ tục.

1. Tổng quan về thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có tên gọi riêng và được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi doanh nghiệp muốn điều chỉnh tên chi nhánh, cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc thay đổi không làm phát sinh tư cách pháp nhân mới mà chỉ cập nhật thông tin định danh của chi nhánh trong hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia. Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 khẳng định mọi thay đổi liên quan đến tên, địa chỉ, người đứng đầu chi nhánh đều phải được thông báo và ghi nhận. Do đó, thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý để duy trì hoạt động liên tục và minh bạch của chi nhánh.

2. Yêu cầu pháp lý trước khi tiến hành thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ những yêu cầu sau đây nhằm đảm bảo tên chi nhánh mới được chấp thuận và thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty diễn ra suôn sẻ:

• Tên chi nhánh dự kiến không trùng, không gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp hoặc chi nhánh khác đã đăng ký trong phạm vi cả nước, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tên phải được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm chữ số và ký hiệu, nhưng không được sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, trái đạo đức xã hội.
• Chi nhánh phải đang hoạt động hợp pháp, không bị đình chỉ, giải thể hay thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Mọi nghĩa vụ thuế, báo cáo định kỳ của chi nhánh phải được hoàn tất trước thời điểm nộp hồ sơ thay đổi tên.
• Doanh nghiệp phải ra quyết định bằng văn bản hoặc nghị quyết của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thay đổi tên chi nhánh, thể hiện rõ tên cũ, tên mới và lý do thay đổi.
• Người ký hồ sơ thay đổi tên chi nhánh phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp, kèm theo văn bản ủy quyền còn hiệu lực.

Những yêu cầu này đặt nền móng cho một bộ hồ sơ hợp lệ và tránh được các yêu cầu sửa đổi, bổ sung gây mất thời gian. Khi đảm bảo tất cả các điều kiện trên, doanh nghiệp mới nên chính thức triển khai các bước tiếp theo.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tư nhân mới nhất

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Hồ sơ đăng ký thay đổi tên chi nhánh được lập theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC, bao gồm các văn bản sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh (theo mẫu tại Phụ lục II-4 ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC). Văn bản này do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, nêu rõ tên chi nhánh hiện tại, tên chi nhánh mới dự kiến, địa chỉ chi nhánh và các thông tin liên quan.
• Quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu doanh nghiệp (đối với công ty TNHH một thành viên), hoặc nghị quyết, biên bản họp của Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên), hoặc nghị quyết, biên bản họp của Hội đồng quản trị (công ty cổ phần) về việc thay đổi tên chi nhánh. Nội dung cần thể hiện rõ sự đồng thuận và căn cứ thay đổi.
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực), kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền), trong đó ghi rõ nội dung công việc ủy quyền và thời hạn ủy quyền.

Lưu ý thực tế: trước khi soạn thảo, doanh nghiệp nên tra cứu tên dự kiến của chi nhánh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để chắc chắn tên không bị trùng. Các văn bản trong hồ sơ phải được ký đầy đủ, đóng dấu doanh nghiệp (nếu có) và sắp xếp theo thứ tự hợp lý. Việc sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ trực tuyến cũng được chấp nhận và ngày càng phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian đi lại.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi tên công ty trên chữ ký số chuẩn pháp lý

4. Chi phí thực hiện thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Chi phí dành cho thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty chủ yếu bao gồm lệ phí nhà nước và phí dịch vụ (nếu sử dụng đơn vị hỗ trợ). Theo quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC, lệ phí thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh được thu dựa trên biểu mức do Bộ Tài chính ban hành. Mức lệ phí hiện hành là 50.000 đồng cho mỗi lần nộp hồ sơ thay đổi.

Doanh nghiệp cần thanh toán lệ phí này khi nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Trường hợp hồ sơ bị từ chối, lệ phí không được hoàn trả, do đó việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu mang ý nghĩa tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí. Nếu doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ tư vấn trọn gói, mức phí dịch vụ sẽ được thỏa thuận riêng, phụ thuộc vào phạm vi công việc và mức độ phức tạp của hồ sơ.

5. Quy trình nộp hồ sơ thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Quy trình chuẩn để hoàn thành thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty gồm các bước sau, được sắp xếp logic nhằm đảm bảo tuân thủ đúng trình tự pháp luật:

Bước 1: Soạn thảo và kiểm tra hồ sơ

Doanh nghiệp soạn thảo đầy đủ các văn bản nêu tại mục 3 theo mẫu quy định. Kiểm tra kỹ nội dung kê khai, đặc biệt là tên chi nhánh mới, chữ ký và con dấu. Ở bước này, việc đối chiếu với cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp giúp phát hiện sớm xung đột tên và điều chỉnh kịp thời.

Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi chi nhánh đặt trụ sở. Phương thức trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng. Sau khi nộp, người nộp sẽ nhận được giấy biên nhận và mã hồ sơ để theo dõi tiến độ xử lý.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ bởi cơ quan đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp pháp của hồ sơ. Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc tên chi nhánh không đáp ứng điều kiện, cơ quan này ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp phải hoàn chỉnh và nộp lại trong thời hạn quy định, nếu không hồ sơ sẽ bị hủy.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Khi hồ sơ được chấp thuận, Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin tên chi nhánh mới vào cơ sở dữ liệu quốc gia và trả Thông báo xác nhận thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh. Doanh nghiệp nhận kết quả trực tiếp hoặc qua đường bưu điện nếu đã đăng ký. Ngay sau đó, chi nhánh mới có thể sử dụng tên đã thay đổi trên con dấu, biển hiệu, hợp đồng và các giao dịch khác.

6. Lý do lựa chọn Công ty dịch vụ kế toán ACC đồng hành cùng thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty

Doanh nghiệp thường chọn sử dụng dịch vụ hỗ trợ để giảm tải áp lực hành chính và đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên. Công ty dịch vụ kế toán ACC mang lại những giá trị thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí: Chúng tôi cung cấp gói dịch vụ trọn gói với chi phí hợp lý, minh bạch ngay từ đầu, giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách hiệu quả mà không phát sinh phụ phí bất ngờ.
• Đội ngũ chuyên gia am hiểu pháp lý: Các chuyên viên của ACC được đào tạo bài bản, liên tục cập nhật những thay đổi mới nhất của Luật Doanh nghiệp, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC, đảm bảo hồ sơ được soạn thảo chuẩn mực.
• Tư vấn chuyên sâu: Trước khi thực hiện, doanh nghiệp được phân tích chi tiết về tính khả thi của tên chi nhánh mới, khả năng xung đột tên và các rủi ro pháp lý tiềm ẩn, giúp lựa chọn phương án tối ưu nhất.
• Hỗ trợ toàn diện: ACC đồng hành từ khâu tra cứu tên, soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ cho đến khi nhận kết quả và bàn giao tận tay doanh nghiệp. Mọi vướng mắc phát sinh đều được giải quyết nhanh chóng qua hotline hoặc làm việc trực tiếp với cơ quan đăng ký.

Với sự hỗ trợ của ACC, thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty không còn là rào cản, mà trở thành một bước tiến thuận lợi trong chiến lược phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.

7. Câu hỏi thường gặp

Thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty có làm ảnh hưởng đến giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp không?

Không. Tên chi nhánh là thông tin định danh của đơn vị phụ thuộc, việc thay đổi tên chi nhánh không làm thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp chỉ cần thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để cập nhật thông tin chi nhánh, nhưng không phải điều chỉnh giấy phép kinh doanh chính.

Có phải thực hiện thủ tục thay đổi tên chi nhánh với cơ quan thuế ngay sau khi có xác nhận từ Sở Tài chính không?

Đúng. Sau khi Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật tên mới, cơ sở dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp được chia sẻ tự động sang cơ quan thuế. Tuy nhiên, để chắc chắn chi nhánh không bị gián đoạn nghĩa vụ kê khai, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ Chi cục Thuế nơi chi nhánh đóng trụ sở để xác nhận thông tin đã được đồng bộ và yêu cầu cập nhật nếu cần.

Tên chi nhánh mới có bị giới hạn bởi tên của doanh nghiệp mẹ không?

Tên chi nhánh mới phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” và có thể thêm phần mô tả riêng, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Phần mô tả không được trùng với tên doanh nghiệp khác hoặc gây nhầm lẫn. Như vậy, tên doanh nghiệp mẹ luôn là thành phần bắt buộc, đảm bảo tính liên kết pháp lý.

Thủ tục thay đổi tên chi nhánh công ty là một thủ tục hành chính quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định để duy trì hoạt động ổn định và hợp pháp. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm tối đa nguồn lực.