Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý hàng mẫu theo quy định thuế GTGT

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) 2024, hàng hóa xuất khẩu dưới dạng mẫu thử, hàng mẫu dùng để quảng cáo, khuyến mại mà không thu tiền không được coi là đối tượng chịu thuế GTGT. Do đó, giá trị hàng mẫu không phải kê khai và tính vào doanh thu chịu thuế GTGT, miễn là chúng được sử dụng đúng mục đích hợp pháp như giới thiệu sản phẩm cho khách hàng dùng thử. Tuy nhiên, nếu việc xuất hàng mẫu diễn ra thường xuyên và giá trị lớn mà không chứng minh được tính chất phi thương mại, cơ quan thuế có thể kiểm tra và yêu cầu điều chỉnh, dẫn đến tính thuế bổ sung kèm phạt hành chính trên số thuế chậm nộp theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 15).

Xử lý hàng mẫu theo quy định thuế TNDN

Xem thêm: Hộ kinh doanh nhóm 3 khi mua tài sản cố định như tủ đông 80 triệu thì có được phân bổ chi phí nhiều năm không hay tính 1 lần?

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), theo Luật Thuế TNDN 2025, chi phí hàng mẫu được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, nếu chứng minh được tính hợp lý và liên quan đến hoạt động kinh doanh. Giá trị hàng mẫu không được coi là doanh thu, nhưng doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ để khấu trừ chi phí, tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế. Nếu cơ quan thuế xác định việc xuất hàng mẫu là hình thức che giấu doanh thu thực tế, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế TNDN với mức phạt theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 142), tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

Điều kiện để không bị tính thuế

Để tránh rủi ro bị cơ quan thuế coi hàng mẫu là doanh thu, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC:

• Hàng mẫu phải phục vụ mục đích quảng cáo, thử nghiệm sản phẩm, không nhằm mục đích bán hàng trá hình.
• Giá trị hàng mẫu không vượt quá mức hợp lý so với quy mô kinh doanh (thường dưới 10% doanh thu hàng năm, tùy ngành nghề).
• Không thu bất kỳ khoản tiền nào từ khách hàng, kể cả dưới hình thức hoàn tiền sau.
• Việc xuất hàng phải được ghi nhận rõ ràng trong sổ sách kế toán, không lặp lại với cùng một khách hàng quá thường xuyên để tránh nghi ngờ.

Xem thêm: Hkd nhóm 1 có bắt buộc phải lập sổ quỹ tiền mặt riêng không hay chỉ cần theo dõi trên file excel là được?

Hồ sơ chứng minh cần thiết

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau để chứng minh tính hợp pháp của hàng mẫu, theo yêu cầu tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 10):

• Biên bản giao nhận hàng mẫu giữa doanh nghiệp và khách hàng, nêu rõ mục đích sử dụng và cam kết không thu tiền.
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận quảng cáo/khuyến mại với khách hàng, nếu có.
• Phiếu xuất kho nội bộ ghi nhận hàng mẫu là tài sản dùng cho mục đích phi thương mại.
• Báo cáo nội bộ về chương trình quảng cáo hoặc thử nghiệm sản phẩm, kèm danh sách hàng mẫu đã xuất.
• Hóa đơn GTGT (nếu áp dụng cho khâu nhập khẩu hoặc sản xuất) để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và tối ưu hóa chi phí kinh doanh một cách hợp pháp. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, giảm thiểu kiểm tra từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.