Tờ khai hải quan là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và đảm bảo hàng hóa được thông quan suôn sẻ. Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc hiểu rõ về tờ khai này không chỉ giúp tránh các sai sót pháp lý mà còn tối ưu hóa chi phí logistics. Cùng Công ty kế toán ACC khám phá chi tiết.

1. Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan là chứng từ do người khai hải quan (doanh nghiệp hoặc cá nhân) lập để khai báo thông tin về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh với cơ quan hải quan. Tờ khai này có thể được thực hiện dưới dạng điện tử hoặc giấy, tùy theo quy định của cơ quan hải quan. Tờ khai giúp xác minh thông tin hàng hóa, xác định thuế suất, và các loại phí liên quan, đồng thời phục vụ công tác kiểm tra và giám sát của cơ quan nhà nước.

Việc lập và nộp tờ khai hải quan phải tuân theo các quy định tại Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Thông tư 38/2015/TT-BTC. Các văn bản này quy định về việc khai báo hải quan, các yêu cầu về thông tin tờ khai, cũng như các trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ.

Tờ khai hải quan không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu, bảo vệ quyền lợi quốc gia và doanh nghiệp. Nó giúp cơ quan hải quan xác định mức thuế và phí phải thu, đồng thời kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa. Đối với doanh nghiệp, tờ khai giúp giảm thiểu các rủi ro pháp lý, tránh vi phạm các quy định và đảm bảo thông quan nhanh chóng.

2. Vai trò của tờ khai hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu

Tờ khai hải quan là công cụ quan trọng giúp cơ quan hải quan thực hiện việc kiểm soát hàng hóa, xác định mã HS và tính toán các khoản thuế, phí phải nộp. Việc không có tờ khai hải quan hợp lệ sẽ dẫn đến việc hàng hóa không thể thông quan, gây gián đoạn chuỗi cung ứng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, đặc biệt đối với các mặt hàng có yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt như thực phẩm, hóa chất hay thiết bị công nghệ cao. Điều này giúp ngăn ngừa gian lận thương mại và bảo vệ lợi ích của thị trường trong nước. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng tờ khai để tận dụng các ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại quốc tế như CPTPP và EVFTA.

Tờ khai hải quan còn đóng vai trò trong việc tối ưu hóa quy trình logistics, giúp giảm thời gian lưu kho, chi phí phát sinh và tăng cường hiệu quả vận chuyển. Việc chuẩn bị tờ khai chính xác và đầy đủ giúp giảm thiểu các sai sót và tối ưu hóa thời gian thông quan, từ đó nâng cao năng suất và giảm chi phí vận hành.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn cách đăng ký nộp thuế hải quan điện tử mới

3. Quy trình nộp tờ khai hải quan

Để hàng hóa được thông quan hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình nộp tờ khai hải quan theo quy định của cơ quan quản lý. Quy trình này bao gồm nhiều bước từ chuẩn bị thông tin, lập tờ khai điện tử cho đến xử lý và lưu trữ chứng từ sau thông quan. Việc nắm rõ từng bước sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và đăng ký tài khoản

Trước khi thực hiện việc nộp tờ khai hải quan, doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử VNACCS. Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin về mã số thuế, ngành nghề kinh doanh, và các giấy tờ liên quan. Giai đoạn này có thể mất từ 1 đến 3 ngày và đóng vai trò quan trọng trong việc tránh sai sót trong các bước sau.

Bước 2: Lập và truyền tờ khai

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan để lập tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, bao gồm các thông tin như mô tả hàng hóa, mã HS, số lượng, giá trị và các loại thuế liên quan. Tờ khai cần được ký điện tử bằng chữ ký số hợp lệ trước khi truyền qua hệ thống. Việc truyền tờ khai qua hệ thống hải quan giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình.

Bước 3: Xử lý và thông quan

Sau khi tờ khai được truyền, cơ quan hải quan sẽ phân luồng tờ khai theo mức độ rủi ro. Các luồng xử lý bao gồm: luồng xanh (thông quan ngay), luồng vàng (kiểm tra chứng từ) và luồng đỏ (kiểm tra hàng hóa). Tùy theo luồng, doanh nghiệp có thể nhận quyết định thông quan nhanh chóng hoặc phải chịu kiểm tra thêm.

Bước 4: Lưu trữ và theo dõi sau thông quan

Doanh nghiệp cần lưu trữ tờ khai và các chứng từ liên quan ít nhất 5 năm theo quy định của pháp luật. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi các giao dịch và chuẩn bị các báo cáo thuế hàng năm. Nếu có kiểm tra sau thông quan, tờ khai sẽ là cơ sở để xác minh tính hợp pháp của hàng hóa.

>> Đọc thêm: Biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất

4. Các lưu ý khi lập và nộp tờ khai hải quan

Trong quá trình lập và nộp tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tính chính xác của thông tin và việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan. Những sai sót nhỏ trong khai báo có thể dẫn đến việc tờ khai bị từ chối, chậm thông quan hoặc phát sinh các khoản xử phạt hành chính. Vì vậy, việc hiểu rõ các lưu ý quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng và đúng quy định.

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin

Việc khai sai thông tin trên tờ khai hải quan có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm phạt hành chính từ 20% đến 100% giá trị hàng hóa, hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có hành vi gian lận. Doanh nghiệp cần chú ý đến việc khai đúng mã HS, vì đây là yếu tố quyết định thuế suất và các quy định kiểm dịch áp dụng.

• Khai báo đầy đủ chứng từ hỗ trợ

Khi lập tờ khai, doanh nghiệp phải khai báo đầy đủ các chứng từ hỗ trợ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ (C/O), và các giấy phép, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có). Những tài liệu này không chỉ giúp xác minh tính hợp pháp của hàng hóa mà còn hỗ trợ việc hưởng các ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do.

• Chú ý các thay đổi pháp lý

Các thay đổi pháp lý trong việc lập tờ khai hải quan, như các sửa đổi trong Nghị định 59/2018/NĐ-CP, cần được doanh nghiệp theo dõi thường xuyên để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Việc nắm bắt thông tin pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh các sai sót trong quá trình khai báo và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.

• Sử dụng phần mềm khai hải quan chuyên nghiệp

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm khai hải quan chuyên nghiệp để giảm thiểu sai sót trong quá trình lập và truyền tờ khai. Các phần mềm như VNACCS hoặc ECUS5VNACCS sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác. Các phần mềm này cũng giúp doanh nghiệp theo dõi kết quả xử lý tờ khai và nhận thông báo kịp thời từ cơ quan hải quan.

5. Câu hỏi thường gặp

Tờ khai hải quan có thể nộp muộn không?

Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, tờ khai hải quan phải được nộp trước khi hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn quy định, tuy nhiên, trong trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp có thể xin gia hạn nộp tờ khai.

Làm thế nào nếu tờ khai hải quan bị từ chối?

Nếu tờ khai hải quan bị từ chối, doanh nghiệp cần nhanh chóng sửa chữa các sai sót theo thông báo từ cơ quan hải quan và nộp lại tờ khai sửa đổi trong thời gian quy định. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, thời gian tối đa để sửa chữa và nộp lại tờ khai là 60 ngày kể từ ngày nhận thông báo từ chối.

Ai có trách nhiệm đối với thông tin trên tờ khai hải quan?

Theo Nghị định 59/2018/NĐ-CP, người khai hải quan (doanh nghiệp hoặc cá nhân) chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của thông tin trên tờ khai. Dù doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đại lý hải quan thực hiện việc khai báo, nhưng cuối cùng doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm về thông tin và chứng từ liên quan đến tờ khai.

Tờ khai hải quan là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của các hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình. Việc nắm vững quy định từ Luật Hải quan 2014 và các văn bản liên quan sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt. Để được hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục hải quan và kế toán, hãy liên hệ Công ty kế toán ACC ngay hôm nay, đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng bạn trong mọi giao dịch thương mại.