Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ, tất cả tổ chức, cá nhân kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt mức doanh thu (kể cả dưới 500 triệu đồng/năm).

Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định này, quy định chi tiết về việc lập, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài ra, Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cung cấp dịch vụ, áp dụng cho các trường hợp doanh thu dưới 500 triệu đồng mà không có ngoại lệ miễn trừ về hình thức hóa đơn.

Điều kiện xuất hóa đơn

Xem thêm: Nhà em kinh doanh đồ điện nước, gia dụng. Anh chị trong nhóm cho em hỏi. Em đã đăng ký chuyển đổi cửa hàng xong, nộp tồn kho, xuất hóa đơn điện tử được rồi. Nhưng giờ làm việc với nhà phân phối về hóa đơn đầu vào thì có họ bảo chỉ xuất được theo giá trị hóa đơn, còn mặt hàng sẽ khác với mặt hàng họ giao cho em. Ví dụ em mua của họ mặt hàng A,B,C tổng 10 triệu. Hóa đơn họ xuất làm đầu vào cho em ghi là mặt hàng D,E,F tổng 10 triệu. Em thắc mắc là nếu họ làm như vậy thì kho họ cũng lệch. Kho em cũng lệch số liệu luôn thì làm sao cho đúng được ạ? Anh chị nào có kinh nghiệm cứu em phát.

Theo quy định mới nhất năm 2026, hộ kinh doanh (HKD) có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). HKD hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, bán lẻ, siêu thị… cần sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. HKD doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm chưa bắt buộc áp dụng.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được chứng nhận. Thời hạn đăng ký trước khi sử dụng là ít nhất 1 ngày làm việc. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có doanh thu dưới 500 triệu đồng có thể sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp miễn phí nếu không tự tổ chức hệ thống. Sau đăng ký, nhận mã số hóa đơn và thông báo từ cơ quan thuế trong vòng 1 ngày.

Bước 2: Lập và ký hóa đơn

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn với đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ người bán/mua, mã số thuế, giá trị giao dịch, thuế suất GTGT (nếu áp dụng). Ký số điện tử bằng chứng thư số hợp lệ từ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA). Hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao hàng hóa/dịch vụ, theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với giao dịch dưới 500 triệu đồng, không có yêu cầu đặc biệt về giá trị nhưng phải đảm bảo tính chính xác để tránh phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu sai sót.

Xem thêm: Cả nhà mình ơi, từ 2026 hộ kinh doanh nhóm 2 thuế mới ngoài mấy sổ mới kia vẫn phải làm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, theo dõi nhập xuất tồn kho 01-2Bk, nộp tờ khai 01-CNKD hả mọi người.

Bước 3: Gửi hóa đơn và báo cáo dữ liệu

Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email, cổng thông tin hoặc mã QR. Đồng thời, truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong ngày lập (trước 23h59), theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu doanh thu dưới 500 triệu đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ của Tổng cục Thuế để giảm chi phí. Lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật.

Bước 4: Xử lý sai sót hoặc điều chỉnh

Nếu phát hiện sai sót, lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký số và gửi lại cơ quan thuế trong thời hạn 3 ngày. Phạt chậm nộp dữ liệu từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng tùy mức độ, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quản lý tài chính và dễ dàng kê khai thuế. Việc sử dụng hóa đơn đúng cách còn hỗ trợ minh bạch giao dịch, giảm chi phí in ấn và lưu trữ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.