Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về xử lý hàng hóa trả lại trong kinh doanh mỹ phẩm

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 (Điều 32), hàng hóa trả lại phải được ghi nhận và xử lý phù hợp với nguyên tắc thận trọng, đảm bảo phản ánh đúng giá trị tài sản. Đối với hộ kinh doanh mỹ phẩm, dù có chính sách linh động cho khách quen, việc nhập lại kho sản phẩm đã mở seal cần tuân thủ các quy định về chất lượng và an toàn thực phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, nhưng tập trung vào khía cạnh kế toán là đánh giá tình trạng hàng hóa để tránh rủi ro mất mát. Nếu sản phẩm vẫn đảm bảo chất lượng sử dụng, có thể nhập lại kho như hàng tồn kho thông thường; ngược lại, nếu hỏng hóc hoặc hết hạn, phải loại bỏ và ghi nhận chi phí.

Định giá lại hàng tồn kho khi nhập lại

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hàng tồn kho được định giá theo giá gốc (giá mua vào cộng chi phí liên quan), nhưng khi có sự thay đổi như mở seal dẫn đến giảm giá trị sử dụng, hộ kinh doanh cần định giá lại dựa trên giá trị thu hồi ròng (giá bán ước tính trừ chi phí hoàn thành và bán). Việc định giá lại không bắt buộc hàng ngày mà chỉ thực hiện khi có sự kiện làm thay đổi đáng kể giá trị, chẳng hạn kiểm kê định kỳ cuối kỳ kế toán. Nếu giá trị giảm, ghi nhận dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo nguyên tắc kế toán, tránh thổi phồng tài sản trên sổ sách.

Xem thêm: Cho hỏi nếu hộ kinh doanh vay tiền người thân để nhập hàng, không có hợp đồng rõ ràng, sau này giải trình với cơ quan thuế có vấn đề gì không?

Thủ tục kế toán và thuế liên quan

Khi nhập lại kho, hộ kinh doanh cần lập biên bản kiểm kê hàng trả lại để làm cơ sở ghi sổ, đồng thời điều chỉnh hóa đơn GTGT nếu đã xuất cho khách (theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, Điều 18 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 19). Các bước xử lý cụ thể như sau:

Bước 1: Lập biên bản nhận hàng trả lại

Hộ kinh doanh lập biên bản ghi nhận tình trạng sản phẩm (mở seal, chất lượng còn lại), số lượng, lý do trả (dù linh động cho khách quen). Biên bản cần chữ ký của người nhận và người giao hàng, làm cơ sở để hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc này giúp tránh tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch trong kế toán.

Xem thêm: Mình có nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau, có nơi có hóa đơn, có nơi không, vậy khi cơ quan thuế kiểm tra thì phần không có hóa đơn sẽ bị xử lý thế nào?

Bước 2: Ghi nhận kế toán hàng tồn kho

Trên sổ sách, ghi nợ tài khoản 156 (Hàng tồn kho) với giá trị định giá lại, có tương ứng ghi nợ chi phí nếu giảm giá (tài khoản 632 hoặc 642). Nếu sản phẩm không thể bán, chuyển sang tài khoản 811 (chi phí khác) để ghi nhận lỗ. Tuân thủ Luật Kế toán 2015, Điều 4, đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác để báo cáo thuế đúng hạn.

Bước 3: Điều chỉnh thuế GTGT

Nếu hóa đơn đã xuất, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản thu hồi theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, khấu trừ GTGT đầu ra tương ứng. Hộ kinh doanh nộp tờ khai điều chỉnh nếu cần, tránh phạt chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Quy trình này giúp giảm nghĩa vụ thuế và tránh kiểm tra sau.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro tài chính, đảm bảo sổ sách kế toán chính xác và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Đồng thời, duy trì uy tín kinh doanh bằng cách quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh lãng phí. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.