Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty dịch vụ kế toán ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện ghi nhận chi phí năm 2025

Theo nguyên tắc kế toán dồn tích tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí được ghi nhận khi phát sinh nghĩa vụ nợ thực tế, bất kể đã thanh toán hay chưa. Trong trường hợp này, hợp đồng, biên bản bàn giao và biên bản thanh lý được lập năm 2025 cho thấy phần mềm đã được bàn giao và hoàn tất nghĩa vụ, nên doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí tạm tính (trích trước) vào năm 2025 dưới dạng tài sản cố định vô hình (phần mềm). Chi phí này sẽ được vốn hóa và khấu hao dần theo quy định tại Điều 13 Thông tư 45/2013/TT-BTC. Tuy nhiên, việc ghi nhận phải đảm bảo tính hợp lý và có cơ sở chứng từ sơ bộ, không chờ đến hóa đơn tháng 2/2026 để tránh sai lệch báo cáo tài chính năm 2025.

Xem thêm: Em chào các anh chị. Các anh chị cho em hỏi chút ạ. Công ty em là công ty cổ phần có 3 thành viên góp vốn. Sếp em là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc đã mất bây giờ chuyển nhượng lại cổ phần cho vợ. Cho em hỏi bây giờ công ty em kê khai tờ khai thuế thu nhập cá nhân thay cho người chuyển nhượng cổ phần được không hay phải vợ sếp (người nhận cổ phần) phải kê khai thay ạ. Nếu công ty kê khai thay được thì em kê khai theo mẫu 04 hay mẫu 06 và cần các giấy tờ gì kèm theo ạ. Em cảm ơn!!!

Rủi ro khi ghi nhận chi phí năm 2025

Việc trích trước chi phí năm 2025 có thể dẫn đến rủi ro về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, vì chi phí chỉ được trừ khi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Doanh nghiệp có nguy cơ bị cơ quan thuế loại khoản chi này khi quyết toán năm 2025 nếu hóa đơn xuất muộn (2026) không khớp thời điểm ghi nhận, dẫn đến truy thu thuế TNDN với mức phạt chậm nộp trên số thuế chậm và phạt hành chính trên số thuế truy thu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, nếu không điều chỉnh kịp thời, báo cáo tài chính có thể bị kiểm toán từ chối, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Chứng từ cần thiết để ghi nhận chi phí năm 2025

Xem thêm: Em chào cả nhà, cho em hỏi công ty em đóng 100% bảo hiểm cho nhân viên, thì 10,5% công ty đóng thay người lao động có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không ạ?

Để hỗ trợ ghi nhận hợp lý và giảm rủi ro, doanh nghiệp cần bổ sung các chứng từ sau ngoài hợp đồng, biên bản bàn giao và biên bản thanh lý đã có:

• Biên bản nghiệm thu phần mềm, xác nhận chất lượng và hoàn thành công việc năm 2025.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu phần mềm (như giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả nếu áp dụng).
• Hóa đơn GTGT hoặc chứng từ tương đương xuất tháng 2/2026 để điều chỉnh hồi tố khi kê khai bổ sung thuế TNDN năm 2025.
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng) sau khi nhận hóa đơn, đảm bảo khớp với giá trị hợp đồng.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh tranh chấp với cơ quan thuế và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty dịch vụ kế toán ACC.