Trả lại giấy phép kinh doanh là thủ tục pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi chấm dứt hoạt động tại một địa điểm kinh doanh hoặc ngừng hoạt động toàn bộ. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý phát sinh mà còn đảm bảo nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác được xử lý dứt điểm. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, bài viết dưới đây, Công ty dịch vụ kế toán sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết.

1. Thủ tục trả lại giấy phép kinh doanh chuẩn pháp lý

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo danh mục đã nêu tại mục 3. Cần kiểm tra kỹ thông tin trên Thông báo chấm dứt hoạt động, đảm bảo khớp với thông tin đăng ký ban đầu và tình trạng thực tế của đơn vị phụ thuộc.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và cập nhật tình trạng pháp lý của đơn vị phụ thuộc trên hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận được xác nhận về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp lại con dấu (nếu có) cho cơ quan công an nơi đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

2. Các trường hợp phải trả lại giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả lại giấy phép kinh doanh trong các trường hợp sau đây:

• Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh theo quyết định của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác và phải thực hiện thủ tục đăng ký mới.
• Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn và không có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại địa điểm đã đăng ký.

Trong mỗi trường hợp, doanh nghiệp cần xác định rõ loại giấy phép cần trả lại là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hay Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Xem thêm: Thủ tục sang tên giấy phép kinh doanh chuẩn pháp lý

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi trả lại giấy phép kinh doanh

Để thực hiện thủ tục trả lại giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh theo mẫu quy định.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh (bản gốc).
• Quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc chấm dứt hoạt động của đơn vị phụ thuộc.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc chấm dứt hoạt động (nếu có).
• Văn bản xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

Lưu ý thực tế: Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội tại đơn vị phụ thuộc trước khi nộp hồ sơ. Việc chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế có thể khiến hồ sơ bị từ chối tiếp nhận hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Xem thêm: Bán hàng trên Lazada có cần giấy phép kinh doanh không? Chi tiết

4. Chi phí thực hiện trả lại giấy phép kinh doanh

Theo quy định hiện hành, thủ tục trả lại giấy phép kinh doanh đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký. Doanh nghiệp không phải nộp bất kỳ khoản phí nhà nước nào khi thực hiện thủ tục này.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các chi phí phát sinh liên quan như:

• Chi phí hoàn tất nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội tại đơn vị phụ thuộc (nếu còn nợ).
• Chi phí thuê dịch vụ tư vấn, hỗ trợ thực hiện thủ tục nếu doanh nghiệp không tự thực hiện.
• Chi phí công chứng, chứng thực các giấy tờ trong hồ sơ (nếu có yêu cầu).

5. Dịch vụ trả lại giấy phép kinh doanh tại Công ty dịch vụ kế toán

Sử dụng dịch vụ trả lại giấy phép kinh doanh tại Công ty dịch vụ kế toán mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không phải phát sinh chi phí đi lại, chi phí nhân sự tự thực hiện thủ tục và tránh được các khoản phạt do sai sót hồ sơ.
• Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên có chuyên môn sâu về pháp lý doanh nghiệp, am hiểu quy trình và thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất.
• Tư vấn chuyên sâu: Doanh nghiệp được tư vấn chi tiết về các trường hợp phải trả lại giấy phép, hồ sơ cần chuẩn bị và các nghĩa vụ pháp lý liên quan trước khi thực hiện.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý đến khi nhận kết quả, doanh nghiệp được hỗ trợ trọn gói.
• Đảm bảo đúng hạn: Hồ sơ được xử lý nhanh chóng, đúng thời hạn quy định, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.

6. Câu hỏi thường gặp

Thời gian giải quyết thủ tục trả lại giấy phép kinh doanh là bao lâu?

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, thời gian giải quyết thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trả lại giấy phép kinh doanh qua mạng không?

Có. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Sau khi nộp qua mạng, doanh nghiệp nhận được biên nhận và theo dõi tiến độ xử lý trực tuyến.

Nếu không trả lại giấy phép kinh doanh khi chấm dứt hoạt động thì bị xử phạt như thế nào?

Theo quy định tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định.

Trả lại giấy phép kinh doanh là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình và thời hạn để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Để được hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Công ty dịch vụ kế toán để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ toàn diện.