Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu chứng minh chi phí nguyên liệu khi xuất hóa đơn điện tử

Khi kinh doanh đồ handmade trực tuyến, Anh/Chị là hộ kinh doanh cá thể hoặc cá nhân kinh doanh phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 88/2021/TT-BTC (hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ). Việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là bắt buộc nếu doanh thu vượt ngưỡng đăng ký (thường từ 500 triệu đồng/năm trở lên), nhằm kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra. Tuy nhiên, cơ quan thuế không yêu cầu chứng minh chi phí nguyên liệu ngay tại thời điểm xuất hóa đơn cho khách. Thay vào đó, yêu cầu này chỉ phát sinh khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra hoặc quyết toán thuế hàng năm, nhằm xác định chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu áp dụng phương pháp khấu trừ.

Xem thêm: Chỗ mình kinh doanh vật tư nông nghiệp, khách chủ yếu là nông dân mua lẻ nên không ai quan tâm hóa đơn, vậy khi lập hóa đơn điện tử mình ghi người mua không cung cấp thông tin có bị giới hạn số lượng hóa đơn kiểu này không?

Cơ sở pháp lý và các chứng từ thay thế cho chi phí đầu vào

Theo Thông tư 18/2021/TT-BTC (quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh), hộ kinh doanh cá thể được khấu trừ chi phí hợp lý, hợp lệ dựa trên nguyên tắc thực tế phát sinh, không nhất thiết phải có hóa đơn GTGT đầu vào đầy đủ nếu nguyên liệu được mua lẻ từ nguồn không phát hành hóa đơn (như chợ, tiểu thương). Cơ quan thuế có quyền yêu cầu chứng minh chi phí nguyên liệu trong quá trình kiểm tra để tránh kê khai khống, với mức phạt nếu phát hiện sai phạm trên số thuế gian lận theo Luật Quản lý thuế 2019 (tùy mức độ). Để chứng minh, Anh/Chị cần chuẩn bị các chứng từ sau:

• Biên lai thu tiền, phiếu chi nội bộ hoặc hợp đồng mua bán nguyên liệu với người bán không xuất hóa đơn.
• Sổ sách kế toán đơn giản ghi chép chi tiết nguồn gốc, số lượng, giá trị nguyên liệu (theo mẫu tại Thông tư 152/2025/TT-BTC).
• Chứng từ ngân hàng hoặc ví điện tử chứng minh thanh toán (nếu mua online).
• Hóa đơn, biên nhận từ nhà cung cấp lớn nếu có phần nguyên liệu mua sỉ.

Xem thêm: Các bác cho em hỏi HKD kinh doanh dịch vụ rửa xe máy, mỗi ngày có rất nhiều khách lẻ nên gần như không ai lấy hóa đơn, vậy mình có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho từng lượt rửa xe không?

Nếu không chứng minh được, chi phí nguyên liệu có thể bị loại trừ, dẫn đến tăng số thuế phải nộp. Anh/Chị nên duy trì sổ sách đầy đủ để tránh rủi ro khi cơ quan thuế yêu cầu bổ sung trong vòng 10 năm theo quy định lưu trữ chứng từ.

Việc tuân thủ chứng minh chi phí giúp Anh/Chị giảm thiểu rủi ro phạt hành chính, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.