Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về thời hạn nộp báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện

Theo quy định, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải nộp báo cáo hoạt động hàng năm cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đặt trụ sở trước ngày 30 tháng 01 của năm sau. Thời hạn này nhằm đảm bảo cơ quan nhà nước kịp thời cập nhật thông tin hoạt động, phù hợp với nguyên tắc minh bạch trong Luật Thương mại. Việc nộp muộn có thể dẫn đến xử phạt hành chính về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh.

Hình thức nộp báo cáo qua email và yêu cầu cú pháp

Xem thêm: Công ty mình nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân quý 4/2025 từ 27/1 mà vẫn đang ở trạng thái tiếp nhận chờ chấp nhận thì phải làm sao ạ. Mong mọi người chỉ giúp với ạ. Xin cảm ơn!

Báo cáo hoạt động có thể được nộp qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh hoặc email chính thức của Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương, với cú pháp email chuẩn Nếu email bị khóa (do lỗi tài khoản hoặc hệ thống), việc nộp không được xác nhận có thể được coi là chưa hoàn tất thủ tục, dẫn đến rủi ro xử lý như nộp muộn.

Trường hợp nộp lại báo cáo sau thời hạn do lỗi kỹ thuật

Trong trường hợp Anh/Chị đã nộp trước ngày 30/01 nhưng email bị khóa dẫn đến không được cơ quan tiếp nhận xác nhận, việc nộp lại hôm nay (sau thời hạn) không nhất thiết bị phạt nếu kèm theo bằng chứng chứng minh nộp lần đầu. Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền xem xét miễn giảm xử phạt nếu chứng minh được lý do bất khả kháng hoặc lỗi kỹ thuật không do lỗi chủ thể. Anh/Chị nên nộp lại kèm công văn giải trình chi tiết, trích dẫn bằng chứng, để tránh bị xử lý vi phạm.

Xem thêm: Em có một case là hộ kinh doanh cho thuê phòng trọ, thu tiền theo tháng nhưng có nhiều trường hợp khách trả trước 3–6 tháng, nếu kê khai theo thời điểm nhận tiền thì doanh thu bị dồn vào một kỳ, còn nếu phân bổ thì không rõ có cần làm chứng từ gì không ạ?

Mức xử phạt nếu bị xác định nộp muộn

Nếu không chứng minh được nộp lần đầu và bị coi là nộp muộn, mức phạt hành chính theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP  dao động từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm thời hạn nộp báo cáo hoạt động văn phòng đại diện. Ngoài phạt tiền, có thể bị đình chỉ hoạt động tạm thời nếu vi phạm lặp lại, nhằm đảm bảo tuân thủ Luật Thương mại.

Việc tuân thủ đúng thời hạn nộp báo cáo giúp văn phòng đại diện tránh rủi ro pháp lý, duy trì uy tín kinh doanh và tránh gián đoạn hoạt động. Đồng thời, sử dụng hình thức điện tử đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm thời gian. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.