Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất của khoản tiền dư từ chuyển khoản

Khoản tiền dư phát sinh khi khách hàng chuyển khoản vượt quá giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế (đồ ăn vặt) được cung cấp, thường do nhầm lẫn hoặc thói quen bù trừ lần sau. Theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), khoản tiền này không được ghi nhận toàn bộ vào doanh thu ngay lập tức, vì doanh thu chỉ được công nhận khi có sự trao đổi hàng hóa/dịch vụ tương ứng và chứng từ hợp lệ. Thay vào đó, phần dư được coi là khoản phải trả cho khách hàng (tài khoản nợ phải trả), nhằm đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán và tránh kê khai thuế sai lệch. Nếu không xử lý đúng, hộ kinh doanh có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và xử phạt theo Luật Quản lý thuế 2019, với mức phạt trên số tiền kê khai sai.

Quy trình xử lý khoản tiền dư khi ghi nhận doanh thu

Xem thêm: Mọi người cho em hỏi trường hợp này với ạ. HKD của em thuộc nhóm 1, trước giờ nộp thuế khoán. Nhưng gần đây doanh thu tăng mạnh do bán thêm trên mạng xã hội. Nếu doanh thu thực tế vượt mức khoán thì có bị truy thu không, và khi nào thì phải chuyển sang kê khai ạ?

Để xử lý đúng, hộ kinh doanh cần tuân thủ nguyên tắc kế toán kép theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, kết hợp với quy định về hóa đơn chứng từ tại Thông tư 18/2026/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh). Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Ghi nhận toàn bộ khoản tiền nhận được vào sổ sách

Ngay khi nhận chuyển khoản, hộ kinh doanh ghi nhận toàn bộ số tiền vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (theo mẫu sổ theo dõi doanh thu tại Phụ lục Thông tư 88/2021/TT-BTC). Đồng thời, lập biên bản hoặc ghi chú nội bộ về số dư (ví dụ: "Khách A chuyển 500.000 đồng cho đơn hàng 400.000 đồng, dư 100.000 đồng"). Bước này giúp theo dõi dòng tiền thực tế, tránh nhầm lẫn với doanh thu, và làm cơ sở chứng minh khi kiểm tra thuế.

Bước 2: Phân biệt và ghi nhận doanh thu thực tế

Chỉ ghi nhận phần tiền tương ứng với giá trị hàng hóa đã bán vào doanh thu (tài khoản doanh thu bán hàng), dựa trên hóa đơn bán lẻ hoặc chứng từ giao dịch (nếu hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Phần dư không được tính vào doanh thu mà chuyển sang tài khoản "Khoản phải trả khách hàng" hoặc "Tạm ứng từ khách". Ví dụ, với chuyển khoản 500.000 đồng cho đơn 400.000 đồng, ghi doanh thu 400.000 đồng và khoản phải trả 100.000 đồng. Việc này đảm bảo tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo Luật Kế toán 2015, tránh tình trạng "doanh thu ảo" dẫn đến nộp thuế thừa hoặc bị truy thu.

Bước 3: Xử lý khoản dư ở giao dịch tiếp theo hoặc hoàn trả

Xem thêm: Cho em hỏi là HKD nếu không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà chỉ ghi sổ doanh thu thì khi khách là công ty yêu cầu hóa đơn để quyết toán chi phí, mình có cách nào xử lý không ạ?

Khi khách quay lại mua hàng lần sau, trừ khoản dư vào giá trị đơn hàng mới và ghi nhận doanh thu cho phần còn lại (cập nhật sổ theo dõi). Nếu khách không quay lại trong thời hạn hợp lý (thường 1 năm theo quy định nội bộ), hộ kinh doanh có thể hoàn trả tiền dư qua chuyển khoản và lập biên bản hoàn tiền, hoặc sau 2 năm không liên hệ, chuyển khoản dư vào doanh thu khác theo Thông tư 88/2021/TT-BTC (Điều 10). Trong mọi trường hợp, lưu giữ chứng từ chuyển khoản ngân hàng làm bằng chứng, tránh rủi ro tranh chấp dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015.

Lưu ý về thuế và chứng từ liên quan

• Hộ kinh doanh cần kê khai theo phương pháp kê khai theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, với phần dư không chịu thuế GTGT cho đến khi được sử dụng.
• Sử dụng phần mềm kế toán đơn giản hoặc sổ tay theo mẫu của Thông tư 88/2021/TT-BTC để theo dõi, đảm bảo tính minh bạch.
• Nếu phát sinh tranh chấp với khách, tham khảo hòa giải tại UBND cấp xã theo Luật Hòa giải ở cơ sở 2013.

Việc xử lý đúng khoản tiền dư giúp hộ kinh doanh tránh sai sót kế toán, giảm rủi ro bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời xây dựng uy tín với khách hàng và cơ quan thuế. Tuân thủ quy định còn hỗ trợ dễ dàng vay vốn hoặc mở rộng kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.