Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện sử dụng hóa đơn và kê khai thuế

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, đối với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm dưới 100 triệu đồng thì được miễn nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, nếu doanh thu ước tính dưới 500 triệu đồng/năm nhưng đã xuất hóa đơn nhiều lần cho các công ty (dù chỉ đạt hơn 300 triệu đồng trong 3 quý đầu), cơ quan thuế có quyền yêu cầu đăng ký kê khai để xác định phương pháp tính thuế phù hợp, nhằm đảm bảo quản lý doanh thu thực tế và tránh tình trạng kê khai không đầy đủ. Việc này không bắt buộc chuyển sang hình thức doanh nghiệp nếu doanh thu chưa đạt ngưỡng, nhưng phải tuân thủ kê khai định kỳ để theo dõi hóa đơn điện tử bắt buộc từ ngày 01/7/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quy trình kê khai và sử dụng hóa đơn sau quý 1/2026

Xem thêm: Chào anh chị, em có nộp tờ khai 06/thu nhập cá nhân. Nhưng bị lỗi trả về do: (mã số thuế không tồn tại trên đăng ký thuế tại dòng số 0001). Bây giờ em nộp mới lại thì có cần điền thêm ở mục 24 không ạ. Bên cạnh đó hiện tại em nộp bằng cách kê khai trực tuyến chứ không nộp bằng file xml được ạ. Nhờ anh chị hỗ trợ giúp em với. Em cảm ơn.

Vì câu hỏi liên quan đến việc tiếp tục sử dụng hóa đơn sau quý 1/2026, dưới đây là hướng dẫn quy trình cơ bản để đảm bảo tuân thủ, dựa trên các quy định hiện hành chưa có thay đổi lớn đến thời điểm đó (lưu ý theo dõi cập nhật từ Luật Thuế GTGT sửa đổi nếu có hiệu lực mới).

Bước 1: Đăng ký phương pháp kê khai thuế

Sau khi cơ quan thuế yêu cầu (tháng 5/2025), Anh/Chị cần nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế (mẫu theo Thông tư 86/2024/TT-BTC).
• Bản sao giấy tờ chứng minh tư cách kinh doanh (giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký hộ kinh doanh).
• Danh sách hóa đơn đã xuất trong kỳ (nếu yêu cầu).

Quy trình này giúp xác định phương pháp kê khai, với thời hạn xử lý trong 3 ngày làm việc theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm, có thể áp dụng miễn thuế TNCN nhưng vẫn phải kê khai doanh thu để quản lý.

Bước 2: Tiếp tục sử dụng và kê khai hóa đơn định kỳ

Xem thêm: Cho em xin ít kinh nghiệm về doanh nghiệp làm ngành cho thuê nhà trọ với ạ, bên em thuê lại nhà từ chủ nhà rồi tự set up giường, tủ, điều hòa, sửa chữa lại và chia phòng cho người đi làm, sinh viên thuê theo hợp đồng 6–12 tháng, vậy trong trường hợp này mã ngành nghề đăng ký nên là lưu trú hay cho thuê bất động sản ạ; ngoài tiền thuê phòng thì bên em còn thu thêm tiền dịch vụ hằng tháng như dọn vệ sinh, điện, internet, máy giặt… tính theo đầu người, không biết cách làm như vậy có phù hợp và cần lưu ý gì thêm không ạ.

Sau khi đăng ký, Anh/Chị có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử thông qua phần mềm đăng ký với Tổng cục Thuế (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), không cần ngưng sử dụng trừ khi cơ quan thuế thu hồi mã số thuế. Từ quý 1/2026, kê khai thuế GTGT và thu nhập cá nhân (TNCN) hàng quý hoặc tháng qua hệ thống iHTKK hoặc eTax, với doanh thu ước dưới 500 triệu đồng/năm vẫn áp dụng phương pháp phù hợp. Nếu vi phạm kê khai sai, mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Theo dõi và điều chỉnh doanh thu

Hàng năm, Anh/Chị cần rà soát doanh thu thực tế qua báo cáo hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế. Nếu doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, phải nộp thuế GTGT theo tỷ lệ 1-5% trên doanh thu (theo Luật Thuế GTGT 2024). Không có quy định bắt buộc ngưng hóa đơn theo "luật mới" đến 2026, miễn là tuân thủ đăng ký và kê khai đúng hạn, tránh phạt chậm nộp trên số thuế chậm nộp.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo minh bạch giao dịch và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, hỗ trợ Anh/Chị duy trì hoạt động kinh doanh ổn định mà không bị gián đoạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.