Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để điều chỉnh hóa đơn đầu vào sai mã số thuế người bán

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) số 49/2024/QH15, hóa đơn đầu vào bị sai sót về mã số thuế người bán vẫn có thể được điều chỉnh để khấu trừ thuế GTGT nếu sai sót không làm thay đổi bản chất giao dịch và được xử lý kịp thời trước hoặc trong kỳ quyết toán thuế. Cụ thể, Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định rằng các sai sót về thông tin trên hóa đơn (bao gồm mã số thuế) không ảnh hưởng đến quyền khấu trừ nếu người bán và người mua cùng thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo đúng trình tự. Thông tư số 20/2026/TT-BTC cũng hướng dẫn rằng, nếu phát hiện sai sót sau khi kê khai, người mua vẫn được khấu trừ thuế đầu vào nếu hóa đơn được sửa chữa và cơ quan thuế chấp nhận, miễn là không có hành vi gian lận. Lưu ý, nếu sai sót dẫn đến hóa đơn không hợp pháp (ví dụ: mã số thuế giả mạo), thì không được khấu trừ và có thể bị xử phạt trên số thuế không khấu trừ được theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy trình điều chỉnh hóa đơn để khấu trừ thuế

Việc điều chỉnh hóa đơn đầu vào sai mã số thuế người bán phải tuân thủ quy trình tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho việc khấu trừ. Quy trình được thực hiện như sau:

Xem thêm: Hộ em bán đồ ăn sáng, tiền thu chủ yếu tiền mặt, vậy khi kê khai doanh thu có bắt buộc phải khớp với tiền nộp vào ngân hàng không?

Bước 1: Thông báo và yêu cầu người bán điều chỉnh

Người mua lập biên bản ghi nhận sai sót (theo mẫu tại Phụ lục Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và gửi thông báo cho người bán trong thời hạn 10 ngày kể từ khi phát hiện. Người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, ghi rõ nội dung sai sót và mã số thuế đúng, đồng thời ký số điện tử nếu áp dụng hóa đơn điện tử. Bước này đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Kê khai bổ sung và nộp cho cơ quan thuế

Sau khi nhận hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai bổ sung vào tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh sai sót hoặc kỳ hiện tại (nếu chưa quyết toán), theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC. Hồ sơ kê khai phải kèm theo biên bản điều chỉnh và hóa đơn gốc, nộp qua hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu quyết toán thuế đã hoàn tất, cần lập biên bản điều chỉnh quyết toán và nộp trong vòng 10 ngày.

Bước 3: Xác nhận và khấu trừ thuế

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn điều chỉnh trong vòng 5-10 ngày làm việc. Sau khi được chấp thuận, người mua được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào tương ứng, ghi nhận vào sổ sách kế toán theo Luật Thuế GTGT số 49/2024/QH15. Nếu có chậm trễ, có thể bị phạt chậm nộp trên số thuế chậm khấu trừ.

Xem thêm: Các bác cho em hỏi, hộ kinh doanh có được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giống doanh nghiệp không?

Hồ sơ cần chuẩn bị

Để thực hiện điều chỉnh và khấu trừ, cần chuẩn bị các hồ sơ sau theo yêu cầu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC:

• Biên bản ghi nhận sai sót giữa người mua và người bán (2 bản gốc).
• Hóa đơn gốc bị sai sót và hóa đơn điều chỉnh/thay thế (bản sao có chứng thực).
• Tờ khai thuế GTGT bổ sung (mẫu 01/GTGT theo Thông tư 20/2026/TT-BTC).
• Giấy ủy quyền nếu ủy thác cho bên thứ ba thực hiện.
• Các chứng từ liên quan chứng minh giao dịch thực tế (hợp đồng, biên bản bàn giao hàng hóa).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ khấu trừ thuế, giảm thiểu phạt hành chính và đảm bảo dòng tiền ổn định. Đồng thời, xử lý kịp thời góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.