Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cách xuất hóa đơn GTGT cho quà tặng Tết nhân viên sử dụng hóa đơn máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP được sử dụng cho các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả trường hợp tặng quà từ hàng tồn kho cho nhân viên (coi như giao dịch nội bộ).

Vì bên Anh/Chị sử dụng hóa đơn máy tính tiền, việc xuất hóa đơn phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch, không phân biệt đối tượng nhận là nhân viên nội bộ. Quà tặng Tết cho nhân viên được xem là khoản chi phúc lợi, nhưng nếu giá trị từ 10 triệu đồng/năm/người trở lên, cần kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên theo Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi, bổ sung).

Doanh nghiệp không bắt buộc phải xuất hóa đơn riêng lẻ cho từng nhân viên, vì giao dịch nội bộ không phải là bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng. Thay vào đó, khuyến nghị xuất một hóa đơn tổng hợp để đơn giản hóa quy trình, sau đó lập bảng kê chi tiết phân bổ cho từng nhân viên nhằm phục vụ kê khai thuế TNCN và hạch toán chi phí.

Xem thêm: Cho mình hỏi nộp thuế thu nhập cá nhân nhầm mã cơ quan nhận. Giờ ra ngân hàng làm điều chỉnh thì có cần lên cơ quan thuế làm điều chỉnh nữa không ạ?

Bước 1: Xác định giá trị và loại hóa đơn

Xác định tổng giá trị quà tặng. Sử dụng hóa đơn máy tính tiền điện tử theo Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đảm bảo máy tính tiền đã đăng ký và kết nối với Tổng cục Thuế. Không áp dụng thuế suất 0% trừ khi quà tặng là hàng hóa xuất khẩu hoặc miễn thuế theo quy định.

Bước 2: Lập hóa đơn tổng hợp

Trên hóa đơn, ghi nội dung hàng hóa/dịch vụ là "Quà tặng Tết cho nhân viên" kèm mô tả chi tiết. Tên người mua ghi là tên đầy đủ của doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp, vì đây là giao dịch nội bộ. Không ghi tên cá nhân nhân viên vào phần người mua trên hóa đơn chính, để tránh nhầm lẫn với giao dịch bán lẻ. Hóa đơn phải được xuất ngay tại thời điểm giao nhận quà

Bước 3: Lập bảng kê chi tiết

Xem thêm: Các bác cho em hỏi trường hợp sau với ạ. 1 người lao động ký hợp đồng lao động trên 3 tháng tại 2 nơi, trong đó nơi 1 làm việc toàn thời gian, đóng bảo hiểm xã hội, có hưởng các loại phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội (xăng xe, ăn ca, điện thoại, nhà ở, chuyên cần, trang phục) thì ở nơi 2 có được hưởng các loại phụ cấp không phải đóng bảo hiểm xã hội như nơi 1 không ạ? Nếu có được hưởng ở cả nơi 2 thì phần hưởng ở nơi 2 có được miễn thuế thu nhập cá nhân cho 1 số phụ cấp đủ điều kiện không ạ?

Sau khi xuất hóa đơn tổng, lập bảng kê nội bộ (không phải hóa đơn chính thức) để phân bổ giá trị quà tặng cho từng nhân viên, bao gồm:

• Tên nhân viên, mã số thuế (nếu có).
• Giá trị quà tặng cá nhân
• Tổng giá trị chịu thuế TNCN

Bảng kê này dùng để hạch toán chi phí phúc lợi và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN trước ngày 90 sau khi kết thúc năm tài chính. Nếu tổng giá trị quà tặng dưới 10 triệu đồng/người/năm, không phải khấu trừ thuế TNCN tại nguồn.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí phúc lợi, tránh rủi ro truy thu thuế và phạt hành chính, đồng thời đảm bảo minh bạch trong kê khai thuế TNCN cho nhân viên. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.