Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất pháp lý của tiền đặt cọc

Tiền đặt cọc trong hợp đồng thuê thiết bị sự kiện được quy định tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, là biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự. Khoản tiền này do bên thuê đặt cọc cho bên cho thuê để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng, và bên cho thuê có nghĩa vụ hoàn trả nguyên vẹn sau khi hợp đồng kết thúc, trừ trường hợp bên thuê vi phạm dẫn đến việc chuyển tiền cọc thành tiền phạt hoặc khấu trừ thiệt hại. Do đó, tiền đặt cọc không phải là khoản thu nhập thực tế từ hoạt động kinh doanh mà chỉ mang tính tạm thời, bảo đảm.

Xem thêm: Em bán hàng online và có chương trình cộng tác viên. Em trả hoa hồng theo doanh thu. Khoản hoa hồng này có cần khai báo gì không ạ?

Xử lý kế toán đối với tiền đặt cọc

Theo nguyên tắc kế toán, tiền đặt cọc nhận được từ khách hàng thuê thiết bị không được ghi nhận vào sổ doanh thu vì đây không phải là khoản thu nhập phát sinh từ việc chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Thay vào đó, khoản tiền này được hạch toán vào tài khoản tạm ứng hoặc tiền nhận trước (như tài khoản 131 – Phải thu khách hàng hoặc 3387 – Tiền nhận trước của khách hàng theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam). Khi hoàn trả sau kết thúc sự kiện, doanh nghiệp ghi giảm khoản tạm ứng tương ứng. Việc ghi nhận sai có thể dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết toán thuế.

Xem thêm: Em xin hỏi về tiền đặt hàng của đại lý. Đại lý chuyển tiền trước để giữ giá, chưa lấy hàng ngay. Khi ghi doanh thu thì xử lý thế nào ạ?

Xử lý thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với tiền đặt cọc

Dựa trên Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tiền đặt cọc hoàn trả không phải là đối tượng chịu thuế GTGT vì không phát sinh giá trị gia tăng. Doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn GTGT cho khoản tiền này khi nhận, mà chỉ theo dõi như khoản tạm thu. Nếu tiền cọc được khấu trừ vào giá trị hợp đồng hoặc không hoàn trả (do vi phạm hợp đồng), lúc đó mới tính vào doanh thu chịu thuế GTGT với mức thuế suất 10% đối với dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện. Doanh nghiệp cần lưu trữ hợp đồng và biên bản hoàn trả để làm cơ sở kê khai thuế, tránh rủi ro truy thu thuế từ cơ quan thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định về tiền đặt cọc giúp doanh nghiệp tránh sai sót kế toán, giảm thiểu rủi ro phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.