Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Xử lý chi phí cải tạo nâng cấp tài sản thuê theo quy định kế toán

Chi phí cải tạo nâng cấp tài sản thuê được coi là tài sản cố định vô hình hoặc chi phí dài hạn nếu đáp ứng điều kiện vốn hóa theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp). Cụ thể, chi phí này phải mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai, có thời gian sử dụng trên 1 năm và giá trị từ 30 triệu đồng trở lên. Nếu không đáp ứng, chi phí sẽ được ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 475), hợp đồng thuê tài sản cho phép bên thuê thực hiện cải tạo với sự đồng ý của bên cho thuê, và quyền sở hữu cải tạo thuộc bên thuê trừ khi có thỏa thuận khác.

Phương pháp phân bổ giá trị chi phí cải tạo

Giá trị chi phí cải tạo được phân bổ dần theo thời hạn hợp đồng thuê, áp dụng phương pháp đường thẳng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC (hướng dẫn quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định). Thời gian phân bổ không vượt quá thời hạn thuê, và mức phân bổ hàng năm được tính bằng công thức: Giá trị chi phí / Số năm thuê còn lại. Ví dụ, nếu chi phí 500 triệu đồng cho hợp đồng 5 năm, mức phân bổ hàng năm là 100 triệu đồng. Phần giá trị đã phân bổ được ghi giảm dần vào chi phí khấu hao, giúp phản ánh đúng chi phí sử dụng tài sản trong báo cáo tài chính.

Xem thêm: Khi phát sinh giao dịch bán và thuê lại cùng một tài sản trong thời gian ngắn, vậy kế toán cần xem xét bản chất kinh tế của giao dịch để ghi nhận như bán thật hay chỉ là giao dịch tài chính vay vốn trá hình?

Xử lý giá trị còn lại khi hợp đồng thuê chấm dứt trước thời hạn

Khi hợp đồng chấm dứt sớm, giá trị chi phí cải tạo chưa phân bổ sẽ được xử lý như chi phí bất thường hoặc lỗ để phản ánh thiệt hại thực tế, theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Cụ thể, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ giá trị còn lại vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí khác trong kỳ chấm dứt, đồng thời kiểm tra hợp đồng để yêu cầu bên cho thuê bồi thường nếu có quy định (theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015 về chấm dứt hợp đồng). Nếu cải tạo có thể chuyển nhượng hoặc sử dụng cho tài sản khác, doanh nghiệp có thể điều chỉnh thành tài sản cố định mới và tiếp tục khấu hao.

Bước 1: Đánh giá hợp đồng và giá trị còn lại

Xác định thời hạn còn lại của hợp đồng thuê và tính toán giá trị chưa phân bổ bằng cách trừ phần đã khấu hao lũy kế khỏi giá trị gốc, dựa trên sổ sách kế toán theo Thông tư 45/2013/TT-BTC. Kiểm tra điều khoản hợp đồng về quyền sở hữu cải tạo và bồi thường chấm dứt sớm theo Bộ luật Dân sự 2015. Nếu có tranh chấp, thu thập chứng từ như biên bản bàn giao tài sản để làm cơ sở pháp lý. Việc này giúp tránh ghi nhận sai lệch, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thiệt hại.

Bước 2: Ghi nhận kế toán thiệt hại

Ghi nợ tài khoản chi phí bất thường (TK 811 hoặc TK 642 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC) với giá trị còn lại chưa phân bổ, và ghi có tài khoản phân bổ chi phí dài hạn (TK 242). Nếu bên cho thuê bồi thường, ghi nhận khoản thu này vào doanh thu khác (TK 711) để bù đắp thiệt hại. Lập biên bản nội bộ giải trình lý do chấm dứt và giá trị thiệt hại, kèm chứng từ gốc như hóa đơn chi phí cải tạo. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán.

Xem thêm: Khi doanh nghiệp ký hợp đồng hợp tác kinh doanh với đối tác theo hình thức cùng góp vốn nhưng không thành lập pháp nhân mới, mọi chi phí và doanh thu đều phát sinh qua tài khoản của một bên đứng tên, vậy bên còn lại sẽ ghi nhận phần lợi ích của mình dựa trên báo cáo phân chia nội bộ hay phải yêu cầu xuất hóa đơn và ghi nhận như một giao dịch mua bán thông thường?

Bước 3: Báo cáo và điều chỉnh thuế

Cập nhật vào báo cáo tài chính kỳ hiện tại và khai bổ sung thuế thu nhập doanh nghiệp nếu cần, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Nếu thiệt hại được bồi thường, khoản này không phải tính vào thu nhập chịu thuế. Lưu trữ hồ sơ để kiểm tra sau này, bao gồm:

• Hợp đồng thuê tài sản và phụ lục cải tạo.
• Bảng tính khấu hao chi phí cải tạo.
• Biên bản chấm dứt hợp đồng và chứng từ bồi thường (nếu có).
• Chứng từ kế toán ghi nhận thiệt hại.

Việc xử lý đúng giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế hợp lý và tránh rủi ro kiểm toán.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác thiệt hại, tối ưu hóa chi phí thuế và bảo vệ quyền lợi theo pháp luật. Đồng thời, duy trì tính minh bạch trong báo cáo tài chính, tránh các khoản phạt hành chính từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.