Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về hình thức lập bảng kê

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 (Điều 16), chứng từ kế toán, bao gồm bảng kê (là phụ lục của chứng từ kế toán), có thể được lập dưới hình thức giấy hoặc hình thức điện tử, miễn là đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và có giá trị pháp lý tương đương. Cụ thể, Luật Kế toán 2015 cho phép sử dụng phương tiện điện tử để lập, lưu trữ và truyền dẫn chứng từ kế toán, không bắt buộc phải viết tay. Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa) tại Điều 4 và Phụ lục 3 cũng quy định rõ bảng kê có thể được lập bằng phần mềm kế toán hoặc công cụ điện tử như Excel, miễn là nội dung đầy đủ các thông tin bắt buộc (như ngày tháng, mô tả giao dịch, số lượng, đơn giá, thành tiền) và được ký xác nhận bởi người lập và người phê duyệt.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi: Hồ sơ thay đổi tên chủ sở hữu của hộ kinh doanh từ tên chồng sang cho vợ đứng tên gồm những gì ạ? Cảm ơn nhiều ạ.

Yêu cầu khi lập bảng kê bằng Excel

Để bảng kê lập bằng Excel có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện sau:

Xem thêm: Em chào anh/chị ạ. Em là hộ kinh doanh tạp hóa. Nay em nhận 1 chứng từ hóa đơn họ ghi tên hàng như này, em có thể rút ngắn lại được không ạ? Ví dụ: Dầu hào, Cafe, hạt nêm… Chứ tên như này dài quá, ngày bận bao nhiêu khách không có thời gian nhập luôn ạ.

• Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Sử dụng công thức Excel để tính toán tự động, tránh chỉnh sửa thủ công sau khi hoàn tất, và bảo vệ file bằng mật khẩu hoặc công cụ khóa ô.
• Có chữ ký và xác nhận: In đậm chữ ký số (nếu sử dụng chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) hoặc chữ ký tay nếu in ra giấy; người lập và thủ kho (nếu liên quan) phải ký xác nhận.
• Lưu trữ và xuất trình: Lưu file gốc dưới định dạng PDF hoặc Excel có thể kiểm tra, kết hợp với chứng từ gốc; thời hạn lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015 (Điều 30). Khi kiểm tra thuế, cơ quan thuế chấp nhận bảng kê điện tử nếu có thể in ấn và đối chiếu dễ dàng.
• Tránh rủi ro: Không sử dụng Excel cá nhân mà nên dùng phần mềm kế toán chuyên dụng (như Misa, Fast) để tích hợp dữ liệu, giảm lỗi và dễ dàng xuất báo cáo theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Việc sử dụng Excel giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi tính toán và dễ dàng chỉnh sửa so với viết tay, nhưng phải đảm bảo tuân thủ để tránh bị từ chối chứng từ khi quyết toán thuế.

Tuân thủ quy định về hình thức bảng kê giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán, tránh các rủi ro phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung). Đồng thời, việc áp dụng công cụ điện tử nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.