Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về lưu trữ sổ sách kế toán đối với hộ kinh doanh

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 (Điều 42), thông tin kế toán phải được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, có thể truy cập và kiểm tra khi cần thiết. Đối với hộ kinh doanh, Thông tư 88/2021/TT-BTC (Điều 10) hướng dẫn chế độ kế toán đơn giản, cho phép áp dụng hình thức lưu trữ phù hợp với quy mô hoạt động, không bắt buộc phải in toàn bộ sổ sách ra giấy nếu đáp ứng các điều kiện về lưu trữ điện tử.

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi nếu hộ kinh doanh bán đồ điện gia dụng mà có nhận đặt cọc trước rồi vài ngày sau mới giao hàng thì phần tiền cọc đó có cần kê khai doanh thu ngay không ạ?

Lưu trữ dưới dạng file mềm (dữ liệu điện tử)

Hộ kinh doanh được phép chỉ lưu trữ sổ sách kế toán dưới dạng file mềm mà không cần in ra giấy, dựa trên Luật Giao dịch điện tử 2023 (Điều 33 và Điều 34), quy định rằng dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương giấy tờ nếu được tạo lập, gửi nhận và lưu trữ theo phương thức đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và có thể truy cập lâu dài. Cụ thể:

• Dữ liệu phải được ký số điện tử (nếu áp dụng) hoặc có biện pháp bảo mật để tránh thay đổi trái phép.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm đối với sổ sách kế toán chính (theo Luật Kế toán 2015, Điều 42, khoản 3).
• Khi cơ quan thuế kiểm tra, hộ kinh doanh phải cung cấp dữ liệu điện tử dưới dạng có thể in ấn hoặc hiển thị ngay lập tức.

Điều kiện áp dụng lưu trữ điện tử

Xem thêm: Em đang gặp khó nên muốn hỏi thêm, hộ kinh doanh của em bán hàng online trên nhiều nền tảng, mỗi nền tảng lại có báo cáo doanh thu khác nhau và thời điểm chốt đơn cũng khác nhau, trong khi tiền chuyển về tài khoản lại theo từng đợt không trùng với thời điểm bán hàng, vậy khi kê khai thuế em nên chọn một nguyên tắc cố định như theo ngày đơn hàng hay theo ngày nhận tiền để tránh sai sót và nếu chọn sai thì có bị xử phạt không ạ?

Để lưu trữ file mềm hợp lệ, hộ kinh doanh cần tuân thủ các yêu cầu sau theo Thông tư 88/2021/TT-BTC (Phụ lục 01) và Luật Giao dịch điện tử 2023:

• Sử dụng phần mềm kế toán được chứng nhận hoặc tự xây dựng đảm bảo tính chính xác và chống sửa chữa.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ, lưu trữ trên thiết bị an toàn (máy chủ, đám mây) với khả năng khôi phục.
• Nếu không đáp ứng điều kiện điện tử, cơ quan nhà nước có quyền yêu cầu in ra giấy để kiểm tra, và vi phạm có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Việc tuân thủ quy định lưu trữ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, dễ dàng quản lý dữ liệu và hỗ trợ kiểm toán hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.