Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Căn cứ pháp lý liên quan

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (cụ thể Điều 44 về kê khai thuế và Điều 47 về giải trình, cung cấp thông tin), hộ kinh doanh cá thể phải kê khai doanh thu chính xác dựa trên sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đồng thời, Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ) quy định rằng doanh thu được xác định từ các chứng từ giao dịch thực tế, không chỉ dựa vào sao kê ngân hàng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh sai lệch. Cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình chi tiết theo từng kỳ (tháng, quý) nếu phát hiện bất thường, và hộ kinh doanh cần cung cấp dữ liệu đầy đủ để tránh bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Dữ liệu ưu tiên để giải trình doanh thu

Để trình bày hợp lý và giảm rủi ro bị đánh giá sai lệch, Anh/Chị nên ưu tiên dữ liệu từ sổ sách kế toán và chứng từ giao dịch thực tế, vì đây là căn cứ chính thức theo pháp luật. Sao kê ngân hàng chỉ là chứng cứ bổ sung, có thể giải thích sự không khớp do đặc thù kinh doanh (bán online, gom tiền chuyển khoản). Cụ thể:

• Sổ bán hàng và hóa đơn: Đây là dữ liệu cốt lõi, bao gồm hóa đơn bán hàng (theo mẫu quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC) hoặc biên nhận giao dịch trực tiếp/online. Doanh thu được ghi nhận theo thời điểm bán hàng, không phụ thuộc vào thời điểm nhận tiền.
• Chứng từ giao dịch online: Bao gồm đơn hàng trên nền tảng (Shopee, Lazada), biên bản giao hàng, và xác nhận thanh toán từ khách (email, tin nhắn). Những chứng từ này chứng minh doanh thu thực tế theo từng ngày/tháng.
• Sao kê ngân hàng: Sử dụng để đối chiếu, nhưng cần giải thích rõ sự chậm trễ (ví dụ: khách chuyển khoản sau 3-5 ngày, hoặc gom tiền cuối tháng). Nếu không khớp, cung cấp bảng đối chiếu chi tiết để chứng minh tổng doanh thu không bị che giấu.

Xem thêm: Dạ cho em hỏi nếu hộ kinh doanh có doanh thu nhỏ nhưng giao dịch qua ngân hàng nhiều thì có bị kiểm tra không ạ?

Ưu tiên sổ sách giúp tránh rủi ro vì cơ quan thuế đánh giá doanh thu dựa trên nguyên tắc "thực tế phát sinh" (Điều 8 Luật Quản lý thuế 2019), thay vì chỉ sao kê có thể bị ảnh hưởng bởi thời gian nhận tiền.

Quy trình giải trình chi tiết theo từng tháng

Vì cơ quan thuế yêu cầu giải trình theo tháng, Anh/Chị cần chuẩn bị hồ sơ một cách có hệ thống để đảm bảo tính logic và minh bạch. Dưới đây là các bước thực hiện:

Bước 1: Thu thập và tổng hợp dữ liệu

Lập bảng kê doanh thu theo tháng từ sổ bán hàng, phân loại rõ bán trực tiếp (tiền mặt) và online (chuyển khoản). Kèm theo hóa đơn/chứng từ gốc cho từng giao dịch lớn (trên 20 triệu đồng theo quy định hóa đơn điện tử). Tổng hợp sao kê ngân hàng tương ứng, đánh dấu các khoản nhận tiền muộn để giải thích.

Bước 2: Lập bảng đối chiếu và giải thích sự khác biệt

Xem thêm: Cho mình hỏi hộ kinh doanh bán hàng online nếu khách thanh toán qua ví điện tử thì có cần kê khai riêng không ạ?

Tạo bảng so sánh giữa sổ bán hàng (doanh thu ghi nhận) và sao kê ngân hàng (tiền thực nhận), chỉ rõ chênh lệch do thời gian chuyển khoản (ví dụ: doanh thu tháng 1 ghi 100 triệu đồng, nhưng sao kê chỉ 80 triệu đồng do 20 triệu nhận vào tháng 2). Giải thích bằng văn bản ngắn gọn, trích dẫn đặc thù kinh doanh (bán online linh hoạt), và đính kèm chứng từ hỗ trợ để chứng minh không có sai lệch thực tế.

Bước 3: Soạn thảo văn bản giải trình

Viết công văn giải trình gửi cơ quan thuế, nêu rõ doanh thu theo tháng dựa trên sổ sách (tổng số liệu chính xác), kèm bảng đối chiếu và chứng từ. Đảm bảo văn bản có chữ ký của chủ hộ kinh doanh, ngày tháng rõ ràng, theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 88/2021/TT-BTC. Nếu doanh thu phức tạp, có thể nhờ kế toán chuyên nghiệp kiểm tra để tránh lỗi.

Bước 4: Nộp hồ sơ và theo dõi

Nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) trong thời hạn quy định (thường 10-15 ngày kể từ yêu cầu). Giữ biên nhận nộp và theo dõi phản hồi; nếu cần bổ sung, cung cấp thêm trong 5 ngày để tránh phạt chậm trễ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ giúp hộ kinh doanh tránh truy thu thuế sai, giảm rủi ro kiểm tra sâu và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, xây dựng sổ sách chuẩn hóa sẽ hỗ trợ kê khai thuế hàng năm hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.