Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về trả lương net và nộp thay thuế TNCN cho nhân viên nước ngoài

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007 (Luật số 04/2007/QH12, được sửa đổi, bổ sung bởi các luật sau), nhân viên nước ngoài thường được coi là cá nhân không cư trú tại Việt Nam nếu thời gian lưu trú dưới 183 ngày/năm hoặc không đáp ứng điều kiện cư trú. Trong trường hợp trả lương net (lương thực nhận sau khi trừ thuế), công ty có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên theo mức thuế suất lũy tiến từng phần hoặc tỷ lệ cố định (thường 20% đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân không cư trú theo Điều 25 Luật Thuế TNCN 2007). Phần thuế TNCN này được coi là khoản thu nhập chịu thuế của nhân viên, và công ty nộp thay không làm thay đổi bản chất là chi phí liên quan đến lao động.

Việc tính phần thuế TNCN nộp thay vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Xem thêm: Bên em ký hợp đồng thuê xe dài hạn 3 năm, thanh toán từng tháng, vậy chi phí có cần phân bổ trước không?

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, các khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản đóng góp thay cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 4 Luật Thuế TNDN. Cụ thể, phần thuế TNCN công ty nộp thay cho nhân viên nước ngoài được xem là một phần của chi phí tiền lương hợp lý, trực tiếp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế TNCN) quy định rõ tại Điều 18 rằng, khi doanh nghiệp nộp thay thuế cho cá nhân không cư trú, khoản này phải được kê khai đầy đủ trong tờ khai thuế TNCN và có chứng từ hợp pháp để làm cơ sở hạch toán chi phí. Do đó, phần thuế nộp thay được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), miễn là không vượt quá mức quy định và có liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Điều kiện để phần thuế TNCN nộp thay được chấp nhận là chi phí được trừ

Để đảm bảo phần thuế TNCN nộp thay được cơ quan thuế chấp nhận trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện sau theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và Luật Thuế TNDN 2025:

Xem thêm: Doanh nghiệp lỡ nộp thừa tiền thuế TNDN quý trước, sang quý này có được tự bù trừ không ạ?

• Phải có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận bằng văn bản với nhân viên nước ngoài, quy định rõ hình thức trả lương net và trách nhiệm nộp thay thuế TNCN.
• Có chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp pháp, bao gồm:
• Phiếu khấu trừ thuế TNCN (mẫu 02/TNCN theo Thông tư 111/2013/TT-BTC).
• Chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước (biên lai nộp thuế hoặc sao kê ngân hàng).
• Bảng lương chi tiết thể hiện phần lương gross (bao gồm thuế nộp thay) và lương net thực trả.
• Khoản chi phải hợp lý, phù hợp với mức lương thị trường và không vượt quá giới hạn quy định tại Điều 4 Thông tư 111/2013/TT-BTC (ví dụ: thu nhập từ tiền lương của cá nhân không cư trú chịu thuế suất 20%, và tổng chi phí không được dùng để tạo lợi thế cạnh tranh bất hợp pháp).
• Doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ trong báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán thuế TNDN hàng năm, đồng thời lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật kế toán.

Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, phần thuế nộp thay có thể bị loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN và có thể bị phạt hành chính trên số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt cụ thể tùy mức độ vi phạm).

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, tránh rủi ro kiểm tra và phạt từ cơ quan thuế, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho nhân viên nước ngoài. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín và hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.