Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí được chấp nhận là chi phí hợp lý

chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từ hộ kinh doanh cá thể có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (không bắt buộc sử dụng hóa đơn theo Luật Quản lý thuế 2019)

Các chi phí phát sinh như nhà nghỉ, khách sạn, mua vật tư trong công tác tỉnh phải đáp ứng nguyên tắc: phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ chứng minh và không vượt mức khấu trừ quy định

 Việc chuyển khoản từ công ty sang chủ hộ kinh doanh qua tài khoản ngân hàng sẽ hỗ trợ chứng minh nguồn gốc chi phí, giúp tăng tính hợp pháp và giảm rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ khi kiểm tra.

Hồ sơ chứng minh chi phí

Xem thêm: Có bác nào làm tra soát điều chỉnh mã chương nộp thuế trên dịch vụ công được chưa ạ. Em làm toàn báo không tồn tại mã chương.

Để các chi phí này được chấp nhận, doanh nghiệp cần lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ theo mẫu quy định, tránh tình trạng "dễ bị loại" do thiếu chứng từ. Các hồ sơ chính bao gồm:

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNDN ghi rõ thông tin người bán (họ tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có), nội dung chi phí, số tiền và chữ ký xác nhận của chủ hộ kinh doanh.
• Chứng từ chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản công ty sang tài khoản chủ hộ (nếu có), kèm giấy nộp tiền hoặc sao kê ngân hàng để chứng minh dòng tiền.
• Các chứng từ bổ sung như: hợp đồng công tác hoặc quyết định cử đi công tác biên bản bàn giao vật tư, biên lai thu tiền từ nhà nghỉ/khách sạn (dù không phải hóa đơn GTGT); phiếu chi nội bộ nếu chi bằng tiền mặt.
• Giấy tờ cá nhân của người bán nếu doanh thu hộ kinh doanh dưới 100 triệu đồng/năm, như CMND/CCCD để xác minh danh tính.

Quy trình kê khai và chứng minh chi phí

Việc xử lý chi phí từ hộ kinh doanh không xuất hóa đơn cần tuân thủ quy trình sau để đảm bảo tính hợp lý và dễ dàng quyết toán thuế TNDN.

Bước 1: Thu thập và xác nhận chứng từ tại chỗ

Ngay khi phát sinh chi phí công tác, nhân viên lập biên bản thu mua hoặc xác nhận dịch vụ với chủ hộ kinh doanh, ghi rõ chi tiết

Yêu cầu chủ hộ ký xác nhận trên biên bản và cung cấp thông tin cá nhân. Nếu chuyển khoản, thực hiện ngay qua ngân hàng để có dấu vết điện tử, tránh chi tiền mặt hoàn toàn vì dễ bị nghi ngờ.

Xem thêm: Các chị ơi, em đang bị rối quá nên nhờ các chị thông não giúp em với ạ. Khi xuất khẩu thì mình xuất hóa đơn giá trị gia tăng và lấy tỷ giá mua vào của ngân hàng nơi mình giao dịch, ngày tỷ giá thì dựa vào ngày thông quan. Tuy nhiên, nếu em xuất hóa đơn sau ngày thông quan 1 ngày thì em lấy tỷ giá tại ngày lập hóa đơn hay tại ngày thông quan ạ? Em chưa rõ vấn đề này. Ở trường thầy cô hướng dẫn em hạch toán Nợ 131, Có 511, Có 333; trong đó tỷ giá của tài khoản 131 phụ thuộc vào việc khách hàng thanh toán như thế nào, ví dụ thanh toán trước 100%, đặt cọc 30–60% hay thanh toán sau. Vậy trong trường hợp hóa đơn đang dùng tỷ giá mua vào của ngân hàng tại ngày thông quan thì khi hạch toán tỷ giá của 131 em phải xử lý như thế nào ạ?

Bước 2: Lập bảng kê thay thế hóa đơn

Sau khi tổng hợp chi phí kế toán lập bảng kê 01/TNDN. Bảng kê phải tổng hợp tất cả giao dịch trong kỳ, ký xác nhận của người bán và người mua, kèm theo các chứng từ hỗ trợ.

Bước 3: Kê khai vào sổ sách kế toán và quyết toán thuế

Ghi nhận chi phí vào sổ sách theo nguyên tắc kế toán Việt Nam (VAS), phân loại vào tài khoản chi phí hợp lý. Khi quyết toán thuế TNDN hàng năm, đính kèm bảng kê 01/TNDN vào tờ khai quyết toán (mẫu 03/TNDN) và nộp cho cơ quan thuế. Nếu chi phí lớn, nên lưu trữ thêm báo cáo nội bộ về chuyến công tác để chứng minh tính cần thiết, giúp giảm nguy cơ bị loại trừ lên đến 100% giá trị nếu thiếu chứng từ.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khấu trừ thuế TNDN, tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số tiền bị loạI đồng thời nâng cao uy tín khi kiểm tra thuế. Việc sử dụng bảng kê và chuyển khoản sẽ làm hồ sơ vững chắc hơn, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.