Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) năm 2025 và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện sau:

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi nếu bán hàng qua nhiều kênh khác nhau mà mỗi kênh thống kê một kiểu thì khi tổng hợp lại nên dựa vào nguồn nào là chính?

• Khoản phải thu phải được xác định là khó đòi dựa trên bằng chứng cụ thể về khả năng không thu hồi được, chẳng hạn như khách hàng phá sản, mất tích hoặc có dấu hiệu mất khả năng thanh toán kéo dài.
• Doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp đòi nợ hợp lý trước khi trích lập, và mức trích lập không vượt quá tỷ lệ quy định (thường từ 30% đến 70% tùy theo thời gian quá hạn và tình trạng khoản nợ).
• Việc trích lập phải được ghi nhận trên sổ sách kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN.

Nếu không đáp ứng, khoản trích lập sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ chứng minh cần thiết

Để khoản trích lập được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Các giấy tờ cụ thể bao gồm:

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi nếu có những khoản thu nhỏ lẻ khách còn thiếu vài nghìn rồi hẹn bù sau thì có cần ghi lại không ạ?

• Hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng hoặc chứng từ giao dịch gốc chứng minh khoản phải thu phát sinh.
• Biên bản đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng, xác nhận số dư nợ tại thời điểm trích lập.
• Các văn bản thông báo đòi nợ (ít nhất 2 lần, cách nhau ít nhất 6 tháng) gửi đến khách hàng qua đường bưu điện hoặc hình thức chính thức khác.
• Bằng chứng về tình trạng khó đòi của khách hàng, như quyết định tuyên bố phá sản từ Tòa án nhân dân (theo Luật Phục hồi, phá sản 2025), giấy xác nhận mất tích từ cơ quan công an, hoặc báo cáo tài chính của khách hàng cho thấy mất khả năng thanh toán.
• Quyết định trích lập dự phòng của doanh nghiệp (do Ban Giám đốc ban hành), kèm theo phân tích rủi ro và mức trích lập cụ thể.
• Sổ sách kế toán chi tiết ghi nhận khoản dự phòng, bao gồm các bút toán liên quan.

Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế, đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro bị truy thu thuế.

Việc tuân thủ đầy đủ quy định giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, tránh phạt hành chính trên số thuế truy thu theo Luật Quản lý thuế 2019, đồng thời nâng cao quản lý rủi ro tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.