Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê văn phòng được tính là chi phí hợp lý theo quy định thuế TNDN

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 (Luật số 38/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025) chi phí thuê văn phòng từ cá nhân được coi là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau. Những chi phí này phải thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, và được chứng minh bằng hồ sơ, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.

Xem thêm: Bên em đang bị cơ quan thuế kiểm tra, họ yêu cầu giải trình khoản chi phí quảng cáo Facebook nhưng chỉ có sao kê ngân hàng và hóa đơn điện tử nước ngoài, vậy có đủ căn cứ không ạ?

• Có hợp đồng thuê tài sản hợp pháp: Hợp đồng phải được lập bằng văn bản, ghi rõ các nội dung cơ bản như đối tượng thuê, thời hạn, giá thuê, quyền và nghĩa vụ các bên, theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015. Hợp đồng này là cơ sở chứng minh tính hợp lý của giao dịch.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Việc chuyển khoản đủ số tiền thuê (20 triệu đồng/tháng) qua tài khoản ngân hàng là chứng từ hợp lệ, đáp ứng yêu cầu tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Chứng từ này phải ghi rõ nội dung thanh toán là tiền thuê văn phòng, kèm theo thông tin bên nhận.
• Chứng từ về nghĩa vụ thuế của bên cho thuê: Cá nhân cho thuê (chủ nhà) phải có mã số thuế cá nhân (MST) và kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ hoạt động cho thuê tài sản theo mức 10% trên doanh thu nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên (theo Luật Thuế TNCN 2007, sửa đổi bổ sung). Nếu chủ nhà chưa nộp thuế, doanh nghiệp vẫn có thể tính chi phí này vào chi phí hợp lý nếu cung cấp được biên bản cam kết của cá nhân về việc tự kê khai nộp thuế. Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện cá nhân không nộp thuế, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí này khỏi khoản trừ, dẫn đến truy thu thuế TNDN kèm phạt chậm nộp

Hồ sơ cần lưu trữ để chứng minh chi phí hợp lý

Để đảm bảo chi phí được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu sau theo thời hạn 10 năm ( Luật Quản lý thuế 2019):

Xem thêm: Doanh nghiệp em có đầu tư góp vốn vào công ty khác, cuối năm được chia lợi nhuận, vậy khoản này có phải kê khai thuế GTGT không ạ?

• Hợp đồng thuê văn phòng gốc hoặc bản sao có xác nhận.
• Sao kê chuyển khoản ngân hàng chứng minh thanh toán
• Biên bản bàn giao tài sản thuê (nếu có) và xác nhận tình trạng sử dụng văn phòng.
• Cam kết của cá nhân cho thuê về việc kê khai nộp thuế TNCN, kèm MST của họ.
• Các chứng từ liên quan khác như biên lai điện nước (nếu doanh nghiệp chịu trách nhiệm) để chứng minh sử dụng thực tế.

Nếu chủ nhà chưa nộp thuế, doanh nghiệp nên yêu cầu họ cung cấp giấy xác nhận nộp thuế từ cơ quan thuế địa phương hoặc hướng dẫn họ thực hiện kê khai qua ứng dụng eTax để tránh rủi ro. Trong trường hợp này, với chứng từ chuyển khoản đầy đủ, chi phí vẫn được tính là hợp lý ban đầu, nhưng cần bổ sung hồ sơ về nghĩa vụ thuế của cá nhân để tránh tranh chấp khi thanh tra.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế TNDN, giảm thiểu phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận (theo Luật Quản lý thuế 2019), đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chi phí. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.