Thủ tục thuế khi thay đổi tên công ty là bước bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện sau khi đã được Sở Tài chính cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết các bước thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro về xử phạt hành chính không đáng có.

1. Tìm hiểu chung về việc thay đổi tên doanh nghiệp

Việc thay đổi tên công ty là quyết định chiến lược giúp doanh nghiệp làm mới thương hiệu hoặc phù hợp với định hướng kinh doanh. Tuy nhiên, thay đổi tên không chỉ đơn thuần là chỉnh sửa trên giấy tờ hành chính mà còn kéo theo hàng loạt thay đổi về nghĩa vụ thuế và quản lý hóa đơn.

Hiểu rõ bản chất của việc thay đổi tên giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý hồ sơ nội bộ. Khi tên công ty thay đổi, mọi thông tin trên hóa đơn, tờ khai thuế, chữ ký số và các thông báo liên quan đến cơ quan thuế đều cần được cập nhật đồng bộ để đảm bảo tính pháp lý.

2. Điều kiện pháp lý khi thực hiện thay đổi tên công ty

Trước khi thực hiện các thủ tục tại cơ quan thuế, doanh nghiệp phải đảm bảo đã hoàn tất việc thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cụ thể:

• Tuân thủ Luật Doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp mới phải không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc.
• Hoàn tất thủ tục tại Sở Tài chính: Doanh nghiệp phải được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi, trong đó ghi nhận tên mới, trước khi bắt đầu các bước liên quan đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Đảm bảo nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các tờ khai, báo cáo thuế đến thời điểm thay đổi tên, không trong tình trạng bị cưỡng chế thuế hoặc đang trong quá trình thanh tra, kiểm tra mà chưa hoàn tất nghĩa vụ.
• Cập nhật thông tin quản lý: Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại các hợp đồng kinh tế, tài khoản ngân hàng và các văn bằng bảo hộ sở hữu trí tuệ liên quan để đảm bảo tên mới không vi phạm các quyền lợi về thương hiệu đã bảo hộ.

Xem thêm: Thủ tục đổi tên công ty TNHH hai thành viên trở lên mới

3. Hướng dẫn thủ tục thuế khi thay đổi tên công ty

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi theo Luật Quản lý thuế 2019. Quy trình cụ thể bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế 

Doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các tài liệu đã được quy định để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ này là căn cứ để cơ quan thuế thực hiện cập nhật tên mới vào hệ thống quản lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế 

Doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc nộp trực tuyến hiện nay được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thủ tục giấy tờ.

Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ, cơ quan thuế sẽ thực hiện cập nhật thông tin thay đổi tên công ty vào hệ thống dữ liệu. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đặt tên công ty TNHH 2 thành viên

4. Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi thông tin đăng ký thuế

Doanh nghiệp cần lưu ý kỹ danh mục dưới đây:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế: Sử dụng mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao có xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc bản sao có chứng thực (tùy yêu cầu cụ thể của từng địa phương).
• Bản sao văn bản quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên: Về việc thay đổi tên doanh nghiệp (cần chuẩn bị để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu).
• Thông báo về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp: Bản sao thông báo đã được Sở Tài chính chấp thuận.

5. Các công việc liên quan sau khi thay đổi tên công ty

Sau khi đã hoàn tất thủ tục về thuế, doanh nghiệp vẫn còn một số công việc quan trọng cần thực hiện để đồng bộ hóa hệ thống quản lý. Việc bỏ sót các bước này có thể gây khó khăn trong quá trình xuất hóa đơn hoặc giao dịch với đối tác.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi thông tin trên Chữ ký số (Token). Việc này rất quan trọng vì mọi tờ khai thuế điện tử sau khi đổi tên đều phải được ký bằng tên mới của doanh nghiệp. Bạn cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để thực hiện cập nhật thông tin doanh nghiệp theo Giấy phép kinh doanh mới.

Tiếp theo, doanh nghiệp phải điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020, doanh nghiệp cần thông báo thay đổi thông tin với cơ quan thuế và điều chỉnh thông tin trên phần mềm hóa đơn để khi xuất hóa đơn, tên công ty hiển thị đúng theo quy định hiện hành.

6. Thời gian và chi phí thực hiện

• Thời gian:

• Thời hạn thực hiện thủ tục với cơ quan thuế: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thời gian cơ quan thuế giải quyết: Thông thường từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Chi phí:

• Lệ phí nhà nước: Không thu lệ phí đối với thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế.
• Chi phí khác: Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của đơn vị tư vấn, chi phí sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của hồ sơ và phí dịch vụ của từng đơn vị.

7. Tại sao nên chọn dịch vụ tại Công ty dịch vụ kế toán ACC?

Công ty dịch vụ kế toán ACC tự hào là đơn vị uy tín với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn thuế và pháp lý doanh nghiệp. Việc sử dụng dịch vụ tại Công ty dịch vụ kế toán ACC giúp doanh nghiệp giải quyết thủ tục thuế khi thay đổi tên công ty một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp nhất.

Khi lựa chọn dịch vụ của ACC, quý khách hàng sẽ nhận được những lợi ích vượt trội như: đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm, nắm vững các quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP; quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng; cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối; tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Chúng tôi không chỉ làm thay bạn các thủ tục hành chính mà còn tư vấn các giải pháp tối ưu để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty trong quá trình kinh doanh.

8. Câu hỏi thường gặp

Thay đổi tên công ty có cần phải thay đổi con dấu không?

Không, theo Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi 2025, doanh nghiệp có quyền tự quyết về số lượng, hình thức và nội dung con dấu.

Nếu quên thực hiện thủ tục thay đổi tên với cơ quan thuế thì có bị phạt không?

Có. Việc chậm trễ hoặc không thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế trong thời hạn quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Sau khi đổi tên, tôi có cần phải thông báo cho ngân hàng không?

Có. Doanh nghiệp cần liên hệ với ngân hàng nơi mở tài khoản để thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên hồ sơ tài khoản thanh toán.

Thủ tục thuế khi thay đổi tên công ty là mắt xích quan trọng để duy trì hoạt động doanh nghiệp thông suốt. Liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để được hỗ trợ trọn gói một cách an toàn và hiệu quả nhất.