Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Rủi ro pháp lý khi xuất hóa đơn với ngày hợp đồng trước đó

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 9), hóa đơn điện tử phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoàn thành cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa. Trong trường hợp của Anh/Chị, giao dịch bán hàng diễn ra từ ngày 1/1/2026 nhưng hóa đơn được xuất sau (khoảng một tuần, kèm số hợp đồng và ngày hợp đồng trước đó), điều này có thể bị coi là vi phạm thời hạn lập hóa đơn. Cơ quan thuế không tự động "mời lên phạt ngay" mà thường phát hiện qua kiểm tra định kỳ, kê khai thuế hoặc khi Anh/Chị nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử. Nếu bị phát hiện, mức phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP đối với hộ kinh doanh cá thể vi phạm thời hạn lập hóa đơn. Tuy nhiên, Anh/Chị có thể giải trình lý do chính đáng (như chờ giấy phép kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng và cài đặt phần mềm) để cơ quan thuế xem xét giảm mức phạt hoặc miễn xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, miễn là cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh (ví dụ: giấy tờ thủ tục hành chính).

Thủ tục và thông tin cần thiết để xuất hóa đơn qua phần mềm Amis cho hộ kinh doanh

Xem thêm: Mọi người cho mình hỏi đơn hàng mình đặt qua app (có áp mã giảm giá), giá gốc là một triệu năm trăm áp giảm còn một triệu một trăm, nhưng bên xuất hóa đơn thì họ vẫn xuất là một triệu năm trăm (không xuất thấp hơn), vậy mình có được bán giá một triệu ba trăm khi xuất hóa đơn cho khách không?

Hộ kinh doanh cá thể thuộc nhóm II (dự kiến tổng doanh thu hàng năm từ 500 triệu đồng – 3 tỷ đồng) phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 11 và Điều 33). Phần mềm Amis (hệ thống kế toán Amis của Misa) được sử dụng để lập và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Trước khi xuất hóa đơn, Anh/Chị cần hoàn tất đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý (thông qua phần mềm Amis hoặc trực tiếp nộp hồ sơ). Bảng kê nhập xuất tồn không bắt buộc phải đính kèm trực tiếp vào hóa đơn bán hàng, nhưng cần lưu trữ nội bộ để đối chiếu khi kiểm tra thuế (theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Dưới đây là các thông tin chính cần thiết khi xuất hóa đơn qua Amis:

• Thông tin người bán: Tên hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số đăng ký kinh doanh), thông tin tài khoản ngân hàng đã cập nhật.
• Thông tin người mua: Tên cá nhân/tổ chức, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), số điện thoại hoặc email để nhận hóa đơn điện tử.
• Chi tiết giao dịch: Số hợp đồng, ngày hợp đồng, mô tả hàng hóa/dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT nếu áp dụng), tổng giá trị thanh toán.
• Thông tin khác: Ngày lập hóa đơn (phải trùng với ngày xuất thực tế), chữ ký số của người bán (nếu yêu cầu), mã của máy tính tiền (nếu khởi tạo từ thiết bị).

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi có giấy phép kinh doanh cập nhật và tài khoản ngân hàng, Anh/Chị đăng nhập phần mềm Amis, chọn chức năng "Hóa đơn điện tử" và nộp hồ sơ đăng ký qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế (thời gian xử lý 1-3 ngày làm việc). Hồ sơ bao gồm: Thông báo sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục Nghị định 123/2020/NĐ-CP), giấy đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh, và thông tin phần mềm Amis đã được chứng thực. Cơ quan thuế sẽ cấp mã số hóa đơn sau khi phê duyệt.

Bước 2: Cài đặt và cấu hình phần mềm Amis

Xem thêm: Cho em hỏi khi em làm tờ khai em có làm tờ khai, 01-2/BK-HDKD, phụ lục 142/2024/QH15 (phụ lục giảm thuế giá trị gia tăng) nhưng khi em nộp tờ khai xong em tra cứu tờ khai thì chỉ có tờ khai, bảng kê. Nhưng không có bảng giảm giá trị gia tăng thì có sao không ạ?

Cài đặt Amis trên máy tính, kết nối với máy tính tiền (nếu áp dụng), và nhập dữ liệu cơ bản như thông tin hộ kinh doanh, danh mục hàng hóa. Kích hoạt chữ ký số (token) để ký hóa đơn điện tử. Phần mềm sẽ tự động truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế ngay khi lập hóa đơn, đảm bảo tuân thủ Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Lập và xuất hóa đơn

Trong Amis, chọn "Lập hóa đơn bán hàng", nhập đầy đủ thông tin giao dịch (bao gồm số hợp đồng và ngày hợp đồng cũ cho trường hợp bổ sung), kiểm tra và ký số. Hóa đơn sẽ được truyền ngay lập tức đến người mua qua email hoặc cổng thông tin, đồng thời lưu trữ dữ liệu để kê khai thuế. Nếu hóa đơn muộn, ghi chú lý do trong phần mô tả để hỗ trợ giải trình sau.

Việc tuân thủ đúng thời hạn và thủ tục giúp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo dữ liệu hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận, từ đó hỗ trợ quản lý tài chính hộ kinh doanh hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.