Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Vấn đề đối chiếu dòng tiền từ chuyển khoản

Hộ kinh doanh cá thể bán hàng qua Facebook thuộc đối tượng phải kê khai và nộp thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 30), nơi doanh thu từ bán hàng được xác định dựa trên chứng từ hợp pháp. Việc nội dung chuyển khoản không thống nhất (không ghi nội dung, ghi tên khác hoặc không khớp đơn hàng) có thể gây khó khăn trong đối chiếu, nhưng không phải là vi phạm nếu có hồ sơ chứng minh nguồn gốc là doanh thu bán hàng. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra dòng tiền qua sao kê ngân hàng để xác minh tính chính xác của doanh thu kê khai, theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP (Điều 15) về quản lý chứng từ điện tử và dòng tiền. Để tránh rủi ro, hộ kinh doanh cần duy trì sổ sách kế toán đơn giản, ghi nhận từng giao dịch với mã đơn hàng hoặc thông tin khách hàng tương ứng.

Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh tiền bán hàng

Để chứng minh dòng tiền là doanh thu từ bán hàng, hộ kinh doanh nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ sau, đảm bảo tính liên kết giữa chuyển khoản và đơn hàng cụ thể:

Xem thêm: Cho mình hỏi hộ kinh doanh nếu thay đổi ngành nghề kinh doanh thì có phải thông báo với cơ quan thuế không ạ?

• Sao kê tài khoản ngân hàng chi tiết, bao gồm ngày giờ, số tiền, thông tin người chuyển (tên, số tài khoản), in ấn hoặc lưu điện tử có chữ ký số.
• Danh sách đơn hàng từ Facebook (export dữ liệu từ Messenger hoặc công cụ quản lý bán hàng), ghi rõ mã đơn, tên sản phẩm, số lượng, giá trị, thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ).
• Chứng từ giao dịch điện tử: Ảnh chụp màn hình chat trao đổi với khách (yêu cầu đặt hàng, xác nhận thanh toán), kèm thời gian và nội dung liên quan đến đơn hàng.
• Hóa đơn bán hàng hoặc biên nhận (nếu áp dụng phương pháp khoán thuế, có thể dùng biên nhận tự lập theo mẫu của cơ quan thuế; nếu vượt ngưỡng, phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP).
• Sổ theo dõi doanh thu nội bộ, ghi chép thủ công hoặc qua phần mềm kế toán đơn giản, liên kết từng khoản chuyển khoản với mã đơn hàng cụ thể.

Quy trình giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra

Khi cơ quan thuế kiểm tra dòng tiền (thường thông qua quyết định kiểm tra tại Luật Quản lý thuế 2019, Điều 109), hộ kinh doanh cần chuẩn bị giải trình theo các bước sau để chứng minh tính hợp pháp của doanh thu:

Bước 1: Thu thập và sắp xếp hồ sơ liên quan

Ngay khi nhận thông báo kiểm tra, tổng hợp toàn bộ sao kê ngân hàng và hồ sơ đơn hàng trong khoảng thời gian kiểm tra (thường 1-3 năm gần nhất). Sắp xếp theo thứ tự thời gian, sử dụng bảng Excel để đối chiếu: cột A ghi số tiền chuyển khoản, cột B mã đơn hàng, cột C thông tin khách và chứng từ hỗ trợ. Điều này giúp minh bạch hóa dòng tiền, tránh nghi ngờ trốn thuế.

Xem thêm: Cho em hỏi hộ kinh doanh bán quần áo nếu có hàng tồn lâu ngày giảm giá sâu thì doanh thu tính thuế có theo giá bán thực tế không ạ?

Bước 2: Xây dựng báo cáo đối chiếu

Lập báo cáo giải trình chi tiết, liệt kê từng khoản tiền không khớp nội dung chuyển khoản nhưng chứng minh qua chứng từ gián tiếp (như chat Facebook hoặc biên nhận giao hàng). Trích dẫn cơ sở pháp lý từ Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47) về chứng minh doanh thu bằng chứng từ hợp lý. Nếu có khoản tiền không xác định được, kê khai bổ sung để tránh phạt hành chính trên số thuế thiếu (theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, mức phạt tùy mức độ).

Bước 3: Nộp giải trình và tham gia làm việc

Nộp hồ sơ và báo cáo cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định (thường 10 ngày theo Luật Quản lý thuế 2019, Điều 110). Tham gia buổi làm việc để trình bày trực tiếp, cung cấp thêm chứng cứ nếu yêu cầu. Nếu cần, thuê dịch vụ kế toán để hỗ trợ lập báo cáo chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy trình kiểm tra.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp hộ kinh doanh tránh phạt và duy trì uy tín kinh doanh, đồng thời tối ưu hóa nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Tuân thủ sẽ giảm rủi ro kiểm tra sâu và hỗ trợ phát triển bền vững hoạt động bán hàng trực tuyến. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.