Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Việc hạch toán tiền bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) được quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Luật Công đoàn 2024 và các hướng dẫn thi hành như Nghị định 146/2018/NĐ-CP, Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải trích nộp BHXH, BHYT, BHTN (bảo hiểm thất nghiệp) hàng tháng dựa trên tiền lương làm căn cứ đóng, với tỷ lệ nhân viên đóng 10,5% (8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN) và doanh nghiệp đóng 21,5% (14% BHXH, 3% BHYT, 3,5% BHTN, bao gồm cả kinh phí công đoàn 2%).

Tỷ lệ trích và căn cứ đóng

• Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, BHYT là mức lương cơ bản cộng các khoản phụ cấp cố định theo hợp đồng lao động, không vượt mức trần quy định (20 lần mức lương cơ sở, hiện là 36.000.000 đồng/tháng từ ngày 01/7/2024 theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP).
• Phần trích từ lương nhân viên: Doanh nghiệp khấu trừ trực tiếp từ tiền lương trước khi chi trả, đảm bảo quyền lợi người lao động theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
• Phần đóng của doanh nghiệp: Là chi phí hợp lý, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, không khấu trừ từ lương nhân viên.

Quy trình hạch toán BHXH, BHYT

Xem thêm: Công ty em mua một lô hàng trị giá 100 triệu, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán. Sau đó được nhà cung cấp giảm giá 5% do mua với số lượng lớn. Em hạch toán khoản giảm giá này như thế nào trên sổ sách?

Hạch toán được thực hiện trên hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, sử dụng tài khoản 3387 (Chi phí phải trả – BHXH, BHYT, BHTN). Quy trình bao gồm các bước sau:

Bước 1: Trích phần đóng của nhân viên từ tiền lương

Tại thời điểm tính lương hàng tháng, doanh nghiệp ghi nhận khoản khấu trừ từ lương nhân viên. Bút toán: Nợ TK 334 (Phải trả người lao động) – số tiền trích 10,5% tiền lương; Có TK 3387 (BHXH, BHYT, BHTN) – tương ứng số tiền trích. Ví dụ, với lương 10.000.000 đồng, trích 1.050.000 đồng (8% BHXH: 800.000 đồng; 1,5% BHYT: 150.000 đồng; 1% BHTN: 100.000 đồng). Việc này đảm bảo phản ánh đúng nghĩa vụ khấu trừ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Bước 2: Ghi nhận phần đóng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tính và ghi nhận phần đóng của mình như chi phí quản lý doanh nghiệp. Bút toán: Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) – số tiền đóng 21,5% tiền lương; Có TK 3387 – tương ứng số tiền. Với ví dụ trên, phần doanh nghiệp đóng 2.150.000 đồng (14% BHXH: 1.400.000 đồng; 3% BHYT: 300.000 đồng; 3,5% BHTN: 350.000 đồng, bao gồm 2% kinh phí công đoàn theo Luật Công đoàn 2024). Khoản này được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nếu chứng từ hợp lệ.

Bước 3: Theo dõi và nộp BHXH, BHYT cho cơ quan bảo hiểm

Xem thêm: Mình muốn hỏi về trường hợp mua hàng hóa nhưng nhà cung cấp giao thiếu, sau đó họ giao bù vào tháng sau. Khi nhận hàng bù, em hạch toán bổ sung thế nào cho đúng?

Hàng tháng, doanh nghiệp tổng hợp số dư TK 3387 (tổng phần nhân viên + doanh nghiệp) và nộp cho cơ quan BHXH trước ngày cuối cùng của tháng sau (theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024). Bút toán nộp: Nợ TK 3387 – toàn bộ số phải nộp; Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) – số tiền thực nộp. Nếu chậm nộp, phạt trên số tiền chậm theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Bước 4: Kết chuyển và báo cáo cuối kỳ

Cuối tháng hoặc quý, kết chuyển TK 3387 về TK 642 nếu cần điều chỉnh chi phí. Doanh nghiệp phải lập báo cáo BHXH gửi cơ quan bảo hiểm và lưu trữ chứng từ (bảng kê trích nộp, biên lai nộp) để quyết toán thuế, tránh rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc BHXH.

Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính nếu kê khai sai hoặc chậm nộp theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, đồng thời đảm bảo quyền lợi lao động và tối ưu hóa chi phí kế toán.

Việc tuân thủ quy định hạch toán BHXH, BHYT không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các chế tài pháp lý mà còn nâng cao uy tín, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.