Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xuất hóa đơn cho quà tặng nhân viên công ty

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 10) và Thông tư 20/2026/TT-BTC, khi doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên dưới dạng hàng hóa hoặc dịch vụ, cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử để ghi nhận giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và khấu trừ thuế hợp lý. Hóa đơn này được coi là bán hàng không thu tiền, với giá trị bằng giá vốn hoặc giá thị trường của quà tặng, và nội dung ghi rõ "hàng hóa/dịch vụ tặng nhân viên". Đối với nhân viên là cá nhân, hóa đơn có thể xuất tổng hợp cho một lần tặng (nếu giá trị nhỏ) hoặc riêng lẻ nếu giá trị lớn, nhằm tránh phức tạp hóa thủ tục. Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn làm cơ sở hạch toán chi phí phúc lợi (theo Thông tư 20/2026/TT-BTC), nhưng chi phí này chỉ được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nếu không vượt 1 tháng lương bình quân (theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025).

Xuất hóa đơn cho quà tặng đối tác

Khi tặng quà cho đối tác là các doanh nghiệp khác, hóa đơn GTGT điện tử phải được xuất theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 9) và Thông tư 20/2026/TT-BTC, coi giao dịch là bán hàng không thu tiền với giá trị tương đương chi phí quà tặng. Nội dung hóa đơn ghi rõ "hàng hóa/dịch vụ tặng đối tác" để phân biệt với giao dịch thông thường, giúp bên nhận có thể sử dụng làm chứng từ khấu trừ thuế đầu vào nếu áp dụng (theo 20/2026/TT-BTC). Hóa đơn này hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận chi phí quảng cáo hoặc tiếp khách, được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có chứng từ hợp lệ và không vượt mức quy định (tối đa 15% tổng chi phí được khấu trừ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp). Nếu quà tặng có giá trị lớn (trên 10 triệu đồng/lần), cần bổ sung hợp đồng hoặc biên bản bàn giao để tăng tính pháp lý.

Xem thêm: Các bác cho em hỏi bên công ty có thuê 1 cá nhân làm trần, và cửa cho công trình. Do cá nhân không đăng ký kinh doanh, không xuất được hóa đơn nên em đang tính làm hợp đồng khoán, giờ quy định mới hợp đồng khoán cần làm những gì ạ?

Bước 1: Xác định thông tin giao dịch

Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định rõ loại quà tặng (hàng hóa hay dịch vụ), giá trị (dựa trên giá vốn hoặc thị trường), và bên nhận. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 4), hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất giao dịch là tặng không thu tiền, tránh ghi sai dẫn đến phạt hành chính (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Lập danh sách bên nhận để phân loại, đảm bảo hóa đơn được xuất trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tặng (Thông tư 20/2026/TT-BTC).

Bước 2: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Ghi đầy đủ thông tin bắt buộc như số hóa đơn, ngày lập, tên hàng hóa, đơn giá, thành tiền (không thu tiền), và mã số thuế của bên nhận nếu có. Nếu bên nhận là cá nhân (nhân viên), điền thông tin cá nhân; nếu là doanh nghiệp, điền mã số thuế và tên đơn vị. Hóa đơn phải ký số điện tử và truyền dữ liệu về cơ quan thuế ngay lập tức để tránh vi phạm.

Bước 3: Gửi và lưu trữ hóa đơn

Xem thêm: Cả nhà ơi, nhà mình có anh chị nào từng làm báo cáo tình hình vay nước ngoài ngắn hạn không được Chính phủ bảo lãnh trên trang điện tử không ạ, bên em không vay nước ngoài nhưng do thanh toán trả chậm nên ngân hàng yêu cầu có bản chụp báo cáo đấy, mong anh chị hướng dẫn em ạ.

Gửi hóa đơn điện tử cho bên nhận qua email hoặc cổng thông tin, đồng thời lưu trữ bản sao điện tử ít nhất 10 năm (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 25). Nếu phát hiện sai sót, lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, tránh phạt hành chính do hóa đơn không hợp lệ.

Cách điền tên đơn vị mua khi tặng nhiều công ty đối tác

Khi tặng quà cho nhiều công ty đối tác khác nhau, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 10, khoản 4) và Thông tư 20/2026/TT-BTC, phần "tên đơn vị mua" trên hóa đơn phải ghi chính xác tên đầy đủ của từng công ty nhận quà, kèm mã số thuế nếu có, để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và bên nhận có thể khấu trừ thuế. Không được ghi chung chung như "các đối tác" hoặc tổng hợp một hóa đơn cho nhiều bên, vì điều này vi phạm nguyên tắc ghi nhận giao dịch riêng lẻ, dẫn đến hóa đơn bị từ chối và phạt hành chính (Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Do đó, xuất hóa đơn riêng cho từng công ty, mỗi hóa đơn chỉ ghi một bên nhận, giúp theo dõi chi phí chính xác và tránh rủi ro kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ quy định xuất hóa đơn quà tặng giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, tối ưu hóa khấu trừ thuế và đảm bảo minh bạch tài chính. Đồng thời, hóa đơn hợp lệ hỗ trợ ghi nhận chi phí hợp lý, giảm gánh nặng thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.