Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý liên quan

Việc ghi nhận chi phí lương thưởng cuối năm được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm Bộ luật Lao động 2019 (quy định về tiền lương, thưởng và các khoản chi trả cho người lao động), Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, áp dụng nguyên tắc kế toán dồn tích) và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Theo nguyên tắc dồn tích tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí khi phát sinh nghĩa vụ kinh tế, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán thực tế. Do đó, chi phí thưởng cuối năm có thể được trích trước trong báo cáo tài chính năm cũ nếu đáp ứng các điều kiện nhất định, thay vì bắt buộc chờ quyết định chính thức từ hội đồng quản trị (HĐQT).

Điều kiện để trích trước chi phí thưởng

Để trích trước chi phí lương thưởng cuối năm, doanh nghiệp cần chứng minh rằng nghĩa vụ chi trả đã phát sinh thực tế trong kỳ kế toán năm cũ, dựa trên kết quả kinh doanh và cam kết nội bộ. Cụ thể:

Xem thêm: Khi doanh nghiệp nhận trước tiền thuê tài sản cho nhiều năm nhưng hợp đồng cho phép bên thuê chấm dứt trước hạn trong một số điều kiện, vậy phần doanh thu chưa thực hiện có cần đánh giá lại khả năng thực hiện hợp đồng mỗi năm không?

• Phải có cơ sở hợp lý từ quy chế lương thưởng nội bộ hoặc biên bản họp HĐQT sơ bộ, chứng tỏ quyết định thưởng đã được thảo luận và dự kiến phê duyệt (theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, thưởng dựa trên kết quả kinh doanh năm).
• Ước tính số tiền thưởng phải dựa trên dữ liệu tài chính thực tế của năm cũ, như lợi nhuận sau thuế hoặc doanh thu, và được ghi nhận vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 theo hệ thống tài khoản kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC).
• Nếu quyết định chính thức chỉ ban hành đầu năm sau, việc trích trước vẫn hợp lệ nếu không có yếu tố bất ngờ làm thay đổi nghĩa vụ (ví dụ: lỗ lớn hoặc thay đổi chính sách). Trường hợp không có cơ sở sơ bộ, doanh nghiệp bắt buộc phải chờ quyết định để ghi nhận, tránh rủi ro điều chỉnh báo cáo tài chính sau này theo quy định kiểm toán tại Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Quy trình ghi nhận chi phí thưởng

Bước 1: Xác định cơ sở trích trước

Doanh nghiệp đánh giá kết quả kinh doanh năm cũ và tham chiếu quy chế thưởng nội bộ để ước tính số tiền. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, ghi nợ TK 642 (chi phí quản lý) và có TK 352 (phải trả người lao động) với giá trị ước tính, kèm theo thuyết minh chi tiết trong báo cáo tài chính để đảm bảo tính minh bạch.

Bước 2: Lập chứng từ nội bộ

Soạn biên bản họp sơ bộ HĐQT hoặc công văn nội bộ xác nhận cam kết thưởng, làm cơ sở kế toán. Nếu thiếu, chờ quyết định chính thức để tránh sai sót, đồng thời lưu trữ hồ sơ theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019.

Bước 3: Điều chỉnh sau phê duyệt

Xem thêm: Trong tình huống phát sinh khoản nợ tiềm tàng do vụ kiện đang chờ phán quyết của tòa án, vậy tại thời điểm lập báo cáo tài chính có bắt buộc phải ghi nhận dự phòng nếu khả năng thua kiện chưa được xác định chắc chắn không?

Khi có quyết định chính thức đầu năm sau, kiểm tra và điều chỉnh số dư nếu cần (tăng/giảm chi phí năm mới). Báo cáo tài chính năm cũ không bị ảnh hưởng nếu trích trước đã hợp lý, giúp tuân thủ nguyên tắc nhất quán tại Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Rủi ro nếu ghi nhận không đúng

Nếu trích trước mà không có cơ sở, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế điều chỉnh, dẫn đến phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngược lại, chờ quyết định có thể làm chậm trễ báo cáo, nhưng đảm bảo tính chính xác và tránh tranh chấp lao động theo Bộ luật Lao động 2019.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy. Đồng thời, nó hỗ trợ duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên và cơ quan quản lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.