Xuất hóa đơn trả lại hàng là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp xử lý đúng quy định khi khách hàng hoàn trả hàng hóa, tránh sai sót về thuế giá trị gia tăng và hóa đơn điện tử. Việc thực hiện đúng cách không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ doanh nghiệp duy trì uy tín với đối tác. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết theo quy định hiện hành. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu rõ hơn để áp dụng hiệu quả.

1. Hướng dẫn xuất hóa đơn trả lại hàng theo quy định mới

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, khi bên mua trả lại hàng hóa đã mua, bên bán phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại để ghi nhận giảm trừ doanh thu và thuế giá trị gia tăng. Quy trình này áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, với yêu cầu sử dụng mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm.

Bước 1: Xác nhận thông tin trả hàng

Doanh nghiệp kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa được trả lại, đối chiếu với hóa đơn gốc và lập biên bản ghi nhận lý do trả hàng. Nội dung biên bản phải thể hiện rõ ngày tháng, chữ ký của hai bên và các điều khoản thỏa thuận bồi thường nếu có.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn điều chỉnh giảm với ký hiệu “Điều chỉnh giảm” hoặc “Trả lại hàng”. Hóa đơn phải ghi rõ số hóa đơn gốc, ngày xuất, số tiền giảm trừ và thuế giá trị gia tăng tương ứng. Nội dung này cần khớp với biên bản trả hàng để đảm bảo tính nhất quán khi kê khai thuế.

Bước 3: Gửi hóa đơn và cập nhật sổ sách

Gửi hóa đơn đã xuất cho bên mua để xác nhận, đồng thời cập nhật vào hệ thống kế toán và tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ hiện tại. Doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ chứng từ theo quy định tối thiểu 10 năm để phục vụ thanh tra sau này.

2. Các trường hợp cần xuất hóa đơn trả lại hàng

Doanh nghiệp phải thực hiện xuất hóa đơn trả lại hàng trong các tình huống như khách hàng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng hoặc chủng loại đã thỏa thuận. Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng do vận chuyển hoặc lỗi kỹ thuật từ phía bán cũng yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

Ngoài ra, khi hợp đồng mua bán bị hủy một phần hoặc toàn bộ sau khi đã xuất hóa đơn ban đầu, bên bán cần xuất hóa đơn trả lại để điều chỉnh số liệu kê khai thuế. Mỗi trường hợp đều phải có biên bản thỏa thuận trả hàng giữa hai bên làm căn cứ.

Xem thêm: Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?

3. Lưu ý khi xuất hóa đơn trả lại hàng

Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận lại hàng để tránh vi phạm thời hạn. Không được xuất hóa đơn trả lại cho hàng hóa đã được khấu trừ thuế đầu vào nếu không có chứng từ hợp lệ.

Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, phải tuân thủ định dạng XML theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Việc xuất hóa đơn trả lại hàng sai quy cách có thể dẫn đến bị ấn định thuế hoặc phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng theo Nghị định 291/2026/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Hóa đơn xuất khẩu là gì?

4. Câu hỏi thường gặp

Khi nào cần xuất hóa đơn trả lại hàng thay vì hóa đơn điều chỉnh?

Xuất hóa đơn trả lại hàng áp dụng khi toàn bộ hoặc một phần hàng hóa được hoàn trả kèm theo biên bản thỏa thuận. Hóa đơn điều chỉnh thường dùng cho các trường hợp giảm giá hoặc thay đổi số lượng mà không có việc trả lại vật chất.

Hóa đơn trả lại hàng có ảnh hưởng đến kê khai thuế giá trị gia tăng không?

Có, hóa đơn trả lại hàng sẽ làm giảm doanh thu tính thuế và giảm thuế đầu ra trong kỳ kê khai.

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị khác xuất hóa đơn trả lại hàng không?

Được phép nếu có hợp đồng ủy quyền rõ ràng và đơn vị được ủy quyền phải là tổ chức có chức năng kế toán hoặc cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Xuất hóa đơn trả lại hàng đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa dòng tiền thuế. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục hoặc gặp khó khăn trong quá trình áp dụng, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được tư vấn chuyên sâu và cập nhật các thay đổi mới nhất.