Xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện giao dịch thương mại, đặc biệt trong bối cảnh thanh toán theo hợp đồng dài hạn hoặc trả góp. Việc nắm rõ quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và tránh các rủi ro về thuế. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết về chủ đề này.

1. Có được xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán khi các khoản tiền được thanh toán riêng biệt theo tiến độ hợp đồng.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung hướng dẫn cụ thể rằng hóa đơn phải ghi rõ nội dung thanh toán tương ứng với từng đợt, đảm bảo khớp với giá trị thực tế đã nhận. Điều này áp dụng phổ biến với hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng hóa có thời hạn dài.

Doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản hợp đồng để xác định tính khả thi trước khi thực hiện. Việc tuân thủ giúp duy trì hồ sơ kế toán minh bạch và giảm thiểu tranh chấp sau này.

2. Khi nào được phép xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán?

Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán khi hợp đồng quy định rõ các mốc thanh toán riêng biệt và mỗi khoản tiền tương ứng với giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Luật Quản lý thuế 2025 yêu cầu hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin về số tiền, ngày thanh toán và nội dung cụ thể.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP nhấn mạnh rằng trường hợp thanh toán một lần toàn bộ thì không áp dụng hình thức này. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đảm bảo bên mua đồng ý với phương thức xuất hóa đơn theo đợt để tránh khiếu nại. Việc xác định đúng điều kiện giúp doanh nghiệp vận dụng linh hoạt mà vẫn tuân thủ pháp luật.

Xem thêm: Thu nhập khác có phải xuất hóa đơn không?

3. Hướng dẫn thực hiện xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng ghi rõ các đợt thanh toán trước khi bắt đầu.

Bước 1: Xác nhận số tiền thanh toán

Doanh nghiệp kiểm tra biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ xác nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp tương ứng với đợt thanh toán. Nội dung này phải khớp với điều khoản hợp đồng để đảm bảo tính chính xác.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn mới cho từng khoản tiền, ghi rõ ngày thanh toán và mô tả chi tiết. Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu ký số và gửi ngay cho bên mua.

Bước 3: Lưu trữ và báo cáo

Lưu bản sao hóa đơn cùng chứng từ thanh toán vào hệ thống kế toán. Doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu để kê khai thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025.

Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh

Kiểm tra định kỳ các hóa đơn đã xuất để đảm bảo không vượt quá giá trị hợp đồng tổng thể.

Xem thêm: Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

4. Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán

Doanh nghiệp cần đảm bảo mỗi hóa đơn chỉ phản ánh đúng giá trị thanh toán thực tế, tránh ghi nhận trước hoặc sau thời điểm nhận tiền. Luật Quản lý thuế 2025 quy định rõ trách nhiệm bảo quản dữ liệu hóa đơn trong thời hạn quy định.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu cập nhật thông tin kịp thời nếu có thay đổi hợp đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên kế toán về quy trình để giảm sai sót. Việc tuân thủ các lưu ý này giúp duy trì uy tín với cơ quan thuế và đối tác kinh doanh.

5. Câu hỏi thường gặp

Xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán có ảnh hưởng đến thời hạn kê khai thuế không?

Trả lời: Theo Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp vẫn kê khai thuế theo kỳ quy định, hóa đơn xuất theo đợt chỉ cần tổng hợp đầy đủ vào báo cáo cuối kỳ. Việc này không thay đổi nghĩa vụ kê khai nhưng yêu cầu lưu trữ chứng từ rõ ràng để đối chiếu khi cần.

Có thể xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán cho hợp đồng dịch vụ dài hạn không?

Trả lời: Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép áp dụng nếu hợp đồng quy định rõ các mốc thanh toán riêng biệt. Doanh nghiệp cần ghi chú chi tiết trên hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ và tránh nhầm lẫn với thanh toán một lần.

Làm thế nào để kiểm tra hóa đơn đã xuất theo từng lần thanh toán có hợp lệ?

Trả lời: Doanh nghiệp có thể tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, kiểm tra thông tin khớp với hợp đồng và chứng từ thanh toán. Luật Quản lý thuế 2025 yêu cầu bảo quản dữ liệu để phục vụ kiểm tra sau này.

Xuất hóa đơn theo từng lần thanh toán giúp doanh nghiệp linh hoạt trong quản lý dòng tiền và tuân thủ pháp luật hiệu quả. Để được hỗ trợ chi tiết và tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.