Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê máy xúc được hợp lệ khấu trừ thuế TNDN

Để chi phí thuê máy xúc từ cá nhân được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ và khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), công ty cần đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC C

ụ thể, chi phí phải gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp pháp và thực tế phát sinh. Vì bên cho thuê là cá nhân không phải doanh nghiệp, không có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi, bổ sung)

Nếu thu nhập từ cho thuê tài sản của cá nhân vượt 100 triệu đồng/năm, cá nhân phải kê khai nộp thuế GTGT  và TNCN nhưng công ty vẫn chịu trách nhiệm khấu trừ 10% thuế TNCN trên tổng giá trị hợp đồng nếu cá nhân không đăng ký kinh doanh ( được cập nhật bởi Thông tư 18/2026/TT-BTC). Việc không khấu trừ có thể dẫn đến chi phí không được hợp lệ, và công ty bị phạt.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Xem thêm: Người lao động làm việc tới 31/1 thì cắt giảm người phụ thuộc tới 01/2026 hay 02/2026 ạ?

Để chứng minh chi phí hợp lệ, công ty cần thu thập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau:

• Hợp đồng thuê máy xúc bằng văn bản, ghi rõ giá thuê 50 triệu đồng/tháng (chưa thuế), thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ các bên, ký bởi đại diện công ty và cá nhân cho thuê.
• Biên bản bàn giao máy xúc, xác nhận tình trạng tài sản và thời điểm sử dụng.
• Chứng từ thanh toán, ưu tiên chuyển khoản để dễ kiểm tra.
• Biên lai khấu trừ và nộp thuế TNCN thay, chứng minh công ty đã khấu trừ 10% thuế TNCN (tức 5 triệu đồng/tháng) và nộp vào ngân sách nhà nước.
• Giấy tờ chứng minh cá nhân cho thuê (CMND/CCCD, địa chỉ), nếu cá nhân đăng ký kinh doanh thì cần thêm giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Quy trình kê khai và khấu trừ thuế

Quy trình thực hiện theo Luật Thuế TNDN, Luật Thuế TNCN và Thông tư 18/2026/TT-BTC, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Ký hợp đồng và khấu trừ thuế ngay khi thanh toán

Ngay sau khi ký hợp đồng thuê, công ty lập bảng kê khấu trừ thuế TNCN và khấu trừ 10% trên giá trị thanh toán hàng tháng

 Nộp thuế thay cho cá nhân vào trước ngày 20 của tháng tiếp theo qua tài khoản thuế của công ty. Điều này đảm bảo chứng từ khấu trừ được coi là hóa đơn thay thế.

Bước 2: Ghi nhận chi phí vào sổ sách kế toán

Xem thêm: Anh chị trong nhóm cho em hỏi với ạ. Giám đốc bên em không hưởng lương, đóng bảo hiểm xã hội từ khi thành lập (năm 2021) đến giờ bằng tiền của giám đốc. Hiện giờ em muốn xin cấp mã đơn vị cho nhóm không hưởng lương để quản lý riêng thì có phải báo giảm giám đốc trước, sau đó lập hồ sơ 604 để xin cấp mã đơn vị nhóm không hưởng lương, rồi lại báo tăng mới giám đốc không ạ? Bác nào có kinh nghiệm chỉ giúp em với ạ, em cảm ơn.

Hàng tháng, hạch toán chi phí thuê vào tài khoản 627 hoặc 642 (chi phí quản lý), kèm chứng từ khấu trừ thuế. Tổng chi phí hợp lệ là 50 triệu đồng/tháng cộng phần thuế GTGT đầu vào nếu áp dụng (nếu cá nhân nộp thay), nhưng chủ yếu dựa vào chứng từ khấu trừ để khấu trừ TNDN.

Bước 3: Kê khai thuế TNCN và TNDN

• Kê khai thuế TNCN khấu trừ: Hàng quý hoặc năm qua tờ khai 05/KK-TNCN (nếu khấu trừ cho cá nhân không kinh doanh), nộp trước ngày 30 của quý sau hoặc ngày 31/3 năm sa
• Kê khai chi phí TNDN: Trong tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) hàng năm, liệt kê chi phí thuê trong Phụ lục 03-1A/TNDN, đính kèm chứng từ. Nếu không có chứng từ đầy đủ, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí, dẫn đến truy thu thuế

Bước 4: Lưu trữ và kiểm tra định kỳ

Lưu hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu cá nhân yêu cầu hoàn thuế TNCN, hỗ trợ họ kê khai quyết toán tại Chi cục Thuế địa phương.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp công ty tránh rủi ro bị loại chi phí, giảm số thuế TNDN phải nộp và tránh phạt hành chính. Đồng thời, đảm bảo minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ kiểm toán dễ dàng hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.