Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp là vấn đề được nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Việc hiểu rõ quy định pháp luật giúp tránh rủi ro về thuế và hóa đơn. Thủ tục này đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành để đảm bảo tính hợp pháp. Cùng Công ty dịch vụ kế toán ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp có được không?

Theo quy định hiện hành, cá nhân không phải là tổ chức kinh doanh hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký thì không được xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Cá nhân chỉ có thể sử dụng các chứng từ như phiếu thu, biên nhận hoặc hợp đồng dân sự để chứng minh giao dịch.

Doanh nghiệp khi nhận hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân thường phải tự kê khai và nộp thuế thay nếu giao dịch thuộc diện chịu thuế. Việc cá nhân cố tình xuất hóa đơn không đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2019. Doanh nghiệp cũng gặp rủi ro khi khấu trừ thuế đầu vào từ hóa đơn không hợp lệ.

2. Quy định pháp luật về việc cá nhân xuất hóa đơn

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử nêu rõ chỉ tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã đăng ký mã số thuế mới được sử dụng hóa đơn. Cá nhân không kinh doanh không thuộc đối tượng được cấp hóa đơn. Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó không có quy định cho phép cá nhân tự in hoặc phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp.

Nếu cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh thường xuyên, họ phải đăng ký hộ kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020 để được cấp hóa đơn. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hóa đơn bị coi là không hợp pháp và ảnh hưởng đến công tác quyết toán thuế của doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu BC26/AC báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

3. Rủi ro khi cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhận hóa đơn từ cá nhân không đủ điều kiện sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Cá nhân có thể bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 5 đến 10 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, giao dịch có thể bị cơ quan thuế kiểm tra lại, gây mất thời gian và chi phí cho cả hai bên.

Một số trường hợp cá nhân sử dụng hóa đơn giả mạo hoặc mượn danh nghĩa hộ kinh doanh để xuất hóa đơn còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại lớn cho ngân sách nhà nước. Doanh nghiệp nên yêu cầu cá nhân cung cấp giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa thay vì chấp nhận hóa đơn không hợp lệ.

Xem thêm: Khi nào được sử dụng hóa đơn bán lẻ theo quy định?

4. Giải pháp thay thế khi giao dịch với cá nhân

Doanh nghiệp có thể yêu cầu cá nhân ký hợp đồng dân sự và xuất hóa đơn theo quy định nếu cá nhân đã đăng ký kinh doanh. Trường hợp cá nhân không đăng ký, doanh nghiệp tự tính và nộp thuế thu nhập cá nhân cho người bán theo Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Một giải pháp khác là sử dụng hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự xuất khi mua hàng của cá nhân theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán để lựa chọn phương án tối ưu, tránh sai sót trong quá trình hạch toán. Việc minh bạch hóa đơn giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và tuân thủ pháp luật thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Cá nhân có được đăng ký xuất hóa đơn điện tử không?

Cá nhân chỉ được đăng ký xuất hóa đơn khi đã thành lập hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp tư nhân theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và được cơ quan thuế cấp mã số thuế để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp có bị phạt khi nhận hóa đơn từ cá nhân không hợp lệ không?

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu sử dụng hóa đơn không hợp pháp để khấu trừ thuế, mức phạt được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP tùy theo mức độ vi phạm và giá trị giao dịch.

Có cách nào hợp pháp để cá nhân bán hàng cho doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn?

Cá nhân có thể ký hợp đồng dân sự và doanh nghiệp tự kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân thay, đồng thời sử dụng biên nhận hoặc phiếu chi làm chứng từ theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Cá nhân xuất hóa đơn cho doanh nghiệp cần được thực hiện đúng quy định để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý hóa đơn hoặc cần tư vấn chi tiết, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC để được hỗ trợ chuyên nghiệp và kịp thời.