Thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần chi tiết nhất

Thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần là một trong những nghiệp vụ pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng vốn và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Việc am hiểu quy trình không chỉ giúp giao dịch đúng luật mà còn hạn chế rủi ro tranh chấp, đảm bảo quyền lợi các bên. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết.

Mục lục

1. Thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần chi tiết nhất

Thế chấp tài sản là biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự, trong đó bên thế chấp dùng tài sản thuộc sở hữu của mình để bảo đảm cho nghĩa vụ (theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, sửa đổi 2025).

Bước 1: Xin chủ trương và nghị quyết của cấp thẩm quyền nội bộ

Trước khi đàm phán với bên nhận thế chấp, công ty cần tổ chức họp Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông để ra nghị quyết.

Bước 2: Kiểm tra, định giá và xác minh tình trạng pháp lý của tài sản

Tài sản đưa vào thế chấp phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp, không bị tranh chấp, không bị kê biên, không thuộc diện cấm giao dịch và đang trong thời hạn sử dụng.

Bước 3: Soạn thảo và ký kết hợp đồng thế chấp

Hợp đồng phải được lập thành văn bản, nội dung bắt buộc gồm: thông tin bên thế chấp và bên nhận thế chấp, mô tả chi tiết tài sản (vị trí, số giấy tờ sở hữu, tình trạng), giá trị nghĩa vụ được bảo đảm, phương thức xử lý tài sản khi vi phạm nghĩa vụ.

Bước 4: Công chứng hoặc chứng thực hợp đồng

Đối với thế chấp bất động sản, hợp đồng bắt buộc phải được công chứng theo quy định pháp luật. Cơ quan tiếp nhận là các tổ chức hành nghề công chứng. Thời gian giải quyết thường từ 1 đến 2 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 5: Đăng ký giao dịch bảo đảm

Đây là bước quyết định để giao dịch phát sinh hiệu lực đối kháng với người thứ ba (theo Nghị định 21/2021/NĐ-CP). Cơ quan tiếp nhận khác nhau tùy loại tài sản: Bất động sản: Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Nông nghiệp và môi trường. Động sản (trừ tàu bay, tàu biển): Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm hoặc chi nhánh tại địa phương.

Bước 6: Hoàn tất và bảo quản hồ sơ

Hai bên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, lưu trữ bản chính hợp đồng công chứng, giấy chứng nhận đăng ký, biên bản họp nội bộ và các giấy tờ liên quan.

2. Những yêu cầu pháp lý trước khi thực hiện thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần

Tài sản thế chấp phải là đối tượng được phép giao dịch theo Bộ luật Dân sự 2015, sửa đổi 2025, không nằm trong diện bị cấm, bị hạn chế. Cụ thể:

Tài sản phải thuộc quyền sở hữu của công ty, được chứng minh bằng các giấy tờ hợp lệ như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký xe,…
Tài sản không có tranh chấp, không bị cơ quan có thẩm quyền ra quyết định kê biên, phong tỏa.
Nếu tài sản đang được dùng để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác, việc thế chấp tiếp theo chỉ hợp pháp khi có sự đồng ý bằng văn bản của bên nhận bảo đảm trước đó.

Xem thêm: Các loại nguồn vốn của doanh nghiệp hiện nay

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để thế chấp tài sản công ty cổ phần

Để thủ tục diễn ra suôn sẻ, công ty cần tập hợp đầy đủ các tài liệu sau:

Giấy đề nghị vay vốn kiêm đăng ký thế chấp.
Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty.
Nghị quyết của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc đồng ý sử dụng tài sản thế chấp.
Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật, hoặc văn bản ủy quyền.
Bản sao chứng thực Căn cước công dân/hộ chiếu của người ký hợp đồng.
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản: Sổ đỏ, sổ hồng; Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện…
Báo cáo tài chính năm gần nhất đã được kiểm toán
Biên bản định giá tài sản.
Dự thảo hợp đồng thế chấp.
Văn bản xác nhận tài sản không có tranh chấp, không bị cản trở giao dịch.

Xem thêm: Điều kiện người đứng đầu công ty cổ phần mới hiện nay

4. Chi phí thực hiện thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần

Doanh nghiệp cần dự trù các khoản phí phát sinh trong suốt quá trình, bao gồm:

Phí công chứng hợp đồng thế chấp: được tính trên giá trị tài sản hoặc nghĩa vụ được bảo đảm, theo biểu giá dịch vụ công chứng hiện hành.
Phí đăng ký giao dịch bảo đảm: dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, tùy thuộc loại tài sản (ví dụ bất động sản thường cao hơn động sản).
Phí thẩm định giá: nếu thuê tổ chức thẩm định độc lập, chi phí thường chiếm một tỷ lệ nhỏ trên giá trị tài sản, được thỏa thuận theo hợp đồng dịch vụ.
Phí dịch vụ pháp lý: nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng đơn vị tư vấn để soạn thảo hồ sơ, kiểm tra pháp lý.
Các chi phí hành chính khác: in ấn, sao y chứng thực, chi phí đi lại.

5. Những lưu ý khi tiến hành thế chấp tài sản công ty cổ phần để tránh rủi ro

Sai sót trong thế chấp có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, thậm chí giao dịch vô hiệu. Dưới đây là các khía cạnh cần chú trọng:

Kiểm tra tình trạng pháp lý kép: Dù tài sản không bị tranh chấp hay kê biên tại thời điểm định giá, nhưng nếu không tra cứu trên hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, có thể bỏ sót thông tin tài sản đã được dùng bảo đảm cho bên thứ ba mà chưa xóa đăng ký.
Đăng ký giao dịch bảo đảm đúng hạn: Nhiều doanh nghiệp chỉ dừng ở ký hợp đồng và công chứng, bỏ qua bước đăng ký, dẫn đến không được ưu tiên thanh toán nếu phát sinh tranh chấp.
Tài sản hình thành trong tương lai: Khi thế chấp tài sản chưa tồn tại (dự án nhà xưởng, dây chuyền máy móc…), hợp đồng phải mô tả kỹ thuật chi tiết về dự kiến hoàn thiện, đồng thời bổ sung thủ tục đăng ký bổ sung khi tài sản hoàn thành.
Thẩm quyền ký kết: Thiếu nghị quyết hợp lệ hoặc ký quá phạm vi đại diện có thể bị tòa án tuyên vô hiệu. Doanh nghiệp cần rà soát điều lệ, các quy định nội bộ trước khi tiến hành.
Xóa đăng ký bảo đảm sau khi tất toán: Đây là bước thường bị lãng quên nhưng rất quan trọng để giải phóng tài sản, tạo điều kiện cho các giao dịch tiếp theo.

6. Vì sao nên lựa chọn dịch vụ tư vấn thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần tại Công ty dịch vụ kế toán ACC

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong các giao dịch bảo đảm, Công ty dịch vụ kế toán ACC mang đến giải pháp toàn diện:

Tiết kiệm chi phí: Chúng tôi tối ưu hóa quy trình, giúp doanh nghiệp tránh những khoản phí phát sinh không đáng có và giảm thiểu nguy cơ bị từ chối hồ sơ.
Đội ngũ chuyên gia am hiểu pháp lý: Với nền tảng vững chắc về pháp luật doanh nghiệp và các văn bản như Bộ luật Dân sự 2015, sửa đổi 2025, Luật Các tổ chức tín dụng 2024, sửa đổi 2025.
Tư vấn chuyên sâu: Từ khâu khảo sát tài sản, soạn thảo hợp đồng, đến hoàn tất đăng ký giao dịch bảo đảm, mỗi công đoạn đều được phân tích kỹ lưỡng để hạn chế thấp nhất kẽ hở pháp lý.
Hỗ trợ toàn diện: Chúng tôi đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan đăng ký, theo dõi tiến độ và sẵn sàng xử lý các vấn đề phát sinh, kể cả hỗ trợ xóa đăng ký bảo đảm khi nghĩa vụ hoàn tất.

7. Câu hỏi thường gặp

Công ty cổ phần có bắt buộc phải có nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi thế chấp tài sản không?

Không. Nếu tài sản có giá trị từ 35% tổng tài sản trở lên (căn cứ báo cáo tài chính gần nhất) hoặc điều lệ công ty có quy định chặt chẽ hơn.

Đăng ký giao dịch bảo đảm thế chấp tài sản công ty cổ phần ở đâu?

Với bất động sản, thủ tục thực hiện tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện hoặc chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai. Với động sản thông thường, nộp hồ sơ tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm.

Hợp đồng thế chấp tài sản có bắt buộc phải công chứng không?

Đối với động sản, các bên có thể tự thỏa thuận, nhưng hầu hết các tổ chức tín dụng đều khuyến nghị công chứng để thuận lợi cho đăng ký giao dịch bảo đảm và tăng tính pháp lý cho hồ sơ.

Thủ tục thế chấp tài sản công ty cổ phần không hề đơn giản, đòi hỏi sự am tường pháp luật và kinh nghiệm thực tế. Để giao dịch diễn ra thuận lợi, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC – đối tác tin cậy cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu thời gian và bảo vệ vững chắc quyền lợi hợp pháp.

Công Ty Kế Toán ACC