Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là thủ tục cần thiết giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định khi cung cấp sản phẩm mẫu cho đối tác hoặc khách hàng mà không thu tiền. Việc thực hiện chính xác không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn mà còn hỗ trợ hoạt động kinh doanh minh bạch và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định hiện hành để tránh sai sót không đáng có. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết hơn.

1. Ý nghĩa của việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

Việc xuất hóa đơn cho hàng mẫu không thu tiền giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng giá trị hàng hóa đã cung cấp, đồng thời tạo cơ sở để kê khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo Luật Quản lý thuế 2025, mọi giao dịch liên quan đến hàng hóa, kể cả hàng mẫu, đều phải được phản ánh đầy đủ trên hóa đơn để đảm bảo minh bạch tài chính.

Doanh nghiệp khi thực hiện đúng sẽ giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt do thiếu chứng từ. Ngoài ra, thủ tục này còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác nước ngoài hoặc khách hàng tiềm năng. Nội dung hóa đơn cần ghi rõ mục đích “hàng mẫu không thu tiền” để phân biệt với giao dịch thông thường.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin chính xác trước khi lập hóa đơn. Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể.

• Bước 1: Xác định đối tượng và mục đích cung cấp hàng mẫu. Doanh nghiệp kiểm tra hợp đồng hoặc biên bản thỏa thuận với đối tác để xác nhận đây là hàng mẫu không thu tiền. Nội dung thỏa thuận phải nêu rõ số lượng, chủng loại và giá trị ước tính của hàng hóa. Việc này giúp đảm bảo hóa đơn được lập đúng mục đích theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử với đầy đủ thông tin. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn, ghi rõ dòng chữ “Hàng mẫu không thu tiền” tại phần diễn giải. Giá trị hàng hóa được ghi theo giá trị thực tế hoặc giá trị ước tính, đồng thời ghi chú “không thu tiền” tại cột thành tiền. Thông tin người mua, mã số thuế và địa chỉ phải được điền chính xác để tránh sai sót.
• Bước 3: Kê khai và lưu trữ hóa đơn. Sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo tháng hoặc quý. Hóa đơn cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025. Đồng thời, doanh nghiệp nên gửi bản sao hóa đơn cho đối tác để làm căn cứ đối chiếu sau này.
• Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh nếu có sai sót. Nếu phát hiện sai sót sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc điều chỉnh phải được thực hiện trong thời hạn quy định để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

Xem thêm: Giao hàng trước xuất hóa đơn sau được không?

3. Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa hàng mẫu không thu tiền và hàng khuyến mãi để áp dụng thuế suất phù hợp. Hàng mẫu thường không chịu thuế giá trị gia tăng nếu đáp ứng điều kiện quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Ngoài ra, giá trị hàng mẫu cần được ghi nhận vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc ghi chú sai mục đích trên hóa đơn có thể dẫn đến bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật phần mềm hóa đơn để phù hợp với các thay đổi về quy định kỹ thuật.

Xem thêm: Mẫu hóa đơn bán lẻ xăng dầu

4. Các trường hợp thường gặp khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

Trường hợp doanh nghiệp cung cấp hàng mẫu cho khách hàng tiềm năng trong nước thường gặp khi tham gia hội chợ hoặc gửi mẫu thử nghiệm. Khi đó, hóa đơn cần ghi rõ mục đích quảng bá sản phẩm.

Trường hợp gửi hàng mẫu ra nước ngoài đòi hỏi thêm thủ tục hải quan và hóa đơn phải thể hiện giá trị để làm căn cứ tính thuế xuất khẩu. Một số doanh nghiệp nhầm lẫn khi xuất hóa đơn cho hàng mẫu kèm theo dịch vụ hỗ trợ, dẫn đến sai sót về thuế suất. Việc tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán giúp doanh nghiệp xử lý đúng các tình huống phức tạp này.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn hàng mẫu không thu tiền có phải kê khai thuế giá trị gia tăng không?

Trả lời: Theo Luật Quảnly thuế 2025 và Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng cho hàng mẫu, dù không thu tiền. Giá trị hàng hóa được ghi nhận để tính thuế đầu ra, đồng thời được khấu trừ thuế đầu vào nếu có chứng từ hợp lệ. Việc kê khai đúng giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt.

Có được ghi giá trị hàng mẫu bằng không trên hóa đơn không?

Trả lời: Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định giá trị hàng hóa phải được ghi theo giá trị thực tế hoặc giá trị ước tính, không được để trống hoặc ghi bằng không. Doanh nghiệp cần ghi rõ “không thu tiền” để phân biệt với giao dịch bán hàng thông thường.

Doanh nghiệp nhỏ có cần xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không?

Trả lời: Mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh đều phải tuân thủ quy định về hóa đơn theo Luật Quản lý thuế 2025, kể cả doanh nghiệp nhỏ. Việc xuất hóa đơn giúp minh bạch giao dịch và tạo điều kiện khi thanh tra thuế sau này.

Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền đúng quy định giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC ngay hôm nay để được tư vấn và thực hiện thủ tục nhanh chóng.