Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Việc báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH) cho giám đốc công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (TNHH MTV) để chuyển tham gia BHXH tại đơn vị khác  được quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Luật Doanh nghiệp 2020

Theo Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động phải báo giảm BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thay đổi tình trạng tham gia. Đối với giám đốc công ty TNHH MTV, người này thường kiêm nhiệm và có thể tham gia BHXH tại một đơn vị chính, nên cơ quan BHXH yêu cầu quyết định từ chủ doanh nghiệp để xác nhận việc điều chỉnh, tránh tình trạng đóng trùng lặp hoặc thiếu sót.

Nội dung quyết định hợp lý

Xem thêm: Dạ anh chị cho em hỏi, công ty em tạm ngưng hoạt động từ 01/01/2026 đến 31/12/2026, hiện em đang làm báo cáo tài chính năm 2025 thì thấy vẫn còn số dư các tài khoản 1111, 1121 và 411, trong đó tài khoản 1121 hiện tại em không kịp xử lý vì đã qua tháng 02/2026, vậy cho em hỏi em có thể nộp báo cáo tài chính 2025 như bình thường với số dư 1111, 1121, 411 còn tồn hay không, và đến tháng 03/2026 em tiếp tục lập báo cáo tài chính đến 31/03/2026 để xử lý cho các số dư này về 0 hết được không ạ, em cảm ơn anh chị.

Trong trường hợp này, quyết định cần thiết là Quyết định của chủ doanh nghiệp (chủ sở hữu công ty TNHH MTV) về việc cho phép giám đốc báo giảm BHXH tại công ty hiện tại để tham gia tại đơn vị khác. Quyết định này phải nêu rõ lý do, thời điểm hiệu lực và cam kết không đóng trùng BHXH. Nội dung quyết định nên ngắn gọn, bao gồm: tiêu đề "Quyết định cho phép báo giảm BHXH", thông tin cá nhân giám đốc, cơ sở pháp lý, nội dung chính , chữ ký của chủ doanh nghiệp. Quyết định này giúp cơ quan BHXH xác minh tính hợp pháp, tránh từ chối hồ sơ do thiếu căn cứ nội bộ.

Hồ sơ báo giảm BHXH

Để thực hiện báo giảm, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, bao gồm:

• Quyết định của chủ doanh nghiệp về việc báo giảm BHXH cho giám đốc
• Bản sao hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm giám đốc (theo Luật Doanh nghiệp 2020), kèm xác nhận chấm dứt hoặc điều chỉnh tham gia BHXH.
• Mẫu TK1-TS (báo giảm người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định
• Giấy tờ chứng minh chuyển tham gia BHXH tại đơn vị mới Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của giám đốc.

Quy trình báo giảm BHXH

Bước 1: Soạn thảo và ban hành quyết định

Chủ doanh nghiệp soạn quyết định theo mẫu nội bộ, đảm bảo phù hợp với Luật BHXH 2024 và ký ban hành. Quyết định này là tài liệu nội bộ bắt buộc để chứng minh sự đồng ý chấm dứt tham gia BHXH tại công ty, tránh tranh chấp sau này. Thời gian thực hiện: trong vòng 1-2 ngày làm việc.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi này với ạ. Trên trang thuế điện tử và dịch vụ công đều không hiện mục lập hồ sơ đề nghị tra soát như trước nữa! Em không biết này riêng em bị hay nhiều anh chị bị ạ!

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Thu thập đầy đủ hồ sơ như liệt kê ở trên, kê khai mẫu TK1-TS trên hệ thống phần mềm BHXH điện tử (nếu áp dụng) hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, thời hạn nộp là trong vòng 30 ngày kể từ ngày chấm dứt tham gia. Cơ quan BHXH sẽ xác nhận và cập nhật sổ BHXH của giám đốc.

Bước 3: Theo dõi và hoàn tất

Sau khi nộp, doanh nghiệp theo dõi phản hồi từ BHXH. Nếu được chấp thuận, giám đốc có thể đăng ký tham gia BHXH tại đơn vị mới mà không bị gián đoạn quyền lợi. Trường hợp từ chối do thiếu quyết định, bổ sung ngay để tránh phạt hành chính

Việc tuân thủ đúng quy trình giúp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi BHXH liên tục cho giám đốc và tránh phạt cho doanh nghiệp. Đồng thời, hỗ trợ quản lý hiệu quả nguồn nhân lực kiêm nhiệm. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.