Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện áp dụng

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể khi bán hàng hóa và phát sinh trường hợp khách hàng trả lại hàng do lỗi của người bán (như hàng hóa kém chất lượng, hỏng hóc) phải điều chỉnh doanh thu để đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Việc điều chỉnh chỉ áp dụng khi có bằng chứng rõ ràng về lỗi từ phía hộ kinh doanh, không bao gồm trường hợp trả hàng do lỗi của khách hàng hoặc thay đổi ý định mua. Nếu không điều chỉnh, hộ kinh doanh có thể bị truy thu thuế và phạt hành chính trên số thuế gian lận theo Luật Quản lý thuế 2019.

Chứng từ cần lập

Để điều chỉnh doanh thu, hộ kinh doanh bắt buộc phải lập các chứng từ sau theo Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đối với hộ kinh doanh:

Xem thêm: Em bán quần áo qua facebook, zalo từ năm 2022-2025 chưa kê khai thuế, cũng không đăng ký kinh doanh. Tiền hàng chủ yếu chuyển khoản và cod qua nhiều đơn vị vận chuyển bên ngoài. Cod theo thống kê các bên vận chuyển trung bình mỗi năm tổng trên 500-2 tỷ tùy năm, cộng dồn tổng tiền cod các bên vận chuyển sơ sơ 2022-2025 khoảng 3-4 tỷ (theo dữ liệu đối soát bảng kê các bên vận chuyển, em không tính tiền khách chuyển khoản vì cũng không biết bao nhiêu do dùng lẫn tài khoản cá nhân). Tháng sau em làm đăng ký kinh doanh và khai thuế. Em đang hoang mang không biết có nên khai mới bán bỏ qua doanh thu cũ, hay phải đi nộp thuế truy thu các năm trước rồi mới đăng ký kinh doanh mới?

• Biên bản trả hàng: Ghi rõ lý do trả hàng (lỗi cụ thể), số lượng, giá trị hàng trả, ngày tháng và chữ ký của hai bên (hộ kinh doanh và khách hàng).
• Hóa đơn điều chỉnh: Nếu đã xuất hóa đơn bán hàng ban đầu, phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm doanh thu, ghi rõ nội dung "Điều chỉnh giảm doanh thu do trả hàng" và tham chiếu số hóa đơn gốc.
• Phiếu nhập kho (nếu áp dụng): Để ghi nhận hàng trả về kho, kèm theo chứng từ kiểm kê hàng hóa.

Các chứng từ này phải được lưu trữ đầy đủ ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015, nhằm làm cơ sở kê khai điều chỉnh thuế kỳ phát sinh.

Quy trình điều chỉnh doanh thu

Bước 1: Xác nhận và lập biên bản trả hàng

Ngay khi khách hàng trả hàng, hộ kinh doanh cần kiểm tra thực tế hàng hóa và lập biên bản trả hàng chi tiết, có chữ ký xác nhận của cả hai bên. Biên bản này làm cơ sở pháp lý để chứng minh lỗi từ phía người bán, tránh tranh chấp sau này. Thời hạn lập biên bản không quá 7 ngày kể từ ngày trả hàng theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Xem thêm: Cho em hỏi với trường hợp của em. Bỏ tiền chạy ads tiktok, thuế giá trị gia tăng 10 phần trăm mỗi lần nộp tiền chạy. Thu nhập từ affiliate (giả sử hơn ba tỷ một năm). Hiện vẫn đi làm công ty (thu nhập tính thuế một tỷ một năm). Cho em hỏi trong trường hợp này, (bắt đầu chạy ads và có thu nhập affiliate từ năm 2026). Thì setup như thế nào để có lợi nhất ạ? Có cần đăng ký thành lập doanh nghiệp miễn thuế ba năm gì đó không ạ. Phần tiền bỏ ra chạy ads (~50 phần trăm thu nhập affiliate) khai báo như thế nào để được khấu trừ khi nộp thuế ạ

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh

Dựa trên biên bản, hộ kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để lập hóa đơn điều chỉnh giảm, gửi cho khách hàng qua hệ thống điện tử. Hóa đơn phải ghi rõ giá trị điều chỉnh âm (giảm) và lý do, đồng thời cập nhật vào sổ sách kế toán hàng ngày. Nếu chưa xuất hóa đơn ban đầu, chỉ cần ghi nhận giảm doanh thu trực tiếp trên sổ.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế điều chỉnh

Trong tờ khai thuế GTGT và TNCN kỳ phát sinh (tháng hoặc quý), hộ kinh doanh điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng với giá trị hàng trả, kèm theo chứng từ đính kèm. Nộp tờ khai qua hệ thống iHTKK hoặc eTax trước hạn quy định (ngày 20 của tháng sau hoặc ngày 30 của quý sau). Nếu phát hiện sai sót sau kỳ kê khai, lập biên bản điều chỉnh bổ sung và nộp phạt chậm nộp nếu có (trên số thuế chậm).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro truy thu thuế, phạt hành chính và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, đảm bảo sổ sách kế toán minh bạch, hỗ trợ kiểm tra từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.