Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Rủi ro pháp lý khi tiền vào tài khoản bị lẫn lộn

Khi tiền bán hàng (doanh thu hợp pháp) và tiền vay mượn cá nhân bị lẫn vào cùng một tài khoản, cơ quan thuế hoặc cơ quan phòng chống rửa tiền có thể yêu cầu chứng minh nguồn gốc để tránh nghi ngờ trốn thuế hoặc giao dịch đáng ngờ. Theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47), doanh nghiệp phải cung cấp chứng từ chứng minh doanh thu thực tế. Đồng thời, Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 (Điều 7 và Điều 43) quy định tổ chức tài chính phải báo cáo giao dịch từ 300 triệu đồng trở lên nếu có dấu hiệu bất thường, và doanh nghiệp cần chứng minh nguồn gốc để tránh bị điều tra. Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ kế toán, yêu cầu lưu trữ đầy đủ để kiểm tra.

Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh nguồn gốc tiền bán hàng

Xem thêm: Em chào anh chị ạ, em đang làm lương cho người lao động, có cột hỗ trợ xăng xe mức nhận max theo quy chế rồi ạ. Tuy nhiên sếp muốn hỗ trợ thêm cho người lao động tiền xăng xe vì đi dự án đi xe ô tô của người lao động. Trường hợp này em nên xử lý như thế nào ạ. Có cách nào vẫn hỗ trợ được thêm mà người lao động mà không phải nộp thuế thu nhập cá nhân thêm khoản này không ạ. Em cảm ơn ạ.

Để phân biệt và chứng minh phần tiền từ hoạt động kinh doanh, Anh/Chị cần lưu trữ các chứng từ sau, đảm bảo tính hợp pháp và liên kết với sổ sách kế toán:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, kèm biên bản giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Sao kê tài khoản ngân hàng chi tiết, ghi rõ giao dịch từ khách hàng, khớp với số tiền doanh thu trong báo cáo tài chính.
• Sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết doanh thu) theo quy định tại Luật Kế toán 2015, chứng minh dòng tiền từ bán hàng không bị lẫn với nguồn khác.
• Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận thương mại với khách hàng, làm cơ sở xác thực nguồn thu.

Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh nguồn gốc tiền vay mượn cá nhân

Đối với tiền vay cá nhân, cần chứng minh đây là giao dịch dân sự hợp pháp, không phải doanh thu chịu thuế, để tránh bị tính vào thu nhập chịu thuế theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 4). Các hồ sơ cụ thể bao gồm:

Xem thêm: Cho em hỏi cách viết hóa đơn giá trị gia tăng quà tặng Tết cho nhân viên với ạ, bây giờ phải viết 1 hóa đơn xong làm bảng kê, hay xuất từng hóa đơn cho từng nhân viên ạ (Bên em là Hóa đơn Máy tính tiền ạ). Nếu viết hóa đơn tổng thì cái phần tên người mua em phải viết như thế nào ạ?

• Hợp đồng vay tiền theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 463), ghi rõ số tiền, lãi suất (nếu có), thời hạn, và chữ ký hai bên, công chứng nếu vượt 100 triệu đồng.
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa bên vay và bên cho vay (CMND/CCCD, hộ khẩu, hoặc giấy xác nhận quan hệ gia đình nếu là vay nội bộ).
• Sao kê chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản bên cho vay, kèm biên nhận nhận tiền hoặc giấy xác nhận nợ.
• Biên bản thanh toán nợ (nếu đã trả) hoặc lịch sử giao dịch, để chứng minh dòng tiền không liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Các lưu ý chung khi bị kiểm tra

Khi cơ quan chức năng kiểm tra (thuế vụ hoặc ngân hàng theo Luật Phòng, chống rửa tiền 2022), Anh/Chị nên tách biệt tài khoản kinh doanh và cá nhân ngay lập tức để tránh rủi ro phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu phát hiện sai sót, có thể tự giác kê khai bổ sung để giảm mức phạt, theo Luật Quản lý thuế 2019.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp minh bạch nguồn gốc tiền, tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín kinh doanh. Tuân thủ quy định không chỉ giảm thiểu phạt mà còn hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.