Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về lập hóa đơn GTGT

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) phải được lập cho từng lần phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong ghi nhận doanh thu.

Trong trường hợp khách hàng gom nhiều đơn hàng riêng biệt trong cùng một ngày và thanh toán một lần, các giao dịch này vẫn được coi là các lần bán hàng độc lập, do đó cần lập hóa đơn riêng cho từng đơn để phản ánh đúng bản chất kinh tế của từng giao dịch.

Việc tách hóa đơn riêng cho từng đơn hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi doanh thu, chi phí và kê khai thuế chính xác, tránh rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng quy định.

Xem thêm: Anh chị cho em hỏi có ai từng bị lệch giữa số tiền thực nhận và doanh thu ghi sổ dù chênh lệch không lớn nhưng tìm mãi không ra nguyên nhân chưa ạ?

Dưới đây là quy trình ghi nhận cụ thể:

Bước 1: Xác định tính độc lập của các đơn hàng

Kiểm tra xem các đơn hàng có phải là giao dịch riêng biệt dựa trên hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc biên bản giao nhận. Nếu mỗi đơn có thông tin riêng về sản phẩm, số lượng và thời điểm giao (dù cùng ngày), chúng được coi là độc lập theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ gốc để chứng minh tính riêng lẻ, tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử riêng cho từng đơn

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm giao hàng cho từng đơn, ghi rõ thông tin người mua, mã số thuế, danh mục hàng hóa và giá trị tương ứng. Hóa đơn phải được ký số và gửi cho khách hàng ngay lập tức, ngay cả khi thanh toán tổng được thực hiện sau. Không được lập một hóa đơn tổng hợp trừ khi các đơn hàng được hợp nhất thành một giao dịch duy nhất từ đầu.

Bước 3: Ghi nhận kế toán và kê khai thuế

Xem thêm: Không biết khi khách quen lấy hàng trước trả tiền sau, mỗi lần trả một ít và không cố định thời gian thì nên theo dõi công nợ kiểu gì để không bị sót ạ?

Sau khi lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu vào sổ sách kế toán theo từng hóa đơn riêng biệt trên tài khoản 511 (Doanh thu bán hàng). Khi kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý theo mẫu 01/GTGT tổng hợp giá trị từ các hóa đơn này vào tờ khai, đảm bảo khớp với số tiền thanh toán một lần từ khách hàng.

Lưu ý kiểm tra và đối chiếu để tránh sai sót, đặc biệt nếu sử dụng hóa đơn điện tử kết nối với Tổng cục Thuế.

Nếu các đơn hàng thực sự là một phần của hợp đồng tổng thể (không phải đơn lẻ), doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp nhưng phải có chứng từ chứng minh

Việc tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính và dễ dàng kiểm toán. Đồng thời, nó hỗ trợ khách hàng khấu trừ thuế đầu vào chính xác hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.