Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Xử lý hóa đơn xuất nhầm theo quy định pháp luật
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, trường hợp hóa đơn điện tử được xuất nhầm thông tin người mua (như nhầm khách A thay vì khách B), doanh nghiệp phải lập biên bản ghi nhận sai sót giữa các bên liên quan. Biên bản này cần nêu rõ nội dung sai sót, thời điểm phát hiện và các bên ký xác nhận. Việc lập biên bản điều chỉnh như Anh/Chị đã thực hiện là đúng quy trình, giúp làm cơ sở pháp lý để xử lý tiếp theo mà không ảnh hưởng đến tính hợp lệ của giao dịch gốc.
Quy trình điều chỉnh hóa đơn sai sót
Vì sai sót xảy ra sau khi hóa đơn đã được kê khai (tháng 3), doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo các bước sau để đảm bảo tuân thủ:
Xem thêm: Số dư tài khoản 4212 cuối năm âm thì có ảnh hưởng gì khi nộp báo cáo tài chính không?
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót
Biên bản phải được lập giữa bên bán, bên mua đúng (khách B) và bên mua nhầm (khách A nếu liên quan), ghi rõ thông tin hóa đơn sai, lý do nhầm lẫn và cam kết điều chỉnh. Biên bản này là điều kiện bắt buộc để tránh bị coi là hóa đơn không hợp lệ, theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn lập biên bản không quá 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh
Dựa trên biên bản, bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ "Điều chỉnh hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…" và nêu chi tiết sai sót (ví dụ: thay đổi thông tin người mua từ A sang B). Hóa đơn điều chỉnh phải có giá trị âm hoặc dương tương ứng để bù trừ sai sót, theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Hóa đơn này được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế ngay sau khi lập.
Bước 3: Thông báo và xử lý với bên mua nhầm
Gửi hóa đơn điều chỉnh cho khách B (người mua đúng) và yêu cầu khách A hoàn trả hoặc hủy hóa đơn sai nếu đã nhận. Nếu khách A đã khấu trừ thuế đầu vào, họ cần lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh tương ứng để kê khai giảm thuế. Toàn bộ quy trình phải hoàn thành trước kỳ kê khai thuế tiếp theo để tránh phát sinh nghĩa vụ thuế bổ sung.
Về việc kê khai thuế lại kỳ cũ
Không cần kê khai lại kỳ cũ (tháng 3) nếu sai sót được xử lý đúng quy trình điều chỉnh như trên. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh được kê khai ở kỳ phát sinh điều chỉnh (tháng hiện tại hoặc kỳ sau), với bên bán ghi giảm doanh thu kỳ cũ và bên mua đúng ghi tăng chi phí, khấu trừ thuế GTGT tương ứng. Việc này giúp tránh điều chỉnh tờ khai thuế đã nộp, trừ trường hợp cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Nếu không điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Việc tuân thủ quy trình điều chỉnh hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và duy trì uy tín với đối tác. Đồng thời, nó hỗ trợ cơ quan thuế quản lý hiệu quả hơn, giảm thiểu tranh chấp sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.
Để lại một bình luận