Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất khoản tiền đặt hàng của đại lý

Khoản tiền mà đại lý chuyển trước để giữ giá, chưa nhận hàng ngay, được xem là khoản tạm ứng hoặc đặt cọc mua hàng theo quy định pháp luật. Theo Điều 3 Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) 2024, khoản tạm ứng này không phải là đối tượng chịu thuế GTGT vì chưa phát sinh nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ) và Thông tư 18/2026/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) cũng xác nhận rằng, khoản tiền này chỉ là cam kết hợp đồng, không làm phát sinh doanh thu ngay lập tức. Doanh nghiệp cần ghi nhận khoản tiền này vào tài khoản tạm ứng khách hàng (ví dụ: TK 131 theo hệ thống kế toán Việt Nam), tránh nhầm lẫn với doanh thu để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Thời điểm ghi nhận doanh thu

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thực tế giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ, theo nguyên tắc kế toán dồn tích tại Điều 4 Luật Kế toán 2015 và Điều 8 Luật Thuế GTGT 2024. Cụ thể, thời điểm xác định doanh thu chịu thuế GTGT là khi xuất hóa đơn GTGT kèm theo việc chuyển giao hàng hóa cho đại lý, bất kể đã nhận tiền trước hay chưa. Nếu chưa giao hàng, khoản tạm ứng không được coi là doanh thu, tránh tình trạng kê khai thuế sớm dẫn đến sai sót. Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định rõ, doanh nghiệp phải theo dõi riêng khoản tạm ứng này và chỉ khấu trừ vào doanh thu khi hoàn tất giao dịch, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán.

Xem thêm: Dạ mọi người ơi cho em hỏi thăm, công ty em đi thuê rất nhiều động sản, mà người cũ kê khai theo từng lần phát sinh thì em thấy không kịp, bị trễ khá nhiều, em đang tính là đối với những khoản nhỏ thì kê khai theo năm hạn nộp là 31/1 năm sau, còn những khoản to có đóng thuế cao mỗi tháng thì kê khai theo tháng thì hạn nộp là 20 tháng sau, thì hiện tại trang thuế không cho làm song song như vậy, em tính mỗi lần nộp em lại vào trang thuế hủy cái tờ khai cũ là theo tháng, rồi đăng ký lại cái tờ khai mới là theo năm??? thì liệu làm vậy có đúng không? hay bắt buộc chỉ được dùng 1 tờ khai thôi?

Quy trình xử lý kế toán và thuế khi ghi nhận doanh thu

Khi đại lý nhận hàng và doanh thu được ghi nhận, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch:

Bước 1: Kiểm tra và xác nhận giao dịch

Xác nhận việc giao hàng thực tế qua biên bản bàn giao hoặc vận đơn, đồng thời kiểm tra hợp đồng với đại lý để đảm bảo giá giữ nguyên theo thỏa thuận đặt cọc. Lập tức khấu trừ khoản tạm ứng đã nhận trước vào giá trị hàng hóa giao, tránh ghi nhận kép. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bước này phải có chứng từ gốc để làm cơ sở kê khai thuế, giúp tránh rủi ro kiểm tra sau.

Xem thêm: Dạ anh chị ơi cho em hỏi ạ, hiện em đang soạn hợp đồng giữa công ty với chi nhánh công ty ở Mumbai, để xin giấy chứng nhận cư trú thuế để tránh đánh thuế hai lần đó ạ, mà em không biết soạn hợp đồng như thế nào để được chi cục thuế duyệt anh chị giúp em với ạ.

Bước 2: Xuất hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu

Xuất hóa đơn điện tử GTGT theo mẫu quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ghi rõ giá trị hàng hóa sau khi khấu trừ tạm ứng (nếu áp dụng). Ghi nhận doanh thu vào TK 511 (Doanh thu bán hàng), đồng thời điều chỉnh TK 131 (phải thu khách hàng) bằng cách trừ đi khoản tạm ứng. Áp dụng thuế suất GTGT 10% cho hàng hóa thông thường theo Luật Thuế GTGT 2024, và kê khai vào tờ khai thuế tháng/quý theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế

Kê khai doanh thu phát sinh vào kỳ tính thuế tương ứng, nộp thuế GTGT đầu ra sau khi trừ đi tạm ứng (nếu có). Lưu trữ hồ sơ chứng minh tạm ứng ban đầu như biên lai chuyển khoản và hợp đồng để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu vi phạm thời điểm kê khai, doanh nghiệp có thể bị phạt trên số thuế chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ đúng thời điểm ghi nhận doanh thu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa dòng tiền và đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch. Đồng thời, điều này hỗ trợ đại lý trong việc khấu trừ thuế đầu vào hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.